Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это подпись, которая полностью равнозначна собственноручной на бумажном носителе и может использоваться без предварительного подписания соглашений и регламентов. КЭП наделяет подписанные ею документы юридической силой и позволяет проверить авторство, а также убедиться, что документ не изменяли после подписания. Использование КЭП строго регулируется законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и рядом подзаконных актов. Такой подписи необходимо обеспечить безопасное хранение на персональном защищенном носителе (например, на устройстве Рутокен), сертифицированном ФСТЭК и ФСБ России.
На каждом защищенном носителе ЭП установлен PIN-код, после ввода которого, пользователь получает доступ к подписи. PIN-код нужно вводить при каждом подписании документа или любой другой необходимости в ЭП.
КЭП используют в следующих ситуациях:
- Отправка отчетности в контролирующие госорганы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование, Честный знак, ФТС и Банк России.
- Обращение в суд: с помощью этой ЭП можно подать исковое заявление, ходатайство, жалобу и доказательства в электронном виде.
- Участие в электронных торгах. Торги проходят на специальных электронных площадках (Сбербанк-АСТ, ТЭК Торг, ЕИС в сфере закупок, B2B-Center и пр.). Подпись необходима поставщикам и заказчикам для госзакупок в рамках 44-ФЗ или 223-ФЗ, а также для коммерческих торгов.
- Ведение юридически значимого документооборота.
- Оформление купли-продажи или дарения недвижимости. С помощью ЭП участники сделки могут подписать документы, находясь в разных концах страны.
Что нужно делать, чтобы ЭП была в сохранности
Не передавайте свою ключи ЭП другому человеку
Квалифицированная электронная подпись идентифицирует владельца и обладает такой же юридической силой, как и собственноручная. Документ, подписанный такой ЭП без вашего ведома и согласия, достаточно сложно оспорить.
Персональным защищенным носителем ЭП должен пользоваться только один сотрудник
По закону несколько подписей, записанных на один носитель, считаются недействительными, поскольку нарушается конфиденциальность закрытых ключей.
Не храните носитель ЭП в открытом доступе
Не оставляйте носитель на столе или другом видном месте – его могут незаметно от вас украсть. Выберите для хранения защищенное место.
Поменяйте ключи ЭП, если изменились реквизиты компании
Для соблюдения №63-ФЗ «Об электронной подписи», требующего точную идентификацию владельца ЭП, обратитесь за новой подписью в аккредитованный удостоверяющий центр.
Не забывайте продлевать ключи ЭП
ЭП может стать недействительной, если ее не продлить. Получить новую можно в аккредитованном удостоверяющем центре.