Аббревиатура ERP (анг. Enterprise Resource Planning) дословно с английского переводится, как планирование ресурсов предприятия.
Определение современной ERP-системы в наиболее полном виде говорит о том, что это эффективная организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения (ПО), обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности.
Вкратце, любая ERP – это информационная система для управления всеми бизнес-процессами и ресурсами компании на основе единой базы данных.
Все системы ERP предназначены для хранения и обработки большого объема данных, позволяют связать все информационные ресурсы предприятия в единую информационную среду, которая позволит более грамотно распределять производственные ресурсы и принимать точные управленческие решения на основе актуальных данных.
Благодаря встроенным модулям ERP-системы можно планировать и оптимизировать все виды ресурсов – финансовые, материальные, человеческие, временные и др.
Если на предприятии уже работают системы учета, управления персоналом, финансами и т.п., это не значит, что они полноценно заменяют ERP-систему, учетные системы охватывают работу только одного подразделения, а ERP-система нужна, чтобы объединить все бизнес-процессы компании на одной мощной платформе. Это позволит снизить затраты, вести точный учёт складских запасов и финансов, исключить брак и увеличить скорость сборки заказов.
· управления производством;
· управления продажами;
· документооборота;
· управления закупками;
· управления запасами;
· управления персоналом и расчетом заработной платы;
· управления финансами и бюджетированием;
· регламентированного учета;
· управленческого учета.
При внедрении ERP-системы следует принимать во внимание, что это проект, поэтому ко всем этапам внедрения применимы положения проектного менеджмента: от инициации проекта и создания проектной команды до начала эксплуатации.
Инициация проекта в проектном управлении рассматривается как группа процессов, в ходе которых принимается решение о начале проектной реализации, формируется устав и команда.
Правильно инициировать проект означает на четверть обеспечить его успех. Поэтому самый важный вопрос, который возникает накануне внедрения любой ERP-системы - это вопрос о том, с чего начать.
Начало зависит от того, какой подход к внедрению выберет руководитель проекта.
Общепринято выделять четыре основных варианта внедрения ERP-решений на платформе «1С: Предприятие» (эти варианты именуют еще методологией внедрения):
1. Абонентское time and material. Time&Material — дословно с английского - «время и материалы» (материалы как объекты интеллектуальной деятельности, созданные во время работы над проектом).Это подход, при котором проект оформляется не на фиксированный результат работ и ее стоимость соответственно, а на часы работы занятых на проекте специалистов и их разработки за это время.
В целом работа над проектом по Time&Material выглядит так: клиент приходит с запросом, задачи обсуждаются, после этого заключается договор. Применительно к внедрению 1С:ERP это значит, что IT-интегратором проводится экспресс-обследование организации, формируется план проекта внедрения ERP-системы и рассчитывается максимально возможная стоимость работ. Данная цифра прописывается в договоре, так же как и стоимость одного часа работы специалиста, интегрирующего программу.
План работ по внедрению системы ERP разбивается на несколько месяцев. В зависимости от общего объема рабочих часов определяется количество ежемесячных затрат.
2. Поэтапная технология внедрения. В этом варианте внедрения особое внимание уделяется составлению ТЗ после полного обследования предприятия и определения всех автоматизируемых бизнес-процессов. В ТЗ четко и подробно указывается план работ с разбивкой на этапы, сроки и стоимость проведения каждого этапа внедрения системы ERP. К недостаткам этого подхода относится отсутствие гибкости, потому что внесение даже самых незначительных изменений в план работ на любом этапе повлечет за собой корректировку ТЗ, сроков и итоговой стоимости.
3. Технология быстрого результата. Эта технология схожа с Time&Material: на основании экспресс-обследования осуществляется расчет максимальной стоимости работ по внедрению и оценивается час работы IT-специалиста. Работы по внедрению системы ERP оплачиваются заказчиком раз в месяц, исходя из реального количества затраченных программистами часов. В этом подходе перечень и очередность выполнения задач определяются актуальными потребностями организации - то, что нужно быстрее, быстрее и разрабатывается, как говорится, расставляем приоритеты.
Плюс данной технологии - гибкость, зачастую нивелируется отсутствием возможности определения точных сроков внедрения ПО.
Итак, определились с подходом к внедрению и переходим непосредственно к этапам.
План внедрения системы 1С:ERP можно условно поделить на семь основных этапов: организационные работы, обследование организации, выбор методологии, проектирование системы, установка программ на рабочих местах, запуск системы в эксплуатацию и сопровождение, при этом каждый этап может включать дополнительные подэтапы.
1. Организационный этап или "Как вы яхту назовете"
Подготовка к внедрению ERP начинается с постановки стратегических целей. Чем стратегические цели отличаются от обычных?
Обычная цель - это пожелание заказчика про "хочу, чтобы все работало и мир во всем мире".
А стратегическая цель - это то, что действительно должно поменяться к лучшему в бизнесе заказчика от внедрения 1С:ERP.
Определение стратегических целей ложится целиком и полностью на плечи заказчика, потому как он будет основываться на общей стратегии развития своего бизнеса. ERP-решение — помогает предприятию развивать управленческие процессы, но само по себе внедрение управленческие процессы не изменяет. Если на предприятии заказчика эти процессы неэффективны, их следует оптимизировать до старта работ по автоматизации. От того, какие цели поставит заказчик, будет зависеть построение всего плана внедрения «1С:ERP». Клиент и компания-интегратор совместно должны оценить готовность подразделений предприятия к изменению рабочих процессов и запуску системы, а также решить, какие функциональные блоки ERP необходимо внедрять, в какой последовательности и с каким приоритетом.
Организационный этап также включает в себя создание рабочей группы на предприятии. Как правило, в ее состав входят:
· Руководитель. Он должен знать все бизнес-процессы предприятияи иметь полномочия по единоличному принятию решений по любым вопросам.
· Специалисты, которые будут контролировать соответствие внедряемой системы актуальным нормативно-правовым актам и корпоративным стандартам.
· Начальники всех подразделений, которые в дальнейшем будут использовать систему в своей профессиональной деятельности. Они должны будут консультировать специалистов по внедрению об особенностях бизнес-процессов предприятия.
· IT-специалист широкого профиля для технического сопровождения плана по внедрению системы ERP.
Нужно помнить, что работников предприятия предстоит обучить основным правилам пользования ERP и осуществлять контроль за их работой в ERP на первых порах. Ответственными за обучение сотрудников и корректировку их действий также являются члены рабочей группы.
2. Обследование
Перефразируя известный анекдот, про этот этап можно сказать, что нет идеально работающих предприятий, есть недообследованные.
После окончания организационных мероприятий нужно приступать к изучению и анализу основных бизнес-процессов компании, чтобы точно определить сроки и стоимость работ по внедрению системы ERP. На этом этапе совместно с заказчиком нужно определить формат обследования:
· Экспресс-аудит. Занимает от 1,5 до 2 месяцев и выливается в составление предпроектного анализа, в котором описываются все тонкости автоматизированного учета и перечень задач, подлежащих решению в ходе внедрения.
· Полное обследование. Длится на протяжении 3–5 месяцев. В результате тщательного обследования составляется подробное Техническое задание.
На этом этапе нужно помнить, что:
- сначала планируем запуск уже существующего функционала в новой системе, ведь предприятие клиента наверняка уже работает с какой-то системой (возможно и не одной), развивать функционал новых блоков следует только после получения результата внедрения ERP, сравнимого с результатами ранее использовавшейся учётной системы. Из этого следует, что запускать текущие функциональные блоки необходимо вместе с переносом остатков.
Для того, чтобы заказчик не потерял ни один параметр номенклатуры и ни один элемент учета с предыдущей системы, целесообразно иногда полностью написать перенос, потому что ранее, до внедрения 1С:ERP, заказчик мог использовать какие-то старые системы учета или даже самописные.
3.Моделирование или проектирование
На этом этапе программисты определяют основные требования к базовым модулям ERP-системы, необходимость загрузки начальных данных, параметры настройки для перемещения сведений из используемых организацией программ, необходимость корректировок программного обеспечения.
На этом этапе создается функциональная модель системы, в которой можно будет увидеть реализацию основных процессов, описанных на этапе обследования, взаимодействие между отдельными блоками, т.е. получается как бы демо-версия системы, приближенная к требованиям заказчика.Если типовых средств недостаточно для отражения отдельных процессов, по каждому функциональному разрыву принимается отдельное решение либо о написании дополнительного кода для доработки ПО под требования заказчика (кастомизация), либо заказчик сам будет видоизменять этот бизнес-процесс, приспосабливаясь к функционалу ERP-системы. Все функциональные разрывы, т.е. невозможность средствами типового ПО решить задачу заказчика по причине недостаточной функциональности продукта, определяются именно на этапе моделирования. Типовая система обладает универсальностью, поэтому без индивидуальных доработок не обойтись.
Благодаря данному этапу заказчик видит, как выглядит интерфейс, какие в целом действия необходимо выполнять для получения того или иного результата.
По итогу работы на данном этапе составляются два документа: Функциональная модель и Перечень функциональных разрывов.
Перечень передается программистам для оценки доработки.
Этап моделирования в целом включает в себя:
- преобразование целей внедрения каждого модуля в конкретные задачи;
- определение функциональных разрывов;
- описывается модель системы в разных документах;
- корректируется и уточняется план-график работ;
- корректируются бизнес-процессы заказчика с учетом возможностей системы.
Этап моделирования длится 4-10 недель.
Дополнительным этапом можно включить в проектэтап тестовой эксплуатациис нагрузочным тестированием, чтобы проверить систему незадолго до запуска соответствующими тест-кейсами.
Нагрузочное тестирование имеет смысл делать только на ограниченной выборке пользователей, даже при таком подходе вполне возможно выяснить,нужна ли дополнительная настройка интерфейсов или доработка программы.
Отдельно стоит сказать об обучении пользователей. Тема, казалось бы, понятная: есть система, есть те, кто будет пользоваться ее функционалом в своей профессиональной деятельности – нужно научить их пользоваться системой с максимальным эффектом для оптимизации бизнес-процессов предприятия.
При организации обучения работников заказчика следует принимать во внимание возрастные особенности и профессиональный опыт обучаемых.
Обучение возможно организовать в разных вариантах:
· индивидуальное обучение в группах по функциональным блокам системы;
· обучение ключевых пользователей системы (для дальнейшей передачи знаний остальным сотрудникам).
Создание инструкций и регламентов для пользователей обязательно при любом варианте.
Ввод в промышленную эксплуатацию
Следует помнить, что этот этап не предполагает отказ от ранее использовавшейся учётной системы в один миг. Две системы могут работать параллельно до 3-х месяцев, в некоторых случаях возможна даже их интеграция. Как только новая система по всем показателям выйдет на уровень старой, можно будет отказываться от старой. При этом обеспечения функционирования ERP-системы без сбоев необходимо профессиональное сопровождение запущенных блоков, в рамках которого можно будет при необходимости производить доработки.
Чтобы к следующему отчетному периоду у вас на предприятии уже была налажена эффективная система, обращайтесь к профессионалам. Компания Axelsoft уже 16 лет оказывает услуги по комплексному внедрению 1С, у нас 60 опубликованных внедрений. Отправляйте заявку на нашем сайте, и мы начнем обсуждать техническое задание уже сегодня.
Внедрение 1С:ERP: с чего начать
1С:ERP предназначена для хранения и обработки большого объема данных, связывая все информационные ресурсы предприятия в единую информационную среду, которая позволит более грамотно распределять производственные ресурсы и принимать точные управленческие решения на основе актуальных данных.
Чтобы к следующему отчетному периоду у вас на предприятии уже была налажена эффективная система, обращайтесь к профессионалам. Компания Axelsoft уже 16 лет оказывает услуги по комплексному внедрению 1С, у нас 60 опубликованных внедрений. Отправляйте заявку на нашем сайте, и мы начнем обсуждать техническое задание уже сегодня.