Перевод статьи "Agency Under Pressure? Here’s How to Manage Your Team’s Workload" от автора Emily Weissang для digital-агентства "Интериум".
Управление рабочей нагрузкой вашей команды, вероятно, в тот или иной момент является причиной стресса.
Это старая как мир история: конвейер проекта выглядит немного ненадежным, поэтому вы начинаете вкладывать усилия так, как будто от этого зависит ваша жизнь. Но в итоге вы получаете больше работы, чем ожидали, и только после того, как вы сказали “да” проектам, вы понимаете, что сильно переутомились.
Достижение баланса и поддержание постоянной рабочей нагрузки команды иногда может показаться невыполнимой задачей. На самом деле, может даже показаться, что этот цикл просто приходит со временем в жизни агентства. Но это не следует просто принимать как неприятную неизбежность. Массовая несогласованность рабочих нагрузок может привести к негативным последствиям для вашей команды и создать большие проблемы для вашего бизнеса.
Недавний опрос сотрудников, проведенный Американской психологической ассоциацией, показал, что чрезмерная или несбалансированная рабочая нагрузка является причиной стресса для половины респондентов. Из опрошенных людей, которые сказали, что стресс на работе является для них проблемой, семь из десяти сообщили, что намерены сменить работу в течение года.
Если вы не обращаете внимания на рабочую нагрузку сотрудников и пытаетесь свести к минимуму периоды кризиса (или периоды, когда люди сидят без дела, постукивая пальцами ног), вы рискуете потерять хороших людей.
Решение? Активное определение приоритетов в управлении рабочей нагрузкой. Таким образом, не только ваши проекты будут успешно завершены, но и ваши сотрудники останутся мотивированными, продуктивными и готовыми остаться в вашей компании в долгосрочной перспективе.
Почему управление рабочей нагрузкой является сложной задачей для агентств?
Для агентств самая большая проблема в управлении рабочей нагрузкой заключается в том, что операции непредсказуемы. Во всем агентстве рабочая нагрузка каждого сотрудника значительно варьируется в зависимости от контрактов, которые вы получаете, и графиков проектов ваших долгосрочных клиентов. Временами кажется, что задачи команды переполнены. В других случаях вы смотрите на пустой конвейер проекта.
Этот нерегулярный рабочий процесс приводит к трудностям прогнозирования рабочей нагрузки в долгосрочной перспективе. На самом деле, многие агентства с трудом могут точно спрогнозировать свою рабочую нагрузку более чем на 1-2 месяца вперед, что значительно усложняет планирование ресурсов.
Означает ли это, что управление рабочей нагрузкой для агентств бессмысленно?
Нисколько. Тот факт, что требования нестабильны, - это именно то, что делает управление рабочей нагрузкой агентства важным для агентств. Благодаря устойчивому управлению ресурсами агентства и грамотному планированию рабочей нагрузки вы можете увеличить свою прибыль и проекты в краткосрочной и долгосрочной перспективе, одновременно улучшая производительность сотрудников и баланс между работой и личной жизнью.
Основные шаги для управления рабочей нагрузкой вашей команды
Несмотря на трудности, в агентстве можно внедрить эффективный процесс управления рабочей нагрузкой. Вот семь ключевых шагов к управлению рабочими нагрузками и повышению производительности команды.
Планируйте реалистичные сроки
Одной из ключевых причин большой рабочей нагрузки является накопление задач, которые не были выполнены вовремя. В этом часто виноваты нереалистичные сроки.
В то время как некоторые менеджеры любят повышать срочность, устанавливая короткие сроки, эта практика почти всегда приводит к одному из четырех возможных результатов:
- Внимание ваших сотрудников может быть распределено между несколькими задачами, что снижает качество их результатов
- Они могут работать допоздна, чтобы завершить всю свою работу вовремя, в ущерб своему здоровью и личной жизни
- Они могут пропустить крайний срок, что поставит под угрозу график проекта
- Возможно, вам придется в последнюю минуту перепоручить работу другому сотруднику с переменными результатами
Достижимые сроки облегчают вашим сотрудникам эффективное управление временем, правильное расставление приоритетов в своей работе и выполнение задач без необходимости работать сверх положенного по контракту времени.
Будьте в курсе доступности всех сотрудников
Нет ничего хуже, чем поручить кому-то задание только для того, чтобы понять, что он в отпуске! Агентствам нужна актуальная информация о доступности своих сотрудников, чтобы они могли эффективно управлять рабочей нагрузкой на основе этих доступных рабочих часов.
Знание наличия свободных мест в вашей команде также снижает вероятность того, что члены команды будут перегружены. Это помогает установить более прозрачную линию связи между вами и вашими сотрудниками, что, в свою очередь, позволяет им чувствовать себя более способными высказывать опасения по поводу рабочей нагрузки до того, как она станет проблемой.
Отслеживание времени членов команды и оплачиваемых коэффициентов использования
Процесс управления рабочей нагрузкой не ограничивается распределением задач: также важен контроль за отработанным временем вашей команды и его использованием по счетам. Этот процесс дает вам обзор рабочей нагрузки вашей команды в сравнении с возможностями и анализирует, сколько возможностей команды осталось для предстоящих задач и проектов.
Знание того, как используется ваша команда, является основой для создания оптимального распределения рабочей нагрузки, что сэкономит вам финансовые затраты на простой сотрудников, и поможет снизить эмоциональное выгорание сотрудников и стресс.
Скорее всего, ваша команда будет не в восторге от внедрения механизмов отслеживания времени. Но это самый простой способ собрать эту важную информацию, и вы можете использовать эти данные для создания позитивных изменений, которые заметят ваши сотрудники.
Например, некоторые члены команды постоянно перегружены, в то время как другие кажутся скучающими? Полностью ли задействованы ваши специализированные сотрудники? Существует ли большое давление на определенные наборы навыков? Возможно, вам нужно повысить квалификацию существующего члена команды или даже вообще нанять кого-то нового.
Точное отслеживание времени может помочь вам получить эту информацию и дать вам возможность принимать гораздо более точные решения о найме и планировании работы. Каков результат? Все члены вашей команды почувствуют преимущества.
Вводите ежедневные совещания
Ежедневные стендапы или короткие совещания по наверстыванию упущенного могут помочь следить за рабочей нагрузкой команды. Это дает вам обновленную информацию о том, кому назначена какая задача, когда они закончат, а также о любых задержках или проблемах, с которыми они сталкиваются.
Вы также можете использовать возможность переназначения задач, если это необходимо, и обеспечить справедливое распределение административных или более управляемых задач.
Если вы беспокоитесь, что дополнительные встречи заставят команду чувствовать себя перегруженной, попробуйте вместо этого проводить виртуальные асинхронные стендапы, используя Slack или аналогичный инструмент.
Расставьте приоритеты в работе
Другим важным аспектом управления рабочей нагрузкой является определение приоритетов задач – как в рамках рабочей нагрузки отдельного члена команды, так и в рамках всего проекта.
При правильном определении приоритетов проекта вы классифицируете конкретные задачи в соответствии с их срочностью и важностью. Это позволяет вам делегировать задачи членам команды в зависимости от их способностей, сосредоточиться на выполнении задач с наивысшим приоритетом и исключить неважные задачи из списка дел, чтобы максимизировать производительность.
Поощряйте команду давать обратную связь
Определение времени для оценки рабочей нагрузки сотрудников помогает менеджерам определить сильные стороны каждого члена команды и области для улучшения. Это также создает возможность для индивидуальной и командной оценки эффективности, размышления о том, как была выполнена работа и что могло бы быть лучше.
В то время как многие люди, управляющие проектами, рассматривают функцию этих совещаний как обратную связь сверху вниз, запрос обратной связи может побудить членов вашей команды проанализировать свою рабочую нагрузку и предложить решения, которые могут повысить производительность в будущих проектах.
Задействуйте инструмент стратегического планирования
В конечном счете, многие из наших предложений – придерживаться разумных сроков и расставлять приоритеты в проектах – становятся более выполнимыми, когда вы можете планировать заранее с разумной степенью точности. Проблема в том, что проектная работа содержит так много движущихся частей, что может превратить планирование в сложную, запутанную задачу.
Вам нужен способ увидеть реальные возможности вашего агентства, быстро смоделировать новые сценарии, мгновенно определить доступность ресурсов и получить точные оценки того, как могут выглядеть реалистичные сроки реализации проекта, спроецированные на будущее. Может быть, хрустальный шар?
Что ж, программное обеспечение для планирования производственных мощностей, вероятно, ближе всего к "хрустальному шару" для вашего агентства. Некоторые платформы, такие как Runn, например, позволяют вам моделировать предварительные проекты и сценарии "что, если" за считанные секунды, принимая во внимание множество переменных.
Вооружившись этими знаниями, вы сможете принимать более разумные решения и придерживаться сроков, обеспечивающих стабильность рабочего процесса. Это настоящий прорыв для вашего агентства.
Итог по управлению рабочей нагрузкой агентства
Эффективное управление рабочей нагрузкой является жизненно важной частью построения агентства, которое работает стабильно и устойчиво в долгосрочной перспективе. Но, в конечном счете, ни для кого не секрет: самое важное, что вы можете сделать для достижения постоянной и устойчивой рабочей нагрузки, - это планировать. Планируйте как можно дальше вперед и как можно точнее.
Нет никаких причин, по которым все должно выполняться вручную или отнимать много времени. Речь идет о поиске правильных инструментов, которые помогут вам. Найдите тот, который подходит именно вам, и в конечном итоге вы будете задаваться вопросом, что бы вы когда-либо делали без него.
Источник: