{"id":13506,"url":"\/distributions\/13506\/click?bit=1&hash=27fcb5113e18b33c3be66ae079d9d20078d1c30f1b468cdc86ecaeefa18446c2","title":"\u0415\u0441\u0442\u044c \u043b\u0438 \u0442\u0432\u043e\u0440\u0447\u0435\u0441\u0442\u0432\u043e \u0432 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0438? \u0410 \u0435\u0441\u043b\u0438 \u043d\u0430\u0439\u0434\u0451\u043c?","buttonText":"\u0423\u0436\u0435 \u043d\u0430\u0448\u043b\u0438","imageUuid":"2c16a631-a285-56a4-9535-74c65fc29189","isPaidAndBannersEnabled":false}
Елена Солдатова

Как коммуницировать с удаленной командой? Как ставить задачи, чтобы они выполнялись в срок и в полном объеме?

В предыдущей статье была затронута тема найма “Как брать в команду лучших из лучших” . Я прошлась по основным этапам подготовки и поделилась наглядным материалами.

Сегодня же, хочу затронуть тему эффективности работы команды и как собственнику повлиять на эти процессы. Как коммуницировать и ставить задачи чтобы они выполнялись и вам не приходилось находиться в постоянном напряжении, контролировать и доделывать работу за другими.

Помните главную цель команды? Это достижение высоких производственных результатов!

В свою очередь, главная цель руководителя - создание условий и возможностей для реализации потенциала команды.

Команда не сможет достигнуть поставленных целей, если руководитель не создаст соответствующих условий. Один из ее важнейших элементов, это КОММУНИКАЦИЯ.

Коммуникация - процесс обмена информацией, ведущий к взаимному пониманию.

Ее нужно выстраивать, потому что:

  • это бизнес-процесс
  • должна быть система
  • свои правила
  • управление эффективностью (автоматизация, цифровизация)
  • правильная коммуникация влияет на результативность (мотивация, задачи, обратная связь)

За последние несколько лет мир изменился и недавняя пандемия перевела на удаленку тысячи компаний. У собственников сразу возникло много “болей”, как контролировать сотрудников, как общаться, как проверять, платить и т.д. Я прошла все это на личном опыте.

Основные сложности в коммуникации удаленных команд:

  • В целом теряете чувство контроля. Чем занимается команда? (отсутствие выстроенной системы)
  • Не выполняются задачи как нужно (не корректно ставятся задачи) Длинные собрания и встречи. В неделю десяток встреч некогда работать (отсутствие правил и периодичности)
  • Разрываетесь между разными средствами общения: Zoom, Whatsapp, Telegram, почта, звонки. → Теряете фокус!

ВЫХОД ИЗ ЭТОЙ СИТУАЦИИ - создание единого информационного пространства и правил.

Вот список основных инструментов, которые потребуются вам для коммуникации с удаленной командой:

  • Текстовые сообщения
  • Видеоконференции
  • Управление задачами
  • Календарное планирование

Теперь по порядку о каждом.

Текстовые сообщения

Основные правила

  • Разделяйте чат под разные темы (общий чат, новости, по проектам)
  • Запрещено задачи писать в чат (в чат для информирования и вопросов)
  • В общении транслируйте диалог, а не приказ (созидание/ разрушение)
  • Уточняйте, что имел в виду собеседник, не додумывайте
  • Уделяйте больше внимания структурированию информации (какой вопрос, с чем он связан, что ждете от ответа)

Видеоконференции

Этот инструмент — позволяет обсудить с коллегами и партнерами рабочие вопросы, провести обучение или масштабное онлайн-мероприятие.

А так же:

  • вдохновить команду
  • определить общее видение пути компании
  • найти решение для проблемных ситуаций
  • выставить планы, сверится с фактом их выполнения
  • обучение, проверка знаний
  • неформальные встречи

Главный принцип: для разных целей - разные встречи!

Иначе можно всех утомить болтовней и расфокусироваться во множестве задач.

Вот несколько советы по организации онлайн встреч:

  • Встречи начинается с регистрации» участников
  • Камера включена, микрофон – выключен
  • Ассистент ведет протокол, конспектирует
  • Встреча записывается на видео, доступ к записи
  • Вовлекать участников каждые 10 мин.
  • Монолог – не больше 15 мин.
  • НЕ делайте перерывы
  • Проводить встречи должен не только руководитель (обучение, неформальные встречи, летучки)
  • Готовьте визуальный материал, презентации
  • Заканчивайте встречу обратной связью ведущего: насколько эффективным было совещание?

Задачи

Казалось бы тут все понятно, чтобы что-то получить - нужно поставить задачу. Но как ни странно, с постановкой задач у большинства руководителей просто беда. Повторяют, напоминают, постоянно контролируют и в итоге все равно делают сами либо переделывают. Почему так получается? Нет правил и системы.

ПРАВИЛА РАБОТЫ С ЗАДАЧАМИ:

  • Единая корпоративная система
  • Запрещено ставить задачи в чате
  • Задачи группируются по проектам
  • Некорректно поставленные задачи возвращаются поставщику
  • Срок исполнения задачи минимум сутки с момента постановки
  • Еженедельно ведется статистика по эффективности не менее 80 %
  • Каждая задача имеет крайний срок исполнения, минимум неделя
  • Все задачи при их выполнении попадают на контроль поставщику
  • Повторяющиеся задачи ставятся автоматически
  • В конце рабочего дня не должно быть просроченных задач

Очень важно корректно сформулировать задачу и правильно поставить.

Есть хорошо известная техника SMART.

S – цель должна быть конкретно и четко сформулирована, чтобы избежать разногласия и недопонимания;

M – вы должны понимать, как отследить прогресс между началом и достижением цели (метрики, показатели, план/ факт);

А – цель должна быть достижимой и экологичной;

R – цель должна быть обеспечена ресурсами для ее выполнения;

T – конкретной по срокам достижения.

Я использую собственную технику - “Что? Где? Когда и как?”. Познакомлю с ней позже.

Переходим к последнему, но не менее важному инструменту для эффективной коммуникации с удаленной командой - календарное планирование.

Зачем планировать? Чтобы:

  • выстроить систему
  • исключить хаос
  • повысить эффективность
  • исключить вопрос: когда мне это

делать?

  • управлять временем
  • проводить анализ действий и

задач

  • контролировать нагрузку
Я планирую свои задачи в Битрикс24

ПРАВИЛА календарного планирования:

  • Группировать мероприятия по дням недели, выделять цветами (клиенты, БП, стандартизация, развитие, и др)
  • Создавать повторяющиеся мероприятия
  • Планировать перерывы и обед
  • Контроль времени на исполнение
  • Запрет на работу в режиме многозадачности и “тушения пожара”
  • Анализ загрузки, делегирование
  • Планировать день с вечера

Чтобы сделать работу команды эффективной, необходимо подобрать подходящее сочетание различных способов общения и передачи информации, но не забывать об основных правилах, о которых я рассказала выше. Часто бывает и так, что команды страдают не от недостатка коммуникации, а от недостатка структурированности и порядка в ней.

Уверена. что эта статья будет полезна всем, кто стремится к качественному росту и повышению эффективности своего бизнеса.

Что касается моей авторской методики для постановки задач “Что? Где? Когда и как?”, то вы можете скачать ее по ЭТОЙ ССЫЛКЕ . Также, в комплекте идет много другого полезного материала, в т.ч видео инструкция и шаблоны для внедрения. Все, для того чтобы вы могли легко и свободно управлять своей командой из любой точки мира!

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null