В нескончаемом потоке повседневных дел с легкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше.
Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день.
Помните, что у всех людей в распоряжении одинаковое количество часов в сутках – 24 и не больше. Но за эти 24 часа кто-то успевает свернуть горы, а у кого-то не хватает сил и энергии даже на любимые дела.
Если после работы у вас не осталось ни на что сил, ничего “не успевается”, а иногда даже к концу дня появляется ощущение, что дел стало только больше – для вас рассказываем о простой, но очень рабочей методике тайм-менеджмента “Матрица Эйзенхауэра”.
Матрица Эйзенхауэра – техника, которая отличается простотой и эффективностью. Повторить ее может абсолютно каждый.
Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач.
Зачем она нужна?
Матрица Эйзенхауэра помогает:
- расставлять приоритеты
- грамотно распределять свои дела так, чтобы оставаться продуктивным долгое время
- отличать важные дела от срочных (да-да, это разные понятия)
- сокращать время на выполнение трудоемких, энергозатратных или попросту неинтересных дел
- грамотно планировать свои дела так, чтобы это было эффективно и занимательно, при этом чтобы все задачи в ежедневнике ДЕЙСТВИТЕЛЬНО закрывались от начала и до конца без переноса на другие дни.
Как использовать?
Матрица состоит из двух осей: «важность» и срочность», при помощи которых расставляются приоритеты и последовательность выполнения задач.
Проще говоря – это эффективный способ определить, что необходимо сделать в первую очередь, что во вторую, а что лучше отложить "в сторону".
Иллюстрация матрицы.
Авральный квадрант (срочно и важно)
В идеале – этот квадрант должен остаться пустым, потому что очень срочные и очень важные дела появляются в результате неправильного планирования и неорганизованности.
Обычно это дела, невыполнение которых ведет к негативным последствиям. А также дела, которые быстро теряют актуальность, если не выполнить их сегодня.
Например, дела, невыполнение которых может:
- отрицательно сказаться на реализации ваших целей;
- стать источником потенциальных проблем;
- привести к непредвиденным обстоятельствам.
Квадрант потенциала (не срочно, но важно).
Этот сектор называют стратегическим. При качественном тайм-менеджменте большая часть ваших дел оказывается именно в этом секторе таблицы.
Например, дела, связанные
- с текущими рабочими вопросами (задачи, проекты, письма);
- с вашими основными ценностями, то есть тем, что для вас важно (провести время с семьей, сходить спортзал);
- с задачами, дедлайн по которым наступит еще не скоро (написать 2-3 страницы в свою книгу);
- с вашими НЕрабочими, НО важными для саморазвития целями (самообразование, чтение книг по специальности, урок по английскому).
Важная ремарка: дела из квадранта потенциала — это поддержание вашего уровня жизни. Если вы не будете их выполнять регулярно — у вас появится очень много в секторе Аврального квадранта.
Квадрант помех (срочно, но не важно).
Важно разграничивать срочные дела из первого квадранта и из квадранта помех. Ключевое отличие квадранта помех – дела, которые не приносят вам удовольствие или важного для вас результата. Чаще всего такие “внештатные ситуации” отдаляют вас от достижения целей.
Например:
- выяснение отношений с кем-либо из окружения;
- неожиданные бытовые обстоятельства: ремонт машины или техники, разбитая ваза, опоздавший курьер, нежданные гости или праздники с неблизкими вам людьми;
- дополнительные рабочие задачи (коллега попросил у вас помощи, а без его участия рабочий процесс встанет, и вам обязательно нужно ему помочь).
Квадрант мусорной корзины (не срочно и неважно).
Это мелкие, не требующие много времени действия.
Сюда можно включить две категории дел:
Мелкие рабочие задачи (разобрать почтовый ящик, пообщаться с коллегой для большего эмоционального контакта, полить цветы, напечатать документы, убраться на рабочем столе).
Эти дела особо не ведут вас ни к каким целям, но с другой стороны их долгосрочное невыполнение может создать проблемы: почта захламится, с коллегой будет трудно общаться, а цветы и вовсе завянут.
Отдых, который дает вам эмоциональную разрядку, но никак не помогает в саморазвитии, например, просмотр сериалов, или то самое “залипание” в социальных сетях, чтение ненужной информации в новостной ленте. Иногда в этот квадрант включают даже прослушивание музыки.
Важная особенность этих действий: все они создают у нас ощущение занятости или работают как “эмоциональное подкрепление”, вызывая приятные эмоции.