В современной экономике автоматизация рабочих процессов является повсеместным явлением, обеспечивающим рост конкурентоспособности компаний и повышение эффективности бизнеса.
Немного теории
Под автоматизацией понимается перевод отдельных рутинных операций в рамках производственной деятельности или информатизации на машинный труд. В современных условиях невозможно перейти на полностью автоматизированные бизнес-процессы, но значительная часть их составных компонентов может быть автоматизирована, чем обеспечиваются рост производительности, сокращение трат и ускорение процессов.
Например, в процессе ручного труда в течение рабочей смены токарь способен изготовить до 300 деталей, в то время как автоматизированная линия способна в течение аналогичного времени выпустить несколько тысяч аналогичных деталей. Соответственно, предприятие получает значительный рост производительности, сокращение штата и сокращение нагрузки на персонал.
Вместе с этим приобретение и установка подобной производственной линии потребует многомиллионных вложений денежных средств, что в разы дороже оплаты ручного труда персонала. Кроме того, в случае отсутствия потенциала роста спроса при увеличении предложения объем продажи вырастет незначительно, в результате чего срок окупаемости оборудования окажется недопустимо длительным.
Соответственно, вопросы автоматизации строятся вокруг различных целей и условий ее реализации. В результате перед началом внедрения средств автоматизации в рабочие процессы необходимо предварительно провести коммерческое обоснование целесообразности подобных действий. Каждую из составляющих необходимо рассмотреть более подробно.
Для чего необходима автоматизация в бизнесе
Основная цель автоматизации заключается в сокращении производственных, управленческих и иных трат. Одновременно с этим компании имеют возможность не только наращивать прибыльность, но и добиваться других положительных эффектов.
В первую очередь автоматизация необходима в случае масштабирования бизнеса, когда ручной труд уже не способен обеспечивать необходимые масштабы без резкого увеличения затрат.
Обеспечение информатизации процессов за счет комплексности применяемых систем позволяет оптимизировать численность персонала, сократить уровень трудовой нагрузки на каждого работника, а также нарастить качество общего корпоративного управления.
Автоматизация процессов контроля гарантирует сокращение доли брака выпускаемой продукции или полностью исключает его появление.
Руководство компаний и владельцы имеют возможность более эффективно контролировать все бизнес-процессы в компании, отслеживать данные отчетности. За счет автоматизации появляется возможность упростить отдельные бизнес-процессы за счет оптимизации отдельных рутинных операций.
Результатом таких процессов является рост качества предоставляемых услуг, удовлетворенности покупателя продуктами или услугами.
При всех преимуществах автоматизации ее внедрение предполагает и наличие определенных недостатков, связанных с большим объемом ресурсных затрат. Чаще всего компании сталкиваются со следующими сложностями:
- значительные разовые финансовые затраты на закупку оборудования, программного обеспечения, соответствующего оснащения рабочих мест;
- временные и финансовые затраты на подготовку персонала к использованию оборудования и его обслуживанию;
- внедрение новых методик управления и контроля, требующих обучения менеджеров всех уровней;
- иные мероприятия, связанные с монтажом, пусконаладочными работами, техническим обслуживанием оборудования.
В результате автоматизация производства позволяет решать одни проблемы, одновременно приводя к возникновению других, например повышение рисков кибербезопасности, усложнение процессов обслуживания.
Оптимизация и автоматизация управленческих процессов: в чем различия
При рассмотрении автоматизации бизнес-процессов не стоит путать ее с оптимизацией. Процессы оптимизации не всегда связаны с внедрением автоматических систем и в большинстве случаев даже не связаны с ней. Чаще всего оптимизационные мероприятия заканчиваются сокращением штатов и увольнением части сотрудников.
Оптимизация востребована в условиях слишком раздутых штатов, усложнения организационной структуры, выстраивания сложной системы ответственности и взаимного наложения должностных обязанностей персонала. Она позволяет четко выстроить все бизнес-процессы, оптимизировать работу компании при одновременном сокращении трат.
Автоматизация предусматривает внедрение в бизнес-процессы инновационных управленческих инструментов. Примерами таких решений выступают CRM-системы, ERP-системы, средства электронного документооборота и так далее. Все это существенно упрощает управленческую деятельность.
Например, для предприятий строительной отрасли широкое распространение получили программы «Галактика ERP», «Ланит-Строительство» и так далее. Они обеспечивают рост эффективности управления при минимальном штате сотрудников.
Какие процессы доступны для автоматизации
Основное внимание в процессе автоматизации должно уделяться информатизации бизнес-процессов, так как именно они выступают фундаментом построения всей деятельности компании вне зависимости от сферы деятельности.
Широкое распространение автоматизация получила и в производственной деятельности. Основное внимание современные компании уделяют следующим аспектам:
- непосредственно производственная деятельность, связанная с организацией конвейерного производства (одна из наиболее распространенных форм автоматизации);
- процессы контроля качества технологии производства. Вместе с увеличением степени автоматизации контрольных процессов снижается доля брака, что положительно сказывается на качестве выпускаемой продукции; Одновременно средства автоматизации позволяют проводить сбор необходимых данных и их передачу в APC-системы, обеспечивающие возможность адаптации бизнес-процессов, превращающихся в своеобразные драйверы для дальнейшего развития бизнеса;
- средства обучения персонала. Это могут быть полноценные образовательные центры или отдельные программные продукты для проведения тестирования. Автоматизация таких процессов позволяет руководству получать полноценную информацию об уровне квалификации персонала;
- системы пожаротушения и видеонаблюдения, обеспечивающие высокий уровень безопасности объектов и имущества.
Это основные, но не единственные направления проведения автоматизации производственных и управленческих процессов в компаниях. Оптимальным вектором деятельности является полный перевод рутинных операций в машинный труд.
Основные средства автоматизации
Среди средств автоматизации наибольшее распространение сегодня получили следующие информационные системы:
- CRM-системы. Комплексы выстраивания взаимодействия с клиентами, позволяющие автоматизировать процессы сбора заявок и их последующей обработки, контролирования всех этапов проведения сделок, проверки качества предоставляемых услуг, контроля деятельности персонала и так далее.
- Системы управления проектами, например Projecto. Такие программные продукты обеспечивают планирование работы компании в целом, ее подразделений и отдельных сотрудников. Они позволяют не только проводить постановку задач, но и контролировать процессы их исполнения. Одновременно такие системы позволяют предоставлять отчетность топ-менеджерам и собственникам.
- Системы электронного документооборота. Применение подобных решений актуально только для крупных компаний. Они позволяют внедрить согласованность большого объема документации, структурировать ее.
- ERP-системы. Программы для управления производством и различными корпоративными ресурсами, востребованные в первую очередь в компаниях, обладающих производственными линиями.
- Внутренние АТС. Внедрение виртуальных АТС позволяет обеспечить оперативность коммуникаций между персоналом компании.
- СКУД. Системы контроля и управления доступом, позволяют не только повысить безопасность объекта, но и автоматизировать процессы табелирования персонала, контролировать перемещения сотрудников, соблюдение трудовой дисциплины.
Внедрение Projecto в автоматизацию бизнес-процессов
Среди программ для цифрового управления проектами одним из наиболее распространенных продуктов является Projecto. Его использование допускается как через облачные серверы, так и серверы заказчика.
Программа позволяет:
- проектировать будущую организационную структуру компании;
- вести планирование проектов с разбивкой на подзадачи и делегированием прав;
- вести отчетность и коллегиально принимать результаты деятельности;
- внедрять систему рабочих календарей с высокой наглядностью;
- использовать систему напоминаний через общий центр уведомлений;
- организовывать электронный обмен файлами, вести общую базу контрагентов;
- реализовывать потенциал совместного обсуждения проектов и задач;
- вести журналирование событий;
- организовывать всесторонний учет персонала и его перемещений;
- вести деловую переписку с внешними пользователями;
- систематизировать большие объемы информации, упрощать ее поиск;
- использовать для работы собственный домен;
- обеспечивать наглядность предоставления информации и экспорт данных.
При этом программа доступна по относительно небольшой цене, ее дата-центры располагаются на территории России, а степень доступности приближается к отметке 99,98 %. Кроме того, Projecto полностью соответствует требованиям российского законодательства.