Всем привет! Мы продолжаем нашу серию статей по управленческому учету для собственников малого и среднего бизнеса. В прошлой статье я рассказывал об одном из ключевых отчетов собственника и показал, как собрать крутой ДДС:
Сегодня мы разберем принципы, которые позволят извлечь максимум пользы как из ДДСа, так и из любого другого управленческого отчета. Поехали
— Для начала ответьте-ка мне на вопрос: зачем вообще нужны управленческие отчеты?
— Ублажить налоговика? Засунуть в красивую папочку в кабинете директора?
— Нет, управленческие отчеты нужны для принятия решений, которые приведут к росту прибыли, ведь только они оказывают реальное воздействие на будущее бизнеса. Звучит банально, но мало кто в действительности использует их по назначению.
— А как же наши 15 экселек? Мы уже привыкли, они такие родные, очень красивые, хоть и не всегда понятно зачем нужны…
— Это как ходить в зал без опыта и тренера: деньги платишь, много потеешь, а выходит только… ну вы поняли.
Ну вот, с целью мы разобрались, так что же нужно для того, чтобы отчеты позволяли собственнику с легкостью крутить баранку бизнеса в нужном направлении? Нужно, чтобы отчеты соответствовали следующим принципам:
1. У каждого отчета есть цель
Во-первых, если вы сами не понимаете, зачем собирается тот или иной отчет, скорее всего, он будет абсолютно бесполезным. Во-вторых, четко понимая цель отчета, вы можете избежать ошибок при его составлении и точно сделаете полезный инструмент.
— Вспомним, зачем мы собрали отчет ДДС?
— Чтобы следить за операциями и точно знать что все занесено верно.
— И как же это поможет составить полезный отчет и не наделать ошибок?
— …ммм… ну как-то поможет
— Когда держите перед собой новый отчет, всегда задавайте себе вопрос: "А что же я с ним буду делать?"
— Вот передо мной отчет ДДС. Ага… нужно сверить остатки. Смотрю в поле “Касса офис”, а у меня в офисе и касса, и сейф. К чему относится эта сумма? Ничего не понятно, ничего не сходится…
— Переделывай.
Или вот другой пример: как понять, на сколько статей разбить расходы в отчете о движении денег? Представьте, как вы через месяц смотрите в заполненный отчет и анализируете расходы по направлениям. Удобно смотреть на ковер из сотни строк? Сильно важно, сколько потратили на синие салфетки в офис в этом месяце? А если там будет всего две строки? Много сможем понять?
Главный принцип управленческой отчетности - это рациональная эффективность. Не существует “серебряной пули” или правильного перечня статей/количества кошельков. Только понимая конечную цель отчета, вы сможете составить наиболее функциональный инструмент.
2. Отчет показывает правду
Вспомним про нашу главную цель - принимать решения. Но просто принимать решения недостаточно - они должны основываться на правдивой информации. Как понять, брать зонт или нет, если синоптики постоянно врут? Да никак. Таскай всегда с собой и перестань тратить время на прогнозы.
С ДДСом тут "кажется" все понятно - сверяй остатки, и если сошлись, то ты красавчик! Банк вряд ли вам соврет, но не забывайте периодически лично пересчитывать деньги в сейфе и кассах, иначе жулик уволится до того, как Дашенька из бухгалтерии успеет его найти.
3. Отчет попадает собственнику вовремя
Еще один важный элемент крутого отчета - это его своевременность. Решения, которые не приняты вовремя, могут стать абсолютно бесполезными. Помните жулика? Так вот он уже десять раз уволился, потому что на дворе апрель, а отчет за февраль только появился у вас на столе.
Наполнение отчетов может происходит и каждый день, но ключевой для собственника является ежемесячная отчетность, укомплектованная и сверенная, готовая натолкнуть вас на гениальные решения. Именно по результатам прошлого месяца вы планируете следующие, и очень важно когда месячный отчет попал к вам на стол.
В идеальном мире, где за своим единорогом не приходится постоянно убирать, отчеты попадают на стол собственника первого числа, но мы с вами живем в реальном мире, где только стремимся к совершенству. Мы в Atticus стараемся, чтобы отчеты попадали к собственнику к 5-му числу каждого месяца, и вам советуем стремиться к этому.
Еще раз: почему это так важно? Чтобы спланировать следующий месяц нужно понять как отработали прошлый. Какие решения “зашли”? Какой сотрудник принес больше всего прибыли и почему? Где сработала реклама? Сколько денег осталось после закупок, и хватит ли этого на зарплаты? Ответив на эти вопросы, вы с легкостью поймете, как сделать еще больше прибыли.
4. Каждому показателю соответствует ответственный сотрудник
И вот вы наконец сидите в своем кресле, зарядились на успех, на календаре “5”, а финансовый директор уже выкатил вам свеженькие отчеты. Сначала все идет хорошо:
— Вот тут выручка упала. Ага, Пупкин не заплатил!
— Здесь подозрительно много потратили на шапочки из фольги.
— Сис. админу скорую снова вызывали, нужно побольше воды в офис заказывать.
— Вот тут на топливе сэкономили, надо похвалить…
Вот-вот, как говорил Сталин: у каждой строки отчета есть имя и фамилия. Без ответственного непонятно, кого нужно похвалить, а кто, возможно, премию не получит. Если дело касается ДДС, то у каждой статьи поступлений или расходов должен быть ответственный.
Возможно, по началу в вашем бизнесе за все отвечает один человек. Возможно, даже придется вписывать свою фамилию, а потом заниматься самобичеванием. Но поверьте: чем дальше вы будете вникать в управленческий учет, тем быстрее ваша фамилия исчезнет из все отчетов и появится на билете на Мальдивы.
На сегодня у меня все. Как говорит мудрец: создавайте только полезные отчеты, а бесполезные не создавайте. Начать лучше всего с отчета о движении денег, о котором я рассказывал в прошлой статье.
Ну а если испытываете сложности - обращайтесь к нам в Atticus, мы всегда поможем, научим и сделаем “красиво”.
Бешенцев Даниил - Финансовый Директор.