Пути совершенствования логистической системы предприятия

3.1 Направления совершенствования логистической системы

Благодаря проведенному анализу во второй главе данной работы было выявлено ряд проблем, которые напрямую влияют на логистическую и общую деятельность компании. Основные проблемы, которые выделили авторы представлены ниже:

• Недостаток информационных технологий, инструментов в организации деятельности

• Отсутствие четко организованных БП и ответственных, заинтересованных в них лиц
• Слабая организация маркетинговой и информационной системы
• Зависимость от поставщика
• Низкоквалифицированный персонал
• Нет менеджера лидера
• Слабо используются современные инструменты логистического управления
• Один работник выполняет обязанности нескольких сотрудников
• Отсутствуют налажено прописанных бизнес-процессы
• Дискоммуникация между операторами и торговыми представителями
• Нет четко продуманных планов закупок
• Непроработанная система закупок и отслеживания запасов на складах
• В среднем 0-2% недопоставки каждый месяц, что в сумме приносит потери на 3 - 4 млн.тг. в год.

Таким образом, все проблемы можно разделить на внутренние и внешние. Авторы выбрали несколько мероприятия по оптимизации логистической деятельности для компании, которые могут решить несколько проблем сразу.

Первое мероприятие, которое значительным образом оптимизирует и облегчить рабочую жизнь сотрудников - это прописание бизнес-процессов.

Бизнес-процесс - это последовательность действий с использованием ресурсов, технических средств, материалов, управляющих методик, которая постоянно повторяется с целью создания продукта для потребителя. Когда есть прописанные регламенты, инструкции и процессы, внедрение нового сотрудника (и замена другим сотрудником, если этот не справится) займет меньше времени.

От правильно организованной логистической работы в компании зависит многое, начиная от своевременной подачи сырья на производства, управление материального потока внутри производства, и заканчивая реализацией продукции и доведение продукта до потребителя в нужное время и с наименьшей стоимостью. Для эффективности работы каждого звена цепочки следует иметь четкое описание любого бизнес - процесса логистики.

Чтобы разработать четкую инструкцию и описать бизнес-процесс, авторы предлагают разбить создание описания в несколько этапов для структурированного подхода к работе:

• Действия. Первым подготовительный этап включает в себя полный список действий, чтобы выполнить ту или иную логистическую операцию. В данный список следует включить все манипуляции выполняемые сотрудником и даже больше. Необходимо посмотреть на процесс со всех сторон, чтобы исключить появление различных ошибок и издержек. Также на данном этапе следует обозначить ответственных за выполнения различных действий и каждого шага. Отдельным списком следует отметить все входы и выходы материальных, информационных и денежных потоков, которые проходят через определенную операцию. Таким образом, будет понятно как взаимодействует тот или иной бизнес-процесс посредствам различных потоков с внешней средой и факторами, а именно с поставщиками, потребителями, государственными органами.
• Структурированность. На втором этапе следует создать алгоритм выполнения того или иного задания. Данный этап подразумевает пошаговую инструкцию по выполнению работы, где обозначено какое действие за каким следует. На данном этапе важно продумать все шаги, чтобы не получилось ошибок в работе. Например, отправка груза не может быть прописана перед получением необходимых сопроводительных документов, или выяснение всей информации о транспортировке не может быть после выставление счета клиенту и т.д.
• Результат. Последним этапом является четкое описание результата, который хотят видеть руководители при завершение той или иной логистической операции. На данном этапе следует обозначить качественные и количественные параметры работы. Например, время обработки заявки 15 минут, производство готовой продукции 3 дня, или отгрузка товара со склада составляет 30 минут и т.д.

Четкое следование по данным этапом, упростит процесс создание описания бизнес-процессов. Зачастую, на начальном этапе открытия своего бизнеса, руководители не придают большого значения описанию бизнес-процессов. С данной проблемой начинают сталкиваться при расширение своего бизнеса, открытие новых филиалов или при увеличение объема продаж и производства, как и случилось в компании «MehKaz». При данном расширение своего бизнеса появляется сложность во взаимодействие между персоналом, отделами компании и процессами.

Данное мероприятие имеет огромные преимущества, ведь на осуществление и внедрения описанных бизнес-процессов не требуется никаких финансовых вложений. Единственный ресурс, который затрачивается во время проведения мероприятия - это время самих сотрудников, которые принимают участие в создание описания. При командной работе над конструированием процессов также снижается риск ошибок и того, что какие-то моменты будут упущены и описание будет неполным. Несмотря на относительно низкую затратность, мероприятие имеет высокую эффективность, а именно: исключается риск появление ошибок в работе; постановка понятных целей и задач для каждого бизнес-процесса; передача оперативного управления в руки рядовых менеджеров, что позволяет освободить время руководителей для продумывание стратегии развития; повышение уровня клиентоориентированности; сокращение времени на обучение нового персонала; обоснованность ресурсов и многое другое.

Ответственные за написания бизнес-процессов следует назначать несколько человек и разных должностей. Предложенная комбинация ответственных в написание инструкций обусловлена несколькими факторами.

Во-первых, рядовые сотрудники отделов наилучшим образом имеют представления о своей работе. Например, сотрудник складского помещения лучше знает все тонкости своей работы, сколько ему потребуется времени или каким образом происходит упаковка груза, чем руководитель компании.

Во-вторых, руководитель отдела лучше понимает работу всего своего отдела, он знает всю картину взаимодействия различных сотрудников между собой внутри отдела и знает каким образом происходит взаимодействие своего отдела с другими отделами компании. Например, руководитель складских помещений без труда может описать каждый этап работы своего отдела, понимает каким образом происходит взаимодействие с транспортным, бухгалтерским и таможенным отделом.

В-третьих, участие руководителя компании в описание бизнес-процессов также имеет большую важность, потому что именно руководитель обозначает параметры эффективности выполнения различных операций. Например, Галия Билялова, во время интервью, отмечает, что в логистике до сих пор нет единых стандартов, которые определяют эффективность работы логистических компаний. Например, каждый руководитель сам определяет уровень допустимого брака в производстве или скорость обработки входящей заявки и т.д.

В качества примера, авторами была составлена таблица показателей описания бизнес-процесса складского помещения в таблице 11.

Таблица 11 - Пример описания бизнес-процесса складской логистики

Этап

Типы работ

Сроки

Должностное лицо (Ф.И.О.)

1. Прием товара

Прием товара

Выявление брака

Пересчет

Стикеровка

Проверка документов, заявки на приход

2.1 Склад брака

Хранение товара

Перестикеровка

Списание

2.2 Зона хранения

Хранение товара с условием правил складирования

Инвентаризация

Перестикеровка

3. Зона комплектации

Комплектация партии с условиями, указанными в заявке

4. Зона упаковки

Проверка товара

Упаковка товара с требованиями клиента

Стикеровка

Маркировка

Взвешивание

5. Зона отгрузки

Загрузка груза с условием погрузки на транспортное средство

Передача необходимых сопроводительных документов

В таблице 11, основываясь на своих полученных теоретических знаниях во время обучения, авторы представили пример описания одного из логистического бизнес-процесса. Следует обратить внимание, что в основном, процессы не являются линейными. Например, из таблицы 11, мы видим, что после этапа “Прием товара” возможно 2 операции: переход груза в зону хранения или перехода груза в зону брака. Такие разветвления встречаются в каждом бизнес-процессе компании. Главное, при описании бизнес-процессов, не забывать про различных исход событий после каждого этапа.

Данную таблицу можно считать базовой для описания процессов компании, но нельзя назвать ее универсальной. Безусловно, основные этапы у всех складов одинаковые, но они также отличаются своей полнотой. Это зависит от вовлеченности рабочей группы и самого руководителя в процесс описания.

Также, следует отметить то, что каждый этап из таблицы должен иметь свое отдельное описание и инструкцию при форс-мажорных ситуациях. Важно понимать, что чем детальней описан каждый этап целого отдела, чем грамотней составлены количественные и качественные параметры любой операции, тем ниже шанс появления различных ошибок и брака в производстве.

Для лучшего понимания какие действия сотрудники должны быть прописаны в бизнес-процессах, авторы рекомендуют связать описание бизнес-процессов и профессиональные стандарты Казахстана в логистике.

Профессиональные стандарты - характеристика квалификаций, которые необходимы для успешного выполнения определенного вида профессиональной деятельности.

В Казахстане, как и во всем мире, до сих пор нет единых стандартов эффективности работы логистического сегмента рынка. Но в последнее время по всему миру набирает обороты логистический тренд - создание профессиональных стандартов. Подтверждение тому, что это считается действующим логистическим трендом, является свежесть написания профессиональных логистических стандартов как в Казахстане, так и в остальных странах. Все профессиональные стандарты Казахстана написаны в 2018-2019 годах.

Логистические профессиональные стандарты Казахстана можно найти на официальном сайте kazlogistics.kz . На сайте представлено более 10 профессиональных стандартов, в написание которых принимали участие Королев Василий Валентинович, Билялова Галия Тулегеновна, Лавриненко Юрий Иванович, Булекбаев Берик Раймбекович и многие другие. Пример нескольких профессиональных стандартов:

• “ПС Логистика оптового бизнеса” от 18.11.2019 года
• “ПС Управления и обслуживания транспортно-логистического центра” от 17.01.2019 года
• “ПС Транспортных-экспедиционные услуги” от 06.09.2018 года

Профессиональные стандарты состоят из нескольких карточек различных специалистов логистики, которые относятся к различным сферам логистики. В каждой карточке содержится такая информация: Цель деятельности специалиста,трудовые функции, умения, знания,требования к личностным компетенциям, связь с другими профессиями в рамках ОРК, уровень образования, показатели для измерения эффективности работы сотрудника.

Как пример, авторы взяли карточку профессии: начальник отдела логистики. Данная карточка вполне успешно подойдет для детального описания бизнес-процессов директора отдела логистики, позиция которого представлена в организационной структуре компании. Данный пример представлен в таблице 12.

Таблица 12 - Карточка профессии: начальник отдела логистики

Профессия: Начальник отдела логистики

Основная цель деятельности:

Руководство работой отдела логистики транспортно-экспедиционного предприятия, рациональная организация материальных и связанных с ними информационных и финансовых потоков, оптимизация издержек, связанных с исполнением логистических операций

Трудовая функция 1: Руководство работой подразделения предприятия

Задача 1: Организация работы отдела

Умение: Направлять, корректировать иконтролировать текущую деятельностьотдела в целом и отдельных егосотрудников, организовать эффективноевзаимодействие отдела с другимиструктурными подразделениямипредприятия, проводить анализ и давать оценкудеятельности отдела и его сотрудников

Задача 2: Контроль за работой подразделения

Умение: Контролировать правильность исвоевременность исполненияпоставленных задач сотрудниками отдела. Контролировать исполнение договорныхобязательств, относящихся к сфередеятельности отдела

Трудовая функция 2: Организация и управление логистическими процессами

Задача 1: Организация логистической деятельности

Умение: Выполнять проектирование новых, а такжеоптимизацию существующихлогистических систем, формировать бюджет на деятельность пологистике

Задача 2: Контроль ключевых операционных показателей логистической деятельности по перевозке грузов

Умение: Контролировать натуральные показатели (затраты на логистику, показателивыполнения отдельных операций ипроцессов).Оценивать/контролировать показателиэффективности работы

Задача 3: Контроль ключевых финансовых показателей логистической деятельности по перевозке грузов

Умение:Анализировать финансовую отчетностьФормировать финансовые отчетыРазрабатывать план мероприятий подостижению финансовых показателейдеятельности по организации перевозкигрузов

Примечание – составлено авторами на основе приложение А

В таблице 11 представлена краткая выжимка той информации, которая заключена в профессиональных карточках специалиста. Помимо целей, задач и умений начальника отдела логистики, на каждую задачу расписаны умения, который должен иметь специалист, должное образование, с какими отделами взаимодействует начальник отдела логистики и т.д. Более детально ознакомиться с каждым пунктом можно в приложение А.

Таким образом описание бизнес-процессов сможет искоренить сразу несколько проблем в компании:

• Отсутствие четкое понимания своих обязательств у сотрудников.
• Отсутствие понимания взаимосвязи отделов компании.
• Человеческий фактор совершить ошибку.
• Проблемы в наборе и обучение новых сотрудников.
• Невозможность контроля за процессами компании
• Отсутствие взаимодействия отдела продаж и отдела логистики.

Таким образом данное мероприятие помогает уменьшить, а в будущем и искоренить 6 внутренних проблем компании. Компании следует прописать такие бизнес-процессы, как и каждой отдельной должности, так и для всех отделов. Описание бизнес-процесса для отдела в целом позволить разграничить ответственность сторон и показать на каких этапах обработки заказов специалисты должны контактировать со своими коллегами из другого отдела.

Второе мероприятия по оптимизации логистической деятельности является внедрение технологических систем и программ для прогнозирования спроса и процессов закупок в компании. Из риснука 13 можно сделать вывод, что н аконец года у компании остается 292 430 шт. различной продукции, которая на 70% составляет неликвидный товар.

Таким образом в компании у менеджеров по логистике, которые занимаются закупкой, существует значимая проблема в виде некорректного расчета времени и объема поставляемой продукции. Все расчеты производятся вручную и основываются на субъективных суждениях логистов, начальника отдела логистики или директоров. Таким образом компания принимает неправильные решения и теряет больше финансовых ресурсов на закупку, транспортировку и хранения неликвидного товара.

Планирование спроса - это более широкий процесс, который начинается с прогнозирования, но не ограничивается им. По данным Института прогнозирования и планирования бизнеса (IBF), он применяет “прогнозы и опыт для оценки спроса на различные товары в различных точках цепочки поставок”. Помимо проведения оценок, планировщики спроса принимают участие в оптимизации запасов, обеспечивают наличие необходимых продуктов и контролируют разницу между прогнозными и фактическими продажами.

Безусловно, есть множество методологий и способ собственноручно рассчитывать и прогнозировать спрос на ассортимент компании, но для экономии временного ресурса и исключение человеческого фактора авторы рекомендуют внедрять и применять информационные технологии и компьютерные программы для вычисления.

Методы прогнозирования спроса резко изменились с годами. Традиционные методы прогнозирования рыночного спроса уступили место новым и лучшим средствам понимания клиентов, их моделей покупок, мотивов и триггеров, среди прочего.

Внедрение и последующий рост программного обеспечения для прогнозирования спроса позволили предприятиям и организациям делать точные прогнозы спроса более быстрыми темпами. С появлением и интеграцией искусственного интеллекта и других современных технологий прогнозирование спроса становится менее сложным, более надежным и монументально эффективным.

Проанализировав все предложения технологических программ для прогнозирования спроса, авторы предлагают программу Streamline. Streamline является ведущей в мире программной платформой прогнозирования спроса для малых, средних и крупных предприятий. Эта программная платформа на базе искусственного интеллекта помогает производителям, розничным торговцам и дистрибьюторам увеличить размер прибыли на 1–5 процентных пунктов.

Плюсы, которые авторы выделили:

• Простая настройка, кодирование не требуется.
• Бесплатно навсегда для основных функций.
• Доступность запасов 99+% с помощью динамического моделирования.
• Точность прогноза 99% с использованием прогнозирования на основе ИИ.
• На 98% сокращение дефицитов.
• На 50% снижение избыточных запасов.
• На 1-5% повышение рентабельности.
• На 90% сокращение времени, затрачиваемого на прогнозирование, планирование и заказ.

Минусы: Нет, но ограниченная бесплатная версия.

Программа Streamline действенна и эффективна. Таким образом, вы можете сосредоточиться на долгосрочных целях и развитии бизнеса. Streamline может импортировать продажные цены и историю продаж, что позволяет согласовывать прогнозы доходов с прогнозами спроса.

Официальный сайт и представители компании Streamline утверждает, что процесс внедрения системы в деятельность компании занимает 1-6 недель. Дорожная карта внедрения

• Подключение данных - 0-3 недели

Подключение Streamline к базе данных компании для получения исторических данных и продвижения предложений по покупке. 0–3 недели в зависимости от доступности ИТ-команды, сложности базы данных и проверки данных.

• Конфигурация - 0-1 неделя

Настройка Streamline для разделения задач прогнозирования и планирования между пользователями. Проверка данных 0-1 неделя.

• Обучение и проверка - 1 неделя

Обзор обучения

Специальное обучение для компании

Проверка прогноза

Проверка рекомендаций по покупке

• Документирование процесса - 0–1 неделя

Эрик Тьюи, Вице-президент по информационным технологиям в Swisher International, отмечает, что: “ Streamline помог перенести точность наших прогнозов со среднестатистического на мировой уровень, что оказывает очень положительное влияние на итоговый результат. Кроме того, что Streamline является для нас отличным инструментом, сервис, который мы получаем, не имеет себе равных: он впечатляет. Время, вложенное в изучение нашего бизнеса, нашей модели и наших сотрудников, было высоко оценено и отображается в результатах.”

Яков Шалман, генеральный директор Respiratory Therapeutics Group, говорит о том, что программа экономит временной ресурс по сравнению с ручной обработкой данных, а также, что программа идеальна подходит для среднего бизнеса.

В качестве обучения можно использовать видеоролики или инструкции, которые представлены в открытом доступе. Помимо этого можно заказать специальное обучение у компании разработчиков.

Для более эффективного проведения мероприятий в организации помимо системы для прогнозирования спроса следует вводить систему для отслеживания запасов и управления закупочной логистики. Как говорилось ранее, компания заявляет, что использует систему заказа новой партии с фиксированным размером заказа. Но на деле получается, что компания заказывает новую партию с фиксированным временным отрезкам. Отсюда появляется неликвидный товар на складах и дополнительные финансовые затраты на его содержание.

Таким образом, компании следует пересмотреть модель использования системы заказа с фиксированным размером заказа или внедрять информационные и компьютерные системы учета запасов. Оптимальным вариантом, который устраняет сразу несколько выявленных задач, является внедрение CRM системы во всю деятельность компании.

CRM в полном объеме-это управление взаимоотношениями с клиентами, и оно используется многими организациями для улучшения своих отношений с клиентами. CRM в значительной степени зависит от данных, которые он получает, и если все сделано правильно, это может принести много преимуществ для управления временем организации, маркетинга, логистики и прибыли.

CRM для логистической отрасли предлагает возможность создавать интеллектуальные интерфейсы со всеми контактами по бизнес-направлениям. Это включает в себя такие вещи, как продажи и маркетинг, управление складом, управление клиентами и партнерами, управление закупками и контрактами. Проводя мероприятия по управлению ресурсами предприятия (ERP), которые включают полностью интегрированные CRM-решения, можно устранить операционные недостатки и улучшить бизнес-аналитику для повышения операционной эффективности.

Преимущества решения использования CRM системы:

• Повышение производительности. Хорошо разработанная и продуманная программная система CRM всегда помогает заранее определить некоторые общие рабочие процессы для каждого отдела и автоматизировать административные задачи.
• Систематический способ эффективного отслеживания деловой активности. CRM-решение помогает понять, когда и что необходимо выполнить для каких клиентов.
• Один источник всех необходимых данных. CRM-система позволяет иметь доступ к постоянно обновляемой информации для принятия решений и общения между сотрудниками и отделами с различным расположением офисов.
• Измеримость маркетинговой и сбытовой деятельности.Услуги CRM могут помочь транспортному и логистическому бизнесу лучше понять потребности и поведение клиентов. Это даст возможность эффективно управлять временем, бизнес-ресурсами и усилиями, что принесет пользу клиентам и бизнесу в целом.
• Индивидуальное обслуживание клиентов.Отраслевая CRM-платформа дает четкую дорожную карту для эффективного общения с партнерами или клиентами и предоставляет доступ к лучшим отраслевым практикам.
• Автоматизированное обновление информации. Программное обеспечение CRM помогает повысить прибыльность бизнеса, ориентируясь на своевременное обновление информации о клиентах и быструю обработку заказов. Он также позволяет организовать эффективную доставку FCL/LCL грузов и доставку опасных/скоропортящихся грузов.
• Обеспечение безопасности перевозок. В связи с глобальными операциями и различными системами регулирования во всех разных странах, как правило, трудно предложить своевременную доставку и 100% безопасность товаров. Настраиваемая облачная CRM-система может иметь интеграцию с электронными базами данных, такими как Transit MRN, для предоставления информации о текущем состоянии и местоположении груза.

Принимая во внимание все вышеперечисленные преимущества, очевидно, что настроенная облачная CRM-система может повысить прибыльность и обеспечить систематический способ измерения и контроля всего, что происходит в вашем бизнесе в отношении общения и отношений с клиентами.

Обзор приведенной ниже таблице 13 даст некоторое представление о областях, которые выигрывают от интегрированного CRM-решения, и поможет понять важность CRM в логистике.

Таблица 13 - Области и их оптимизация при внедрение системы CRM.

Область

Преимущсетва от CRM

Клиентская база

Адаптивность CRM для управления всеми типами заказов:

Большой объем клиентов – много мелких отправок

Меньший объем клиентов – большие заказы на отгрузку

Сверка агентов и претензий

Использование CRM для отслеживания операций по расчетам и претензиям и создания отчетов для обработки бухгалтерских и логистических документов

Риски

Смягчение глобализации, аутсорсинга и сокращения времени цикла путем создания решений, которые максимизируют экономию и предоставляют варианты решений для управления стоимостью и сложностью транспортных операций.

Отчетность и аналитика

Предлагает транспортировку и логистику, отчетность персонала и аналитические инструменты для обеспечения оперативной и клиентской информации.

Настройка хранилище данных для отчетности по данным о клиентах, продажах, маркетинге, услугах и продуктах.

Возможность использования инструментов анализа, чтобы понять средний размер сделки и использование активов

Интеграция с Outlook

Отслеживание отгрузки

Управление маршрутизацией

Плотно интегрированная система отслеживания грузов

Устраните пробелы в стандартных приложениях с помощью инструментов CRM

Маркетинг

Многоступенчатое и многоканальное управление кампаниями

Включает совместную работу маркетинга и логистики

Оптимизирует управление кампаниями и планирование мероприятий

Персонализация предложений

Измерение результатов маркетинга

Использование сегментации клиентов для целевого маркетинга

Продажи

Предоставляет агентам по обслуживанию клиентов возможность выявлять и использовать возможности кросс-продаж и ап-продаж, а также быстро получать информацию для повышения эффективности продаж.

Взаимоотношения с сотрудниками и партнерами

Управление персоналом

Рекрутинговая деятельность

Обучающие мероприятия

Поддержка управленческой деятельности

Жизненный цикл сотрудников

Возможность поделиться правилами и положениями транспортной отрасли, и лучшими практиками

Управление партнерами

Возможность поделитсья четкой и актуальной информацией с поставщиками услуг в цепочке поставок

Распределение потенциальных клиентов и запросов на обслуживание

Сокращение количество обращений за информацией и разъяснениями благодаря доступу к достоверной информации

Отношения с клиентами

Разработка и совершенствование процессов для улучшения помощи и доступа к ресурсам для продуктов и услуг

Биллинг

Консолидация дебиторской/платежной деятельности в CRM-системе

Включение партнерских биллинговых систем для подтверждения отчетности и выставления счетов

Многоканальные электронные сервисы

Цепочка поставок

Таким образом, из таблицы 13 видно, что благодаря внедрению данной системы оптимизируются не только логистические процессы, но и всю деятельность компании в целом.

Цель настройки системы для компании «MehKaz» выделили следующие.

• Ведение единой базы клиентов, просмотр истории взаимодействия с клиентами, их заявок, звонков, статусов и т. д.
• В заявке должна быть информация о пункте отправления/назначения, название станции, данные о водителе, страна, порты.
• В таблице «Расходы» фиксируются расходы компании, после фактического изменения расходов менеджер видит записи только на чтение.
• Ведение учета автопарка компании, состояния транспорта, база перевозчиков.
• Четкое распределение всех клиентов между сотрудниками, отчеты сотрудников о проделанной работе.
• Коммуникации: телефония, отправка SMS клиенту со статусом отправления, почта.

Инструкция для сотрудников для использования системы CRM:

Приходит заявка от клиента по телефону или почте. Менеджер создает заявку на перевозку конкретного груза, в базе заявки должна быть подробная информация: данные клиента, груз, кто и что перевозит, место отправления/назначения, предполагаемая дата, информация о станции, номер заявки. Для осуществления перевозки могут быть привлечены посредники. В каждом приложении есть несколько контейнеров, для каждого контейнера создается расходный сервис (замер габаритов, транспортировка и т.д.). Далее из общей суммы заказа необходимо вычесть сумму расходов на конкретную тару. После отправки груза клиенту отправляется стандартное письмо и смс-сообщение с его статусом, менеджер устанавливает напоминание для отслеживания его статуса. Клиенты могут позвонить и проверить статус доставки. По прибытии груза клиенту отправляются письма и СМС.

В качестве предлагаемой системы авторы выбрали систему CRM «Простой бизнес». Это Российская компания, которая предлагает полностью адаптированную систему, которая заменяет десяток других программ по управлению компании.

При приобретение данной программы затрачиваются финансовые ресурсы в качестве покупки и обеспечение программы, а также временные ресурсы на обучение сотрудников компании.

Компания «Простой Бизнес» предлагает несколько тарифов для использования системы: пробный, бесплатный, профи, VIP, коробка. Сравнение данных тарифов представлен в таблице 14.

Таблица 14 – Сравнительная характеристика функций разных тарифов

Показатели

Пробный

Бесплатный

Профи

VIP

Коробка

Количество сотрудников

Неограниченное

Неограниченное

Неограниченное

Неограниченное

30 человек

Клиентская база и др. таблицы

25 таблиц

5 таблиц

25 таблиц

50 таблиц

50 таблиц

Объем памяти

10 000 мб

200 мб

10 000 мб

100 000мб

30 000мб

Задачи

Нет ограничений

50 задач

Нет ограничений

Нет ограничений

Нет ограничений

Телефония АТС и СМС- сообщения

1 015тг.

-

1 015тг/мес

2 530тг/мес

5 070тг.

Сайт

1 сайт

1 сайт

1 сайт

3 сайта

3 сайта

E-mail рассылки

100 писем

-

500 писем

1000 писем

1000 писем

Бухгалтерия и склад

+

-

+

+

+

Сквозная аналитика бизнеса

+

-

-

+

+

Коллтрекинг

+

-

-

+

+

Бонус

Презентация программы

Бесплатно навсегда

Попробовать бесплатно 30 дней

Настройка и обучение**

Перенос на сервер 55 115 тг.

Цена

0 тг.

0 тг.

16 480тг. месяц

29 880 тг. месяц

196 900тг. в год

Примечание – составлено авторами на основе приложения Б

Как мы видим из таблицы 14, основываясь на таких показателей, как численность сотрудников, необходимое количество задач, необходимое количество рассылок и необходимость в смс оповещение определяет какой товар следует выбрать той или иной компании.

также существуют дополнительный услуги и затраты, которые заказываются и оплачиваются по желанию. К дополнительным услугам относят:

• Обучение для 10 сотрудников стоимостью от 55 115тг.
• Можно увеличить объем памяти на 1 000 мб за 507 тг./мес
• Можно увеличить численность клиентов, за 1 000 человек + 507 тг./ мес
• Дополнительный сайт стоит 1 600 тг./мес
• Внедрение системы от 220 540 тг. за 7 дней.

Таким образом внедрение этих двух систем управления профессиональной деятельности компания сможет избавиться от следующих проблем:

• Недостаток информационных технологий, инструментов в организации деятельности.
• Слабая организация маркетинговой и информационной системы.
• Слабо используются современные инструменты логистического управления
• Непроработанная система закупок и отслеживания запасов на складах
• Отсутствие у менеджеров по продажам актуальной информации о наличие товара на складе.
• Заполнение входящих заявок от клиентов на бумажных носителях
• Финансовые и товарные издержки на складах
• Закуп ненужного и неактуального товара

В итоге введения 2-х информационных и технологических систем уменьшает, а со временем и вовсе искореняет 8 проблем компании «MehKaz».

Последнее предложение для оптимизации логистических мероприятий – это проработка системы от воровства, кражи и утери груз при транспортировке.

Необходимо решение для обеспечения безопасности поставок, которое работает по всей цепочке поставок — как на складе, так и в дороге — для обнаружения кражи или воровства, а также для ограничения усадки в цепочке поставок.

Для начала следует разделить понятия кража, воровство и усадка в цепочке поставок.

Кража в цепочке поставок относится к действиям преступников, сотрудников или даже других заинтересованных сторон (таких как водители грузовиков) в цепочке хранения грузов, которые включают кражу полной партии, будь то поддон, контейнер или полная загрузка грузовика.

Воровство в цепочке поставок относится к краже в грузовой цепочке хранения, которая включает в себя кражу небольшой части полной отгрузки, обычно нескольких коробок или ящиков, которые воришки снимают с полной отгрузки.

Усадка в цепочке поставок – это мера количества запасов или груза, потерянного при хранении или транспортировке из-за таких факторов, как порча, физический ущерб, кража, а также человеческая ошибка при подсчете или инвентаризации.

Труднее обнаружить воровство, потому что трудно обнаружить недостающие запасы, когда всего несколько штук товара взяты из сотен стопок. Если нет видимых признаков взлома или взлома, воровство обычно даже не обнаруживается до тех пор, пока доставка не будет завершена.

Современными средствами обеспечения безопасности груза при транспортировке являются:

• Пломбирование различными видами пломб (пластиковыми и металлическими, силовыми, кабельно-проводными, самоклеящимися пломбами, силовыми замками для контейнерных штанг);
• Фотографирование укладки груза в контейнер перед отправкой и по прибытии в пункт назначения;
• Страхование груза;
• Сопровождение при перевозке груза вооруженными охранниками;
• Автомобильный GPS;
• Сюрвейерские услуги;

При перевозке груза любым видом транспорта, будь то контейнер, грузовик или вагон, используются пломбы. Не так давно стали применять свинцовые пломбы и специальным пломбировочным устройством делали штамп на таких пломбах. Сегодня используются одноразовые номерные самозакрывающиеся пломбы, они изготавливаются из пластика или металла, могут быть различных типов и конфигураций.

Наряду с силовыми пломбами используются следующие виды пломб: пластиковые и металлические ленточные пломбы, металлические кабельные пломбы (для крепления на двух стержнях дверей контейнера), самоклеящиеся номерные пломбы и металлические силовые замки для стержней дверей контейнера.

Сюрвейерские услуги - несомненная выгода в обеспечении безопасности грузоперевозок.

Присутствие сюрвейера при погрузке или разгрузке "дисциплинирует" других участников логистического процесса и предотвращает преступную деятельность. Кроме того, сюрвейер проводит дополнительное опломбирование, а также фотографирование груза в контейнере до и после транспортировки с целью дальнейшего сопоставления этих фотографий и установления факта хищения груза.

В современной практике наличие акта осмотра очень часто является необходимым условием для предъявления претензии о потере. К сожалению, не все транспортные отечественные компании соблюдает данный пункт.

Так как поставка осуществляется на условиях CIP Алматы страховка уже включена в стоимость перевозки, но и она не способствует уменьшению краж в месяц.

Таким образом благодаря пломбированию груза и использование сюрвейерские услуг компания сможет понять на каком этапе происходит хищение груза и откажется от недобросовестных транспортных компаний.

3.2 Показатели эффективности предложенных путей совершенствования

В данном разделе дипломного проекта следует провести расчеты показателей эффективности предложенных путей совершенствования.

Первое мероприятие, которое следует рассмотреть – это описание бизнес-процессов. Само мероприятие не требует никаких финансовых вложений, только временной ресурс руководителей и всех сотрудников компании. При этом повышается ряд показателей компании и решаются многие проблемы, которые приносят дополнительные финансовые затраты.

Таким образом, при качественной и продуманной разработки описания бизнес-процессов со временем компания будет уменьшать свои финансовые издержки и получать упущенную прибыль.

Второе мероприятие – это внедрение системы Streamline. Данная система является бесплатной, следовательно, финансовых затрат на покупку и использование данной системы нет. Данная система предназначена для оптимизации неликвидных товаров на складах компании.

На конец 2021 года запасы на складах составили 292 430 шт. номенклатуры.

В средней в 1 коробке находиться 40 штук продукции:

292 430/40= 7 310,7 коробки

Средний размер 1 коробки 40*30*40 см., что составляет 0,048 куб.м.:

7 310,7 * 0,048 = 350,9 куб.метра – занимаемая площадь товарами на конец 2021 года.

Если предположить, что 50% от оставшегося товара считается неликвидном, то получаем неликвидную занимаемую площадь в 175,4 куб.метра.

При расчете, что компания снимает склад площадью 450 куб.м и заплатила в 2021г. 23 991 268 тг , следовательно:

450 куб.м – 23 991 268 тг.

175,7 куб.м – х

х = (23 991 268 тг * 175,7 куб.м.)/ 450 куб.м = 9 367 257тг. в год

Итого: компания при введение системы Streamline в год только на содержание СВХ будет экономить 9 367 257 тг. в год

Третье мероприятия, эффективность которого следует оценить, это введение системы CRM «Простой бизнес».

Прежде чем покупать платную версию, можно воспользоваться тарифом «Пробный» или «Бесплатный» таким образом компания ознакомиться с программой и сможет ее изучить.

После чего, было принято решение предложить компании тариф «VIP» (только на 1 год) исходя из количества сотрудников. Итого затраты составляют:

Тариф «VIP» - 29 880 тг. в месяц = 358 560 тг. в год.

Конечно, изначально кажется что тариф «Коробка» намного выгодней, ведь в нем за год платят 196 900 тг. Но это без учета установки программы и проведения обучения:

Тариф «Коробка» = 196 900 + 220 540 + 55 115*5 = 693 015тг.

Таким образом выгода использование тарифа «VIP» в первый год составляет 334 455тг, за счет установки и обучения, которое уже входит в стоимость тарифа.

Допустим, в результате реализации мероприятия, производительность труда в компании вырастет на 7%.

Если рассчитывать производительность 1 человека в год, учитывая доход компании за 2021 год 4 676 034 018, то получается:

4 676 034 018 / 50 = 93 млн. тг./чел. в год

93 + 7% = 193,5 млн.тг/чел. в год

193,5*50 = 9,6 млрд.тг в год

Экономический эффект = 9 625,5 млн.тг – 0,3 млн.тг = 9 625,2 млн.тг в год

Таким образом мероприятие считается эффективным с прибылью в 9 625,2 млн.тг. в год.

И последнее мероприятие, которое направлено на уменьшение и искоренение кражи и потери груза – это пломбирование и использование сюрвейерских услуг.

Безусловно, менеджер транспортной компании должен выполнять те же самые задачи, которые выполняют сотрудники сюрвейерской компании, но в сложившейся ситуаций в Казахстане, не все сотрудники согласны на это и готовы тратить свое время на проверку груза и обратную связь.

Для начала следует проанализировать стоимость таких услуг. Средние расценки сюрвейерских услуг на территории Казахстана представлены в таблице 15.

Таблица 15 – Стоимость за сюрвейерских услуг

Выезд сюрвейера на место осмотра

От 5000 тг

Осмотр (осмотр, составление акта осмотра, составление фото таблиц)

От 10 000 тг

Присутствие на утилизации груза

От 10 000 тг

Написание отчета

От 10 000 тг

Присутствие на погрузке

От 10 000 тг

Проведение экспертиз и исследований

Индивидуально

Представительство в суде, ведение регрессных дел

Индивидуально

Индивидуальные расчеты обычно составляют некий процент от стоимости товара, для которого нанимают специалиста. Зачастую это 0.5% – 0.7% от стоимости инвойса. Если брать среднею стоимость за сюрвейерские услуги, то на одну партию один выезд обходиться в 40 тыс. тг. Для одной поставки таких требуется 2-3 выезда. Итого в среднем дополнительные затраты на каждую поставку составляют 100 тыс.тг.

А также, зачастую сюрвейерские компании предоставляют услуги пломбирования груза или партии. Такая услуга стоит 40 тыс.тг. В стоимость входит пломбирование груза, фотоотчет и соответствующая документация, которая подтверждает данные акт.

Таким образом, в среднем затраты на перевозку увеличиваются на 140 тыс.тг, для обеспечения безопасностью груз. Благодаря данным мероприятиям и проверке груза на каждой перегрузке – легче отследить недобровольного перевозчика и отказаться от его услуг.

Компания в год теряет 28 167 585 тг, на порче, утрате и браке товара. А также 1 641 326 тг, на утилизации брака и неликвида. Итого на брак, утерю и неликвид компания в год тратит 29 808 911тг. Если рассматривать, что данные меры предотвратят 60% порчи и утери груза, то из этого следует:

29 808 911 тг – 60% = 11 923 564,4тг.

Следовательно компания сэкономит 17 905 346,6 тг. в год. Учитывая все расчеты можно сказать, что мероприятие является эффективным для разработки и внедрения в деятельность компании .

В данной главе был проведен анализ существенных проблем в логистической и общей деятельности компании . На выявленные проблемы было предложено 4 оптимизационных мероприятия:

• Разработка и внедрение описаний бизнес-процессов
• Внедрение системы Streamline для отслеживания запасов и контроль закупочной логистики компании
• Внедрение системы CMR для цифровизации и систематизации всех потоков и всей входящей и выходящей информации компании
• Внедрение пломбирования и сюрвейерских услуг в логистический контроль доставки грузов.

Данные мероприятия помогают решить сразу несколько проблем компании, что является также эффективным предложением.

Заключение

В заключение дипломного проекта можно сделать следующие выводы:

• Понятие логистической системы считается одним из базовых понятий логистики. А.В. Душин и О.Г. Соколова пишут, что логистические системы представляют собой структурированные и экономические системы сложного характера. Такие системы включают в себя несколько элементов, т.е. звеньев, между которым в соответствующем едином контуре циркулируют взаимосвязанные потоки, ориентированные на реализацию стратегических задач и целей компании.
• Объектом исследования дипломного проекта является компания ТОО «MehKaz». ТОО «MehKaz» является официальным дистрибутором иранской компании «Solico Group», работают на рынке Казахстана более 4 лет, на сегодняшний день реализуется более 80 видов молочной и кондитерской продукции. На сегодняшний день штат компании составляет 50 человек, помимо главного офиса в г. Алматы имеется один филиал в г. Нур-Султан.
• Главным преимуществом компании является то, что они имеют налаженную связь с поставщиком-производителем и работают с ним напрямую без посредников. А также сильной стороной компании можно назвать большой ассортимент выбора и есть постоянный спрос на продукты питания.
• Благодаря анализу деятельности компании было выявлено ряд следующих проблем: Недостаток информационных технологий, инструментов в организации деятельности, Отсутствие четко организованных БП и ответственных, заинтересованных в них лиц, Один работник выполняет обязанности нескольких сотрудников, Нет четко продуманных планов закупок, Непроработанная система закупок и отслеживания запасов на складах, В среднем 0-2% недопоставки каждый месяц, что в сумме приносит потери на 3 - 4 млн.тг. в год.
• На данные проблемы было предложено 4 оптимизационных мероприятий, которые существенно изменят ситуацию: прописанные бизнес-процессов, внедрение системы CMR и Streamline, внедрение пломбирование груза и сюрвейерских услуг при транспортировке.
• Проверка эффективности показала следующие результаты:

• При введение системы Streamline в год только на содержание СВХ будет экономить 9 367 257 тг. в год
• Мероприятие по внедрению CMR системы считается эффективным с прибылью в 9 625,2 млн.тг. в год.
• Компания сэкономит 17 905 346,6 тг. в год если будет проводить пломбирование груза и обратится за услугами к сюрвейерским компаниям