Как коммуницировать с удаленной командой? Как ставить задачи, чтобы они выполнялись в срок и в полном объеме?

В предыдущей статье была затронута тема найма “Как брать в команду лучших из лучших” . Я прошлась по основным этапам подготовки и поделилась наглядным материалами.

Сегодня же, хочу затронуть тему эффективности работы команды и как собственнику повлиять на эти процессы. Как коммуницировать и ставить задачи чтобы они выполнялись и вам не приходилось находиться в постоянном напряжении, контролировать и доделывать работу за другими.

Помните главную цель команды? Это достижение высоких производственных результатов!

В свою очередь, главная цель руководителя - создание условий и возможностей для реализации потенциала команды.

Команда не сможет достигнуть поставленных целей, если руководитель не создаст соответствующих условий. Один из ее важнейших элементов, это КОММУНИКАЦИЯ.

Коммуникация - процесс обмена информацией, ведущий к взаимному пониманию.

Ее нужно выстраивать, потому что:

• это бизнес-процесс
• должна быть система
• свои правила
• управление эффективностью (автоматизация, цифровизация)
• правильная коммуникация влияет на результативность (мотивация, задачи, обратная связь)

За последние несколько лет мир изменился и недавняя пандемия перевела на удаленку тысячи компаний. У собственников сразу возникло много “болей”, как контролировать сотрудников, как общаться, как проверять, платить и т.д. Я прошла все это на личном опыте.

Основные сложности в коммуникации удаленных команд:

• В целом теряете чувство контроля. Чем занимается команда? (отсутствие выстроенной системы)
• Не выполняются задачи как нужно (не корректно ставятся задачи) Длинные собрания и встречи. В неделю десяток встреч некогда работать (отсутствие правил и периодичности)
• Разрываетесь между разными средствами общения: Zoom, Whatsapp, Telegram, почта, звонки. → Теряете фокус!

ВЫХОД ИЗ ЭТОЙ СИТУАЦИИ - создание единого информационного пространства и правил.

Вот список основных инструментов, которые потребуются вам для коммуникации с удаленной командой:

• Текстовые сообщения
• Видеоконференции
• Управление задачами
• Календарное планирование

Теперь по порядку о каждом.

Основные правила

• Разделяйте чат под разные темы (общий чат, новости, по проектам)

• Запрещено задачи писать в чат (в чат для информирования и вопросов)

• В общении транслируйте диалог, а не приказ (созидание/ разрушение)

• Уточняйте, что имел в виду собеседник, не додумывайте

• Уделяйте больше внимания структурированию информации (какой вопрос, с чем он связан, что ждете от ответа)

Этот инструмент — позволяет обсудить с коллегами и партнерами рабочие вопросы, провести обучение или масштабное онлайн-мероприятие.

А так же:

• вдохновить команду
• определить общее видение пути компании
• найти решение для проблемных ситуаций
• выставить планы, сверится с фактом их выполнения
• обучение, проверка знаний
• неформальные встречи

Главный принцип: для разных целей - разные встречи!

Иначе можно всех утомить болтовней и расфокусироваться во множестве задач.

Вот несколько советы по организации онлайн встреч:

• Встречи начинается с регистрации» участников
• Камера включена, микрофон – выключен
• Ассистент ведет протокол, конспектирует
• Встреча записывается на видео, доступ к записи
• Вовлекать участников каждые 10 мин.
• Монолог – не больше 15 мин.
• НЕ делайте перерывы
• Проводить встречи должен не только руководитель (обучение, неформальные встречи, летучки)
• Готовьте визуальный материал, презентации
• Заканчивайте встречу обратной связью ведущего: насколько эффективным было совещание?

Казалось бы тут все понятно, чтобы что-то получить - нужно поставить задачу. Но как ни странно, с постановкой задач у большинства руководителей просто беда. Повторяют, напоминают, постоянно контролируют и в итоге все равно делают сами либо переделывают. Почему так получается? Нет правил и системы.

ПРАВИЛА РАБОТЫ С ЗАДАЧАМИ:

• Единая корпоративная система
• Запрещено ставить задачи в чате
• Задачи группируются по проектам
• Некорректно поставленные задачи возвращаются поставщику
• Срок исполнения задачи минимум сутки с момента постановки
• Еженедельно ведется статистика по эффективности не менее 80 %
• Каждая задача имеет крайний срок исполнения, минимум неделя
• Все задачи при их выполнении попадают на контроль поставщику
• Повторяющиеся задачи ставятся автоматически
• В конце рабочего дня не должно быть просроченных задач

Очень важно корректно сформулировать задачу и правильно поставить.

Есть хорошо известная техника SMART.

S – цель должна быть конкретно и четко сформулирована, чтобы избежать разногласия и недопонимания;

M – вы должны понимать, как отследить прогресс между началом и достижением цели (метрики, показатели, план/ факт);

А – цель должна быть достижимой и экологичной;

R – цель должна быть обеспечена ресурсами для ее выполнения;

T – конкретной по срокам достижения.

Я использую собственную технику - “Что? Где? Когда и как?”. Познакомлю с ней позже.

Зачем планировать? Чтобы:

• выстроить систему
• исключить хаос
• повысить эффективность
• исключить вопрос: когда мне это

делать?

• управлять временем
• проводить анализ действий и

задач

• контролировать нагрузку

ПРАВИЛА календарного планирования:

• Группировать мероприятия по дням недели, выделять цветами (клиенты, БП, стандартизация, развитие, и др)
• Создавать повторяющиеся мероприятия
• Планировать перерывы и обед
• Контроль времени на исполнение
• Запрет на работу в режиме многозадачности и “тушения пожара”
• Анализ загрузки, делегирование
• Планировать день с вечера

Чтобы сделать работу команды эффективной, необходимо подобрать подходящее сочетание различных способов общения и передачи информации, но не забывать об основных правилах, о которых я рассказала выше. Часто бывает и так, что команды страдают не от недостатка коммуникации, а от недостатка структурированности и порядка в ней.

Уверена. что эта статья будет полезна всем, кто стремится к качественному росту и повышению эффективности своего бизнеса.

Что касается моей авторской методики для постановки задач “Что? Где? Когда и как?”, то вы можете скачать ее по ЭТОЙ ССЫЛКЕ . Также, в комплекте идет много другого полезного материала, в т.ч видео инструкция и шаблоны для внедрения. Все, для того чтобы вы могли легко и свободно управлять своей командой из любой точки мира!