1. Как повысить продуктивность ваших сотрудников
Каждый работадатель заинтерисован в том, чтобы повысить продуктивность трудовх ресурсов своей компании. В этой статье рассказываем о различных способах, как это сделать от традиционных до технологичных.
1) 5 основных факторов, влияющих на продуктивность сотрудников
Рассмотрим основные факторы, которые влияют на продуктивность работы персонала.
Зарплата
Гарантией высоких результатов не является высокая зарплата. В некоторых случаях противоположным ожидаемым, несоразмерная оценка труда приводит к результатам. Но если привязать к выполняемым задачам материальное вознаграждение, картина становится другой. Однако Распределить работу между кадрами, здесь важно правильно – квалификация сотрудника должна соответствовать уровню поставленной задачи. Полезность самих задач, также не забывайте оценивать иногда они компании приносят такую выгоду, что разумнее ресурсы перераспределить или нанять для их выполнения дополнительного сотрудника.
Мотивация
В заинтересованности работников труде еще одна грань – это мотивация. Личным запросам сотрудника отвечать она должна и быть нацелена на достижение продуктивности всей компании. Если человек заинтересован в работе, он будет ее выполнять, если нет – не поможет ни материальное вознаграждение, ни система штрафов.
Соответствие должности
Сотрудники часто занимаются не тем, чего им на самом деле хочется. Такие факторы как образование создают рамки, наличие вакантных должностей или уровень зарплаты. Собственных сотрудников изучите внимательно на предмет обладания важными для компании навыками – возможно, какие-то кадры необходимо грамотно перераспределить.
Наличие критериев оценки
Чтобы можно было определить и оценить продуктивность, необходимо иметь определенные критерии, которые будут понятны каждому сотруднику. Это должны быть качественные и количественные показатели, выраженные в доступной форме. Сама по себе может служить система оценки хорошей мотивацией, что подтолкнет сотрудников к достижению показателей и выполнению планов.
Внимание руководства
Чтобы с максимальной отдачей работать, сотрудники чувствовать должны для компании свою важность. Ценность каждого работника подчеркивать необходимо различными методами, особенно когда касается дело фундаментальных задач. Ощущение собственной важности и ценности позволяет выполнять работу с большим усердием и достигать более высоких показателей.
2) Оценка продуктивности работы сотрудников
К повышению показателя продуктивности работы своего персонала стремится каждый руководитель компании. Об оценке данного показателя стоит прежде всего задуматься: для поиска подходов к улучшению чего-либо нужно иметь представление о том, как это работает.
Подразумевает продуктивность количество выполнения конкретных задач в течение условленного временного промежутка. О том, какие это будут задачи, как оценить уровень их выполнения и важность для компании, стоит говорить исключительно в контексте предприятия.
Если эффективность работы менеджера по продажам можно измерить количеством заказов, то с работой творческих профессий нужно искать определенный подход. От специфики работы компаниизависят критерии оценки. Может быть это как количество произведенного или проданного товара, так и процент выполнения, скорость, отзывы клиентов или повышение репутации.
Основные факторы, от которых зависит продуктивность:
ﾷ Управление и организационная структура.
ﾷ Квалификация работника.
ﾷ Количество задач в работе.
ﾷ Трудовые условия и обстановка.
ﾷ Наличие всех необходимых ресурсов для выполнения задачи.
ﾷ Удовольствие от работы.
Можно повысить продуктивность, влияя на каждый из этих факторов, но стоит подумать прежде о тех критериях, по которым вы будете ее оценивать.
3) Повышение продуктивности работы сотрудников
Напрямую зависит продуктивность работы сотрудников от условий, которые создает работодатель, а также от личной мотивации. Существуют подходы помимо премиальной системы, реорганизации и прочих довольно затратных методов, которые позволят увеличить производительность без особых усилий. К ним можно отнести:
ﾷ Улучшение рабочей атмосферы.
ﾷ Нематериальные бонусы.
ﾷ Персональный анализ рабочей деятельности.
ﾷ Планирование и систематизация.
ﾷ Установка дедлайнов и ограничений.
ﾷ Разработка инструкций и алгоритмов.
ﾷ Введение систем учета.
Рабочая обстановка – это те условия, в которых сотрудник проводит большую часть времени. Чаще всего именно от качества этого фактора и зависит продуктивность сотрудника и его желание работать. Выясните, в коллективе имеются ли проблемы, нужно ли ввести дополнительные меры по сплочению коллектива, насколько комфортны условия труда.
Не обязательно должны быть награды материальными – если нет ресурсов у компании на премии, то другими бонусами их можно заменить. Благодарности, рекомендации, грамоты, регулярный конкурс на лучшего сотрудника, сертификаты и скидки в компании или у партнеров – все это развивает у работника привязанность к компании и положительно влияет на продуктивность труда.
Выполняться могут неэффективно определенные задачи в силу несовершенства бизнес-процессов. На предмет различных пробелов Внимательно анализируйте работу сотрудников, пустой траты времени и прочих, замедляющих общую деятельность мелочах. Простая смена алгоритма часто может существенно повысить показатели.
Проанализируйте деятельность компании и введите удобную для вас систему распределения и контроля задач, чтобы четко представлять, на что уходит время работников и в каком количестве. Уйдет время на выстраивание подобной схемы, но результат не заставит себя ждать.
На решении первоочередных проблем помогут сфокусироваться дедлайны и прочие ограничения. не только речь об ограничениях по времени – можно ограничить и сами задачи. Если к показателям привязана зарплата, то это поможет сфокусироваться и выполнять работу быстрее. Между напряженной работой и размеренной важно соблюдать баланс – постоянные дедлайны могут привести к стрессу и эмоциональному выгоранию.
Значительно может упростить разработка инструкций и алгоритмов и ускорить рабочие процессы. Важная деталь – они должны быть разработаны компетентными специалистами и учитывать специфику работы отдельных сотрудников. Лучше планировать рабочее время позволит оптимизированный план выполнения задач и достижения целей и не размениваться по мелочам. Упростить процесс адаптации новых сотрудников значительно могут также инструкции.
Нахождение сотрудника на рабочем месте можно отследить с помощью различных устройств и программ, процесс выполнения работы и количество затраченного времени. Служат подобные программы стимулом для целевого расходования отведенных часов и помогают составить представление об эффективности сотрудников. О существующей системе контроля важно информировать персонал, чтобы не вызвать негативную реакцию и неприятные последствия.
4) 15 техник повышения продуктивности
Автор сайта A Life of Productivity (alifeofproductivity.com) Кри Бэйли решил провести эксперимент: чтобы повысить свою продуктивность, он работал целый месяц не по 40 часов в неделю, а по 90. Первый вывод, который он сделал после эксперимента: многочасовая работа увеличит вашу производительность только в краткосрочной перспективе. Такая работа в долгосрочной перспективе приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.
Как повысить личную продуктивность без авралов и ущерба для здоровья? Узнайте из статьи электронного журнала «Генеральный Директор».
5) Программы для отслеживания продуктивности сотрудников
Отметить стоит, что этичность подобной слежки – вопрос, который должен решаться индивидуально каждым руководителем.
Info Watch Person Monitor
Главная задача этой программы – проанализировать, насколько эффективно работники расходуют свое время. На определенных ресурсах она фиксирует нахождение, полезных для работы и не очень. В случае, когда общение с клиентами ведется по телефону, записываются разговоры. Составляется отчет по результатам, который создает картину использования рабочего времени. Служит полезным дополнением возможность составить список, на которые программа будет реагировать острее. Например, использование неверной лексики в общении с клиентами или обсуждение секретов фирмы в частной переписке.
Yaware.TimeTracker
Позволяет это приложение определять рамки рабочего времени. Оно отслеживает, сколько времени человек проводит за компьютером, какие сайты посещает, а также периоды, когда задачи перестают выполняться. Также приложение контролирует пробелы в работе и просит прокомментировать периоды, когда сотрудник не сидел за рабочим столом, например, отходил на кофе-брейк или совещание с руководством. Остается на совести самих сотрудников выполнение задач вне офиса, но программа позволяет систематизировать пробелы в рабочем графике. Как и в других программах, имеется также функция скриншотов экрана, чтобы контролировать, насколько работник эффективно выполняет рабочие задачи и не занимается сторонними проектами.
2. Как повысить продуктивность коллектива? Новейшие методы
Быстрее, больше, лучше… Сделать три заказа за то время, которое раньше требовалось для обработки двух. И при этом получить благодарность от клиента за качественно сделанную работу и премию от начальника.
В финансовом плане приятно и выгодно — так и продолжаем дальше трудиться!
Получаешь определенное удовлетворение от этого, когда делаешь хорошо и качественно свою работу. А как организовать работу в коллективе, чтобы повысить продуктивность всего отдела или компании в целом? Как разбудить желание работать у всего штата сотрудников? Что делать: повышать личную мотивацию каждого, заинтересовывать морально и материально? На эти вопросы ответим в нашей статье.
Выделим самые распространенные методы, которые требуют значительных финансовых вложений:
1) Самые распространенные методы стимулирования персонала.
1. Затратный, но необходимый способ стимулирования персонала:
1) увеличение зарплаты;
2) премии (за проект, за год);
3) бонусы (% от проекта).
Это хороший способ показать сотрудникам, что они получат в результате. Но как достичь таких результатов — каждый должен найти решение самостоятельно.
2. Дополнительный отпуск или выходные
Такое поощрение отдыхом стимулирует сотрудников к быстрому выполнению работ.
3. Автоматизация рабочих процессов
В деятельности любой компании есть рабочие процессы, которые можно упростить, облегчить за счет автоматизации. Так, использование специальных программ облегчает, например, ввод данных, автозаполнение стандартных форм и шаблонов, упрощает переписку с клиентами и т.д. Сокращая время на выполнение отдельных операций, можно добиться уменьшения общих трудозатрат. В результате освобождается время для выполнения других, более приоритетных задач.
4. Постоянный контроль со стороны руководства
Потребует личного вмешательства руководителя, а его рабочее время — самое дорогое.
5. Оплата обучения сотрудников — отправка на курсы, тренинги, семинары.
Забота о персонале, о его развитии показывает заинтересованность руководителей в работниках. И, конечно же, поможет повысить продуктивность коллектива.
Способы вышеперечисленные — классические способы стимулирования. Но не всегда эффективны материальные способы стимулирования. Свои пределы все имеет: при достижении определенного уровня дохода последующее увеличение заработной платы не приводит к повышению качества работы сотрудников.
Поэтому сейчас все больше перенимают российские компании западные способы повышения эффективности труда сотрудников. Крупных вложений они не потребуют, но результаты могут получиться отличные.
2) Малозатратные способы стимулирования сотрудников:
1. Создайте условия и атмосферу. Обстановка на рабочем месте должна располагать к работе, отношения в коллективе должны быть дружелюбными, и сотрудники понимают задачи каждого в достижении общей цели.
2. Хорошо работают в такой комфортной рабочей атмосфере способы морального поощрения, выделение достижений отдельных сотрудников: вручение грамот, фото на доске почета (если таковая есть). Даже на словах выраженная, но искренняя и от души личная благодарность, может придать силы и энергии для еще лучшей работы. Неплохим стимулом может стать и сертификат на бесплатное использование услуг компании, в которой он трудится. Врученный вкупе с грамотой, он станет отличной возможностью повысить лояльность сотрудника к компании и увеличить его продуктивность. Этот способ с успехом применялся в нашей стране при плановой экономике. Всем хорошо известны соцсоревнования того периода.
3. Важен индивидуальный подход к каждому сотруднику. Сделать анализ работы сотрудника, определить, свое ли место он занимает — возможно, он будет более полезен на другой должности в коллективе. Или ему можно смело доверять и увеличить его полномочия на текущей должности. Для кого-то свобода действий и доверие подстегнут к покорению еще больших вершин. Повышение в должности — как следующий этап развития карьеры — лучший способ отметить перспективного сотрудника. Но вместе с повышением, конечно же, нужно использовать и финансовый метод — прибавление к зарплате.
4. Правильная организация времени и планирование — залог успеха и хорошей успеваемости. Еженедельные планерки, отчеты о проделанной работе и планы предстоящих дел на следующую неделю помогают систематизировать работу. Но важно чтобы собрания не превратились в формальность, а на написание планов и отчетов не уходило половина рабочего времени. Такие отчеты нужны, чтобы помочь оптимизировать задачи. Увидеть большую задачу в целом, а затем разложить ее на отдельные шаги, или придать задаче конкретное выражение в цифрах или сроках. Тогда решить такую поставленную задачу будет легче.
Хотите добиться более быстрого решения задачи? Один есть проверенный метод на выполнение задачи установите конкретное время . Никогда так эффективно не работается, как в последний день или час перед окончанием отведенного времени. Но главное здесь не слишком переусердствовать. На выполнение задания времени должно быть достаточно, но не избыточно. Должно такое задание давать вызов, но быть достижимо в отведенный срок. Однако если это не просто помогает организоваться, а сильно напрягает, то нужно помнить, что нельзя все время работать «под напряжением». Назначать также полезно промежуточные точки — по ним удобно контролировать ход выполнения и можно вовремя понять, что задача проваливается. Можно в конце проекта провести ретроспективу проекта, чтобы учесть опыт для последующих задач: у кого из сотрудников какие промахи в работе были. И что нужно делать по-иному, чтобы этих промахов избежать в дальнейшем.
А поможет вообще систематизация накопленного опыта посредством создания инструкций и регламентов. Должны такие инструкции содержать пошаговый план действий и описание всех этапов работы, в том числе и указание сроков для их выполнения. Станут эти документы хорошим обучающим пособием для новичков. Много полезного тоже почерпнут оттуда действующие сотрудники.
Одно из последних новшеств это — введение системы учета рабочего времени. Позволяет такая программа контролировать время проведенное сотрудником за компьютером, повышает навыки самоорганизации и позволяет отследить эффективность использования рабочего времени. Позволяет также система руководителю линейных подразделений и департаментов определить, кто из сотрудников имеет потенциал для роста (например, из отчета руководитель увидел, что сотрудник во время выполнения работы использовал онлайн-справочники, которые помогли сделать задачу лучше) и что можно улучшить в работе коллектива. Для примера, одна всем хорошо известная энергетическая компания «А» за 4 месяца сократила транзакционные издержки рабочего времени в абсолютных цифрах на 12 миллионов рублей, при этом целевое использование рабочего времени увеличилось на 20%).
3) 5 потрясающих способов повысить производительность команды
Отдыхайте
На пределе возможностей действовать невозможно весь день — да оно и не нужно. Они быстро выгорят, если не давать сотрудникам шанс на восстановление. Отсюда невыполненные задачи, стрессы и текучка кадров.
Помните — мышцы растут не во время, а после тренировки. Так же и продуктивность растет не во время работы, а при отдыхе. Поэтому сотрудникам не ставьте сразу 10 задач. Вместо этого давайте одну, а после ее выполнения позволяйте сотруднику перевести дух: попить воды, сделать зарядку, пройтись по офису. Только после этого давайте ему новое поручение.
Если чувствуете, что устали — уберите все из рук, закройте глаза и посидите 5 минут. Не делайте ничего параллельно. Мозг начнет фоном перерабатывать всю полученную информацию и встраивать ее в общую картину. Так вы избавитесь от перегруженности.
Разгружайте память
Наша память делится на кратковременную и долговременную. Кратковременную мы забиваем сиюминутными проблемами — сделай то, ответь тому, позвони этому. А в долговременную уходит часть задач, которые мы так и не выполнили. Но много в нее не засунешь — мозг начнет вытеснять то, что мы запомнили ранее. Отсюда и завалы.
Что делать? Прилетающие задачи сразу записывайте. Но мало записать, их еще надо правильно упорядочить: одни более срочные, другие более ответственные. Чтобы в голове был порядок, создайте его сначала на бумаге. Заведите несколько папок: бумажных или виртуальных.
1. Задачи (простые, понятные действия, ради которых не придется подключать мозг)
2. Долгосрочные проекты (комплексная активность, перед выполнением которой придется подумать)
3. Информация (то, что пригодится при выполнении задач или проектов)
4. Встречи
Все остальное, что никуда не подходит — отбрасывайте.
Правильно формулируйте задачи
Снизит расход точная постановка задач «мыслетоплива» и избавит от бесконечного прокручивания проблем в голове. При составлении задач следуйте 4 советам:
1. Задача должна отвечать на вопрос «Что делать?»
2. В ней должен быть глагол (прочесть, посмотреть, изучить, позвонить и т.д.)
3. Она не должна отнимать много умственных сил
4. Разделите задачу на мелкие части
Ошибочно: «Узнать о страховке»Верно: «Сначала позвонить Веронике из отдела кадров и узнать номер страховой, потом позвонить в страховую»
Обновляйте систему
Список дел нельзя составить «по науке» и успокоиться. Каждую неделю нужно доставать из своих папок наиболее срочные и важные задачи, какие-то из них выполнять, а в остальных проводить ревизию:
1. Все ли задачи всё еще нуждаются в выполнении?
2. Появились ли новые задачи, которые помогут выполнить старые?
3. Стоит ли переделать уже завершенные задачи?
4. Сместились ли у меня приоритеты?
5. Повлияют ли на задачи запланированные события в ближайшую неделю-две?
Не отвлекайтесь
Частое переключение внимания — самое опасное. Вы бросаете задачу, отвлекаетесь на новое письмо, отвечаете на него, и потом с трудом возвращаетесь к начатому процессу. Надо потратить при этом мыслетопливо, чтобы вспомнить, на чем вы остановились и что делать дальше. Если ваших сотрудников будут атаковать оповещения из соцсетей, чата и почты, то в какой-то момент работник будет тратить на них больше времени, чем на свои рабочие обязанности.
Поэтому:
1. Удалите отвлекающие приложения из смартфона или просто отключите уведомления
2. Проверяйте почту не более 2-х раз в день: отведите на это по 20 минут утром и после обеда — в большинстве случаев письма не требуют срочного ответа, а значит, так вы сэкономите силы без потери качества работы
3. Поставьте на рабочий компьютер плагины, ограничивающие доступ к соцсетям, чтобы не было соблазна зайти и полистать новостную ленту
4. Ведите всю деловую коммуникацию с сотрудниками в одном месте, это избавит от миллиона уведомлений из разных программ. Например, только в Skype, только в Slack или Telegram, а лучше — в CRM-системе. Последняя удобна еще и тем, что там можно сразу ставить задачи
Автоматизируйте работу
На скучные рутинные задачи немало сил и времени уходит . Отправить письмо, составить отчет, собрать информацию о клиенте из разных программ. Можно все эти действия автоматизировать с помощью специального софта — CRM-системы. По исследованию Salesforce, такие программы помогают повысить продуктивность работы до 34%. Как это происходит? У компании SalesapCRM есть доступное предложение, которое за секунды сделает за менеджеров всю рутинную работу, которая отнимает 2-3 часа:
1. CRM автоматически создает документы и письма по шаблону — вставляет в них персональные данные клиента и информацию о его покупках. Два клика — и письмо готово!
2. CRM захватывает входящие звонки и записывает разговоры — сразу открывает карточку звонящего клиента, чтобы менеджер не тратил время на ее поиски. Запись звонков поможет руководителю услышать реакцию клиентов на предложения менеджеров и скорректировать скрипты, если это нужно;
3. CRM захватывает заявки с сайта и преобразует их в карточки клиентов, после чего сама ставит задачу менеджеру отработать эту заявку;
4. CRM собирает всю информацию о клиенте в одной карточке — и больше не надо искать контакты и документы в разных папках.
Как все-таки повысить продуктивность работников? Используйте «Джедайские техники»: не отвлекайтесь, отдыхайте, разгружайте память, правильно формулируйте задачи и время от времени разгребайте их. А все, что можно автоматизировать — автоматизируйте! Зарегистрируйтесь в SalesapCRM бесплатно и протестируйте систему в течение 7 дней. А свободное время потратьте на что-то более полезное.
Вывод:
Повышение продуктивности работников позволяет добиться высоких результатов в работе всей организации. Достичь успеха в этой области можно только проанализировав работу персонала и разработав ряд действий, нацеленных на улучшение ситуации.
Повышение продуктивности – процесс серьезный, но не всегда требующий большого вложения финансовых ресурсов: есть простые способы повышения продуктивности, основанные на нематериальной мотивации.
Работа над продуктивностью сотрудников позволяет пересмотреть протекающие в компании процессы и значительно их оптимизировать.
Чтобы понять, какие способы позволяют улучшить производительность вашего «офисного планктона», надо, прежде всего, уловить саму взаимосвязь между работой как таковой, и ее эффективностью. И тут все теоретики в один голос заявят, что корень эффективности труда есть мотивация работающего. Сотрудник ходит на работу в первую очередь ради материального вознаграждения. Это замечательно, потому что есть общая для компании и для сотрудника цель – зарабатывать больше, чтобы иметь больше возможностей в жизни. Потому все успехи и «косяки» компании должны отражаться соответственно в поощрении либо наказании сотрудников.
Повышайте продуктивность трудовых ресурсов своей компании от традиционных до технологичных, оценивая эффективность работы сотрудников!