Привет, я Настя — основатель маркетингового агентства UNREAL!
И сегодня речь пойдёт о личном опыте — как мы перевели всю диджитал команду на удаленку тогда, когда в воздухе еще даже не пахло пандемией.
Предыстория:
В ту пору агентство еще не разрослось до маркетингового, а существовало в формате PR агентства полного цикла.
Тогда мы специализировались на премиум сегменте, делали невероятной широты пиар-поддержку (ну а как иначе, сам себя не похвалишь — ну вы поняли), и имели все соответствующие атрибуты солидного и прогрессивного PR-агентства. Офис в центре Москвы, штат специалистов, которые приходили к 10 утра и заканчивали рабочий день в 19:00, одна тысяча общих чатов, где обязательно присутствовали все сотрудники, от тех кто работает на проекте, до тех, кто просто наблюдает в сторонке. И даже отдельный чат, где приходящий в офис сотрудник фиксировал время прибытия и ухода. Не в целях контроля, само собой, а только по той причине, что пиар-работа не предполагает сидеть на месте ровно. Бывают и выездные встречи с заказчиками, и съемки с мероприятиями. Поэтому, чтобы знать кто именно в офисе в данный момент времени, был создан такой «глаз».
Задумываться о переходе на удаленный формат работы мы стали именно по этой причине — когда пиарщики уезжали на встречу, то перед этим они находились в офисе (если она не с самого утра), а после должны были вернуться к рабочим задачам до конца рабочего дня. Но как знают все, кто так или иначе причастен к этому миру — конец дня может не наступить😉
Агентская работа предполагает большую включенность в процессы и быстрое реагирование, так что специалисты были на связи и после установленного времени.
Закрыть ноутбук и забыть до следующего дня — не получится…
Как мы рассуждали?
Собрали минусы и плюсы, конечно же.
Офис — это креативное пространство, которое однозначно сплачивает команду. Общие летучки, брейнштормы, обсуждение проектов, все это помогает настроиться на нужную волну и не выпадать из рабочего процесса.
Для руководителей это способ координации работы и наблюдение за эффективностью команды.
Также офис давал много плюшек — тимбилдинги, обучения, развлечения. К нам приходил и тренер по йоге по определениям дням, и тренажер стоял в холле.
А особенная любовь сотрудников — это ванная комната с душем, где можно помыть голову перед встречей или помыться, когда летом отключали горячую воду.
И, конечно, это место встречи с заказчиками.
В то время, когда мир еще не перешёл на удаленный режим работы массово, офис был неотъемлемой частью любой компании. Имиджевая история.
Из минусов:
Аренда в центре Москвы, которая забирает определеную часть бюджета. Сотрудники, которые и так находятся на связи почти 24/7, так еще и приезжают в офис каждое утро.
- Формат работы, который предполагает большое количество выездных встреч. Бывали дни, когда в офисе находился всего один человек. А бывали дни, когда и вовсе никого не было.
- И бесконечное желание создать для команды не менее продуктивные, но более комфортные условия труда.
Наши действия:
Решиться было страшно. Ведь неизвестно, как поведёт себя команда, ныне привыкшая работать в формате оффлайн.
Этап 1.
Назовём его «а прощупаем почву».
Было принято решение не возвращаться в офис после встреч. И почти сразу же — не приезжать до. Если даже одна встреча не в стенах компании, то можно выезжать сразу из дома и возвращаться обратно. Даже если она вечером.
Этап 2.
Переведены на удаленку руководители отделов.
Это решение было сформулировано так — руководители — одни из самых ответственных и заинтересованных лиц, поэтому им будет достаточно легко входить в рабочее русло откуда угодно. Им было разрешено приезжать в офис только тогда, когда они посчитают нужным. И обязательно на общие собрания.
Этап 3.
На этом этапе все члены команды появлялись в офисе три дня в неделю.
Остальные дни работали из дома. И, как исключение, когда находились на встречах — тоже имели возможность работать из дома.
В этот момент мы осознали, что в переходе на удаленку нет ничего страшного, все специалисты работают точно так же, а возможно и более эффективно, потому что сами распределяют свой день.
Здесь нас посетило еще много инсайтов, но этот спойлер я закину, а раскрою в резюме статьи🙃
Этап 4.
Все сотрудники появляются в офисе один день в неделю — на общее собрание. И находятся в офисе полный рабочий день, никуда не уезжая.
Понедельник — день коллективного разума, все встречи отменены. Сюда же, долго не разглагольствуя, приплету Этап 5: оказалось, что нельзя избежать встреч с заказчиками и контрагентами, а подстраиваться под них нужно и важно.
Поэтому все сотрудники появляются в офисе только на собрание, а дальше могут уезжать по своим рабочим делам.
Этап 6.
Сдаём офис и переходим на полный удаленный формат работы.
Общие встречи либо на стороне заказчика, либо в ресторанах, либо любимый всеми ZOOM.
Что мы приобрели?
- Ответственных специалистов, которые сами распределяют свой рабочий день и задачи;
- Не количество проведенных за работой часов, а качество выполнения (закрытие KPI);
- Возможность балансировать между жизнью и работой, минимизируя выгорание;
- Счастливых сотрудников, которые живут по своим биологическим часам: высыпаются и не тратят время в пробках.
Что мы потеряли?
- Сплоченность коллектива (как оказалось, не в рамках офиса лишь немногие сотрудники остались в поддержании дружественных связей, остальное перевели в формат рабочих отношений);
- Тимбилдинги и общие развлечения (совместная йога, пикники и игры, как оказалось, тоже стали не востребованными. Сотрудникам более важно было тратить время не на командное времяпрепровождение, а на свои заботы. И в целом, мы были согласны с их мнением!).
Наши инсайты:
Для мотивации, боевого настроя, поднятия духа, поддержания креативности и отслеживания эффективности офис совсем не нужен. Важна внутренняя коммуникация, бережное отношение к сотрудникам, дружественная атмосфера и возможность специалистам самим лавировать среди работы и личной жизни.
Большое количество общих собраний, брейнштормов и внутренних чатов не двигают рабочие процессы, а тормозят, отнимая время. Большинство вопросов можно решить удалённо, от половины чатов можно избавиться, изолируя информационный шум. Это повышает концентрацию и фокусирует внимание только на действительно важных вещах.
Команда, которая будет работать из внутреннего желания работать именно в этом месте, а не потому что кто-то отслеживает эффективность и «дает пинка» — вот, что важно.
И по сей день в агентстве работают действительно фанатики (естественно в хорошем смысле этого слова) своего дела, которым важно выполнить свою работу на высоком профессиональном уровне. Внутренний движок — интерес к работе, своей деятельности и искренняя любовь к проектам.
Система KPI (для нас!) оказалась совершенной. Важно не количество проведенных за работой часов, а качество, точнее закрытие KPI. У каждого специалиста свой ритм работы, скорость реализации, поэтому ориентир не время сидения за монитором, а выполнение задачи.
Резюмируя.
Казалось бы, весь мир уже перешел на удаленку! А вот казалось бы, да не так. Мы сталкиваемся с большим количеством компаний, которые работают оффлайн, и много наших коллег digital-специалистов работают в офисе. И вакансий на digital-специалистов в офис тоже меньше не становится.
Поэтому, возможно, что наш опыт будет к месту и полезен!
Сейчас команда агентства работает из разных уголков мира, с разницей в часовых поясах и имеет заказчиков, которые также находятся в других часовых поясах. Но это абсолютно никак не влияет на эффективность!
Лучшее, что мы получили в ходе этого «эксперимента» (а ведь начиналось все именно как эксперимент) — это свобода. А это одна из главных ценностей нашего агентства.