1. Краткая информация о клиенте
«Интертехстрой» - одна из ведущих монтажных компаний в Ульяновске с широким спектром услуг и командой настоящих профессионалов. За годы работы на территории Ульяновской области и других регионов мы доказали свой профессионализм, свою ответственность в решении поставленных задач и высокое качество выполненных работ уже смогли оценить такие компании, как Henkel, Russian Standard Vodka, Hempel, УЦГС, Стройподряд и другие... - http://intertehstroy.ru/ Компания находится в г. Ульяновск.
2. Необходимость доработки Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?
Перед нами стояла задача привести процесс сдачи отчетов к единому формату, так как ранее сотрудники сдавали отчеты в различных форматах: в excel, на листке бумаги, в различных стилях. Не было единого места контроля хода процесса по авансовым отчетам, только в 1С уже было понимание, что отчет сдан, а клиенту хотелось, чтобы эти отчеты легко создавались и редактировались.
3. Процесс разработки, особенности проекта
Для реализации процесса была создана воронка в CRM «Направление Сделок» со следующими стадиями «черновик», «на согласовании у директора», «согласован, в бухгалтерии», «отчёт проведён», «не согласован». На стадии «на согласовании у директора» установлены роботы, которые при определенном условии сразу уведомляют руководителя и бухгалтера, а также сразу создают документ и после файл фиксируется в сделке. На стадии «согласован, в бухгалтерии» письмо с уведомлением отправляется ответственному менеджеру и создается задача для бухгалтера. На следующей стадии аналогично. А также создан Универсальный список: реестр расходов по авансовому отчету с привязкой к сделкам, как к Проектам, по которым был расход, так и к сделке как к самому отчету.
В списках созданы 2 бизнес-процесса, которые запускают процессы в CRM в сделках:
1 Процесс:Запись ID авансового отчета в сделку.
При создании расхода запускается автоматически. Процесс осуществляет привязку этого элемента к сделке и осуществляет расчёт суммы авансового отчета нарастающим итогом, при добавлении новой записи к текущей сделке.
2 Процесс:Авто изменение значений.
Процесс пересчитывает сумму авансового отчета и перезаполняет поля сделки при изменении записи, которая привязана к сделке.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Таким образом, архитектура решения сделки в CRM выглядит следующим образом:
· Черновик
На этой стадии любой сотрудник, которому выдают денежные средства, создает сделку. У всех сотрудников доступ на создание и изменение только на этой стадии
· На согласовании у директора
Происходит уведомление директора и бухгалтера о том, что поступил документ на согласование. Формируется CRM-документ авансовый отчет. После согласования директором, документ проверяет бухгалтер, если кто-то не согласовывает документ, то пишет в тайм-лайн сделки комментарий и меняет стадию на черновик, на которой сотрудник редактирует записи и возвращает на согласование.
· Согласован в бухгалтерии
Автозадача бухгалтеру занести документ в реестр 1С, после выполнения задачи бухгалтер меняет стадию на Отчет проведен.
· Отчет проведен – Успешная стадия
· Не согласован – Не успешная стадия
5. Преимущества от внедрения
Автоматизация помогла руководству компании выстроить прозрачную и единообразную систему отчётности. Теперь все участники процесса чётко знают о своих обязанностях и ходе формирования документа.
6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Всё устраивает, взаимодействием с интегратором в процессе работы довольны.
Как выглядят этапы формирования авансового отчёта
Как выглядит универсальный список