Как избежать кассовый разрыв в компании

1. Кассовый разрыв в компании

Представляет собой кассовый разрыв несоответствие операционного и финансового цикла. К примеру, компания закупить планирует партию сырья для производства товаров. Планируется выделить средства на это, возвращенные дебитором по его задолженности. Однако не может дебитор вернуть долг, а потому средств нет. Появление разрывов – ситуация совершенно рядовая и для небольших, и для крупных компаний.

1) Причины образования кассового разрыва

Кассовый разрыв формируется по ряду причин:

1. Посредственная оптимизация рабочих процессов.

2. Задержки с выплатой дебиторской задолженности.

3. Экономическая обстановка в государстве.

4. Проблемы с экспортом.

5. Принятие новых законов, напрямую влияющих на рабочие процессы.

6. Санкции, наложенные на предприятие.

7. Проблемы с логистикой.

8. Возникновение форс-мажоров.

9. Приостановка процессов ввиду праздничных дней.

Образуется кассовый разрыв далеко не всегда вследствие непрофессионализма управленческого состава. Обычно причина – объективные факторы. Как правило, это несвоевременный возврат задолженности дебиторами. Основная задача менеджмента, несмотря на это – минимизация разрывов.

2) Особенности расчета имеющегося разрыва

Нужно сформировать для выявления размера разрыва отчет о движении финансовых средств. Если в результате расчетов образовалось отрицательное значение, оно и будет являться рассматриваемым показателем. Провести анализ остатков товарных запасов имеет смысл. Определяются дальнейшие действия на основании их размера. В частности, имеющийся остаток может покрыть нужды предприятия, что позволит не проводить срочные закупки.

По сведениям определяется размер кассового разрыва, изложенным в платежном календаре. Рассмотрим упрощенную форму расчетов:

ДС + ПД — ПП = ОДС

В формуле использованы следующие показатели:

l ДС – объем денег на начало дня, в котором проводится операция.

l ПД – реальный размер выплат дебиторами.

l ПП – платежи поставщикам.

l ОДС – остаток денег на закрытие дня.

Отрицательный результат – серьезный повод к принятию срочных мер.

3) Как избежать появления КС?

Куда проще возникновения кассового разрыва не допустить, чем покрывать его. Это вполне возможно сделать даже в случае, если несоответствие образуется вследствие объективных факторов. Рассмотрим эффективные превентивные меры:

1. Формирование плана движения средств. Появление разрыва можно спрогнозировать. В данном случае его можно предотвратить. Для формирования плана предстоящие платежи планировать нужно заранее, а также поступления средств в компанию. План на месяц составляется. В процессе этой работы выявляются даты, на которые вероятно возникновение разрыва. Затем принять решение требуется о том, за счет каких средств будут восполняться несоответствия. К примеру, такими решениями являются отсрочки выплат поставщикам, займы.

2. Просьбы о предоплате. Предполагает массу затрат приобретение товара покупателем. Это расходы на закупку, подготовку изделия к продаже, доставку. Однако должно руководство предусмотреть возможность отказа покупателя от покупки. Придется в данном случае тратиться еще и на возврат товара. Несмотря на все эти затраты, продажа фактически проведена не была. Соответственно, средства не поступили на счета компании. При этом произошел вывод денег из оборота. Непредсказуемых расходов можно избежать при предоплате. Задача руководства – стимулирование потребителей к совершению предоплаты. Для этого есть много путей: предоставление скидок, бесплатная доставка, подарки при совершении предоплаты, наценка на продукцию (в стоимость будет входить наложенный платеж, доставка изделия с курьером). Это все сулит меньшие траты со стороны компании относительно трат на погашение разрыва.

3. Контроль над долгами дебиторов. Просто многие компании не обременяют себя контролем над дебиторскими долгами. Это управленческий серьезный промах. Он приводит к тому, что долги надолго «поселяются» на балансе компании. Контроль дебиторских долгов обеспечит своевременный возврат задолженностей, постоянный приток средств. Какие действия предполагает контроль? Отслеживать нужно просроченные задолженности и принимать меры к их погашению. Требуется для этого связаться с дебиторами, направить претензию злостным неплательщикам. Смысл имеет составить порядок работы с дебиторами. К примеру, компания сначала просто с дебитором связывается, затем претензию направляет, потом обращается в арбитражный суд или долг продает сторонней организации.

4. Уменьшение замороженных активов (продукция, сырье и прочее). Одна из причин недостатка денег для проведения текущих операций – заморозка активов. Возникает обычно она вследствие отсутствия отлаженной модели закупок, при закупке чрезмерного объема сырья. Из положения выход – приобретение товара в размере, который нужен для текущей операционной деятельности. Средства оставшиеся идут на более ликвидные нужды: повышение числа заказов или увеличение оборота.

В любой компании один из этих методов можно реализовать. Смысл имеет выбрать тот способ, который подходит для конкретной ситуации.

4) Как покрыть уже имеющийся кассовый разрыв?

Перечисленные методы позволяют не допустить образования разрыва. Однако что делать, если он уже появился? Для этого есть способы:

ﾷ Рассрочка. Обеспечивает сглаживание движения средств. Небольшие выплаты каждый месяц позволяют не держать большой остаток на счете. Рассрочку можно просить и от поставщиков, и от покупателей. В последнем случае имеет смысл потребовать частичную предоплату. Получение средств раньше срока и сокращение текущих расходов уменьшает разрыв. Этот метод имеет важное преимущество – отсутствие комиссии и процентов.

ﾷ Введение счета с овердрафтом. Овердрафт представляет собой кредитование счета компании. То есть если средств на счете на оплату текущих расходов будет недостаточно, их можно получить от банка без оформления кредита. На счете после получения средств образуется минус. Деньги, которые переводятся на него, идут на оплату задолженности. Преимущества овердрафта – это получение средств в минимальные сроки, автоматическое покрытие долга. Некоторые банковские учреждения выдают льготный период кредитования. То есть в этот период проценты начисляться не будут.

ﾷ Факторинг. Представляет собой комплексные услуги для организаций, которые работают по принципу постоплаты. Рассмотрим принципы факторинга. Сначала магазин доставляет продукцию потребителю. Затем магазин уступает право требования задолженности фактору. Следующий шаг – перечисление фактором части денег компании. Средства покупателя идут фактору. Оставшуюся часть он также переводит компании. При этом вычитается комиссия. У этого способа есть масса плюсов: быстрое получение средств, что важно при затяжных оборотах, предоставление денег без залога, частичная передача функций по контролю над дебиторскими долгами фактору.

ﾷ Оформление кредиток со льготными условиями кредитования. Многие обязательства компаний покрываются за счет личных банковских карт руководителя. Оформление кредитной карты позволит проводить безналичную оплату текущих расходов. Плюсы способа – мгновенное получение денег и отсутствие процентов в рамках льготного периода.

Все эти способы имеют свои преимущества. Однако наиболее эффективными являются именно превентивные меры.

5) Пример кассового разрыва в малом бизнесе

Рассмотрим одну из самых распространенных причин краха некрупного бизнеса у новичков, впервые сталкивающихся с кассовым разрывом. Представим себе, что ИП открыл магазинчик, взяв помещение в аренду, закупил товар, проплатил рекламу, оформил на работу продавцов (затрата – зарплата и соцвзносы) и т.п. Пусть первый год выдался удачным: магазинчик заработал клиентуру, продержался в сезонный спад спроса и очень удачно закрыл финансовый год. Обрадованный владелец хочет поощрить себя и потратить часть заработанных денег на свои желания. При этом средства, естественно, оказываются изъятыми из бизнеса.

Магазин оказывается на следующий год без «финансовой подушки» для покрытия кассовых разрывов, возникающих в «несезон» и вследствие других факторов. Как обычно неопытный ИП действует:

ﾷ не делает новые закупки товаров;

ﾷ обедняет ассортимент;

ﾷ уменьшает расходы на рекламу;

ﾷ увольняет часть штата и т.п.

Иногда, пытаясь спасти положение, предприниматель берет кредит, не имея четкого плана по его возврату, тем самым еще больше залезая в финансовую кабалу. По факту, он стремится сократить расходы, а на самом деле, теряет клиентуру и в результате в момент, когда спрос мог бы повыситься, у него нет средств на его удовлетворение, налицо кассовый разрыв.

Правильный вариант реагирования – думать о возможном варианте кассового разрыва заранее, ибо для любого бизнеса он более чем вероятен. Что предпринять можно:

ﾷ завести специальный резерв для подобных случаев;

ﾷ добиться у контрагентов отсрочки платежей по поставкам;

ﾷ взять кредит на оптимальных условиях, спланировав его возврат;

ﾷ вынимая деньги из бизнеса, хорошо просчитать рентабельность.

Неправильные решения:

ﾷ поднять цены – люди быстро поймут, что они завышены;

ﾷ надеяться на лояльность постоянных покупателей – ее недостаточно для сохранения прежнего объема денежных поступлений;

ﾷ распродавать товар по себестоимости или ниже – это такая же потеря денег;

ﾷ снизить рекламу – это утрата клиентуры.

2. Так ли страшен кассовый разрыв и могут ли быть в нем плюсы

Один из страшных снов предпринимателей - кассовый разрыв. Но так ли страшен кассовый разрыв и в чем его плюсы для бизнеса?

Кассовый разрыв - временный недостаток денежных средств, когда в бизнесе не достаточно денег, чтобы оплатить текущие обязательства (выплатить зарплаты, сделать закупку товаров и услуг, заплатить налоги и т.д.).

1) В компании начинают считать и отслеживать финансовые показатели

Если был беспорядок в финансах компании до кассового разрыва (не организован учет взаиморасчетов с клиентами, нет контроля дебиторской задолженности, не формируется управленческая отчетность и т.д.), то в срочном поиске ответа на вопрос, где взять деньги, в компании проводится инвентаризация ресурсов и обязательств (у кого собрать, что продать, кому задержать платеж и пр.), выполняется анализ, составляются управленческие отчеты/

И встает вопрос, а можно ли было предвидеть кассовый разрыв и в чем его причины?

Ставится задача навести порядок в финансах.

2) В компании начинают управлять финансовым циклом

Финансовый цикл - период времени между оплатой поставщикам и получением денег от клиентов. Включает управление финансовым циклом работу с дебиторской задолженностью (ускорение собираемости оплат от клиентов, внедрение скидок за досрочную оплату, определение политики предоплат и постоплат, штрафных санкций за просрочку платежей и др.), кредиторской задолженностью (рассрочки платежей, постоплаты, скидки за объем закупки и пр.), ускорением производственного процесса (срока выполнения обязательств).

Выполняется одна из ключевых задач финансового менеджмента - сокращение финансового цикла до минимума.

Чем меньше финансовый цикл, тем быстрее оборачиваются деньги в компании, тем быстрее компания получает прибыль и денежный поток для покрытия кассового разрыва и ведения деятельности.

3) В компании начинают планировать движение денег

Возникают кассовые разрывы из-за разницы в датах поступлений и выплат денежных средств.

Платежный календарь - простая таблица с графиком планируемых платежей и поступлений денег, с прогнозом остатка денег на конец каждого дня - самый простой и быстрый инструмент планирования денег, который внедряется, если ранее не был внедрен.

Видно в календаре - если на какую-то из дат выплат запланировано больше, чем плановый остаток денег на начало дня и плановые поступления в этот день, то планируемый остаток на конец дня отрицательный (Деньги на конец дня = Деньги на начало дня + Поступления за день - Выплаты за день).

Когда виден при планировании кассовый разрыв, есть время заранее принять меры:

ﾷ обеспечить поступление средств от клиентов,

ﾷ привлечь финансирование,

ﾷ отложить несрочные покупки на более позднее время,

ﾷ договориться с поставщиками об отсрочках платежей,

ﾷ спланировать денежные потоки так, чтобы в планах и далее - по факту не было отрицательного остатка, который свидетельствует о кассовом разрыве.

4) В компании рассматривают дополнительные источники финансирования и их стоимость

Займы от учредителей, кредиты банков, банковские овердрафты, товарные кредиты от поставщиков, привлечение инвесторов (займы от инвесторов или продажа доли в капитале), формы поддержки от государства и др. - каждый из этих источников имеет разную стоимость, сроки и порядок привлечения.

То, на какие источники краткосрочного и долгосрочного финансирования, помимо собственной прибыли и средств учредителей, может рассчитывать компания в своей деятельности часто определяет возможности ее развития.

5) В компании задумываются об устойчивости бизнес-модели

Если не редкость кассовые разрывы, а реальность постоянная, в которой существует компания, возникает вопрос - как организована бизнес-модель и выстроены бизнес-процессы, можно ли их сделать более эффективными, чтобы не испытывать нехватку денег или компания осознанно функционирует в такой модели?

Нехватка постоянная средств - это действительно временные кассовые разрывы или причина более серьезная - финансовая неустойчивость и риск банкротства компании? На практике зачастую ответы на эти вопросы приводят к изменению бизнес-модели.

Как правило, кассовые разрывы имеют краткосрочный характер, являются шоком для компании и менеджмент находит быстрые решения, чтобы ситуацию исправить.

В большинстве случаев это сделать удается и более в такие финансовые ситуации не попадать. Или же попадать уже осознанно с минимальными негативными последствиями, практикуя финансовое планирование и управление финансами компании.

6) Как выйти из кассового разрыва

Возникают ситуации в бизнесе, когда денег платить по счетам не хватает. Вроде бы и обороты растут, и клиентов становится больше, но заплатить поставщикам или сотрудникам нечем. Знакомьтесь, это кассовый разрыв.

Могут быть разные причины разрыва. Например, получаем деньги от клиентов через месяц, а поставщикам платим сейчас. Или заказали много товара под грядущий рост спроса, а клиенты задержали оплату. Можно и нужно много рассуждать о том, почему так произошло, внедрять инструменты для предвидения кассовых разрывов, изменять бизнес-модель. Но все это долгосрочные меры, а что делать, если кассовый разрыв прямо сейчас упрямо висит над душой?

Определить приоритетность платежей

Нужно выдохнуть и понять в самом начале, какие все-таки важнее платежи. Какие можно отложить оплаты, а по каким вас накажут, даже если просрочить всего на день. Нужно это для того, чтобы не задумываться о важности платежа каждый раз. Ведь решать, кому платить, а кто подождет, предстоит часто.

Разбейте платежи по группам:

1. Обязательные платежи с четкой датой и суммой — налоги, кредиты, аренда, принципиальные поставщики.

2. Обязательные платежи с плавающей датой, которые можно задержать на несколько дней — зарплаты, лояльные поставщики, интернет.

3. Необязательные платежи, без которых можно выжить — офисные расходы, обучение сотрудников, представительские расходы.

Это только пример. Приоритетность определите сами, вы лучше знаете, какие платежи для вас важнее.

Вывод:

Кассовый разрыв образовывается согласно несоответствию операционного и финансового цикла. Совершенно рядовая ситуация и для небольших и для крупных компаний - появление разрывов. Чтобы выйти из кассового разрыва необходимо определить приоритетность платежей, отодвинуть оплаты, подвинуть ближе поступления, рассчитаться не деньгами воспользоваться факторингом, стимулировать покупателей к предоплатам.

Избегайте кассовый разрыв в компании, который представляет собой несоответствие операционного и финансового цикла для небольших и для крупных компаний!