Soft skills: как давать позитивную и негативную обратную связь коллегам

В прошлый раз мы писали, как создали свой внутренний курс, чтобы помогать нашим коллегам развивать свои soft скилы и рассказывать о культуре экологичного общения в команде. Сегодня хотим поделиться с вами практическими рекомендациями на тему того, как правильно давать обратную связь коллегам, чтобы помогать им расти и развиваться.

Когда мы отмечаем положительные моменты в поведении или в работе другого человека, мы закрываем его потребности в признании своей важности, принадлежности и мотивации. Быть частью «стаи» в нас заложено природой, поэтому для нас значимо получать интерес и одобрение извне. Лайки в социальных сетях — самое наглядное тому подтверждение. Позитивная обратная связь на работе — это тоже лайк, только более адресный и от человека, которого вы знаете лично.

Может показаться, что зарплата — это эквивалент признания ценности сотрудника. Но когда человек в компании долго не получает обратной связи от коллег о том, как он справляется, всё ли хорошо и над чем ещё поработать, у него начинается внутренний кризис признания.

Очень частая ошибка — ставить позитивную обратную связь и похвалу в один ряд. Например, фраза «Молодец, ты очень классно сделал свою работу» — это похвала, и она может вызвать гамму эмоций: от гордости за свою работу до недоверия, опасения или неприятия. Похвала — это субъективная оценка, которая сделает человеку приятно, но не подсветит те моменты, которые будут полезны для его развития.

Пример из жизни: «Вася, спасибо, что ты очень оперативно подготовил отчет и учел все мелочи, которые мы обсуждали, я очень ценю твою скрупулёзность, а ещё клиент будет рад, ведь мы отправим ему вовремя отчет». Со стороны, возможно, это звучит очень длинно и объёмно, поэтому можно сказать кратко: «Вася, спасибо за оперативный и подробный отчет, клиент будет рад, что мы отправили всё в нужный срок». Финальный вариант фидбека зависит от степени неформальности ваших отношений и от ситуации, но важно всегда использовать схему: «конкретные действия — влияние на команду / компанию».

Позитивную обратную связь стоит давать регулярно, не дожидаясь конца проекта или того момента, когда ваш коллега уволится. Мы уверены, что в работе каждого человека можно найти что-то вдохновляющее и вас, и вашего коллегу. Кстати, важно давать фидбек, когда вы сами в нормальном и ресурсном состоянии.

✅ Формула позитивной обратной связи: вы описываете действие вашего собеседника и конкретный результат, который повлиял на компанию.

✅ Никогда нельзя переходить на личности и давать субъективную оценку конкретному человеку: наш фидбек основан только на конкретных действиях и результатах.

Негативную обратную связь озвучивает не только руководитель: ей совершенно нормально и нужно обмениваться с вашими коллегами, потому что это помогает обратить внимание на качество работы на ранних этапах. А это повышает уровень профессионализма команды в целом. Мы советуем не бояться негативной обратной связи, но рекомендуем давать ее экологично.

✅ Во-первых, есть большая разница между критикой и негативной обратной связью: первое — это оценка, а второе строится на наблюдении за конкретными действиями. Например, сообщение «Ты плохой дизайнер, как тебя вообще наняли на работу» дает оценку личности. А фраза «Я заметил, что в последние пару недель ты допускаешь ошибки в макетах, и заказчик часто об этом пишет. Расскажи, с чем это связано?» — перечисление наблюдений.

✅ Во-вторых, у обратной связи есть цель: например, вы хотите повысить эффективность работы сотрудника, или помочь исправить ошибку, или вам важно обратить внимание на то, что работа коллеги не соответствует планке качества, которую транслирует компания для клиентов. Важно спросить себя, зачем вы сейчас будете говорить с вашим коллегой или подчинённым, и что хотите донести. Потому что часто бывает, что в ходе разговора, который начинался спокойно и конструктивно, обе стороны переходят во взаимные обвинения друг друга в прошлых ошибках и сами не замечают, как начинают защищаться или нападать. Вряд ли в таком контексте возможны рост и развитие.

Если вы ждете от человека конкретных действий после вашего диалога, это нужно чётко проговорить. Ведь как негативная, так и позитивная обратная связь даются из состояния «ты – окей» и «я – окей», и другой человек может как принять ее к сведению, так и не принимать.

Важный ингредиент экологичной обратной связи — пример того, что помогло бы решить проблему, или направляющий вопрос. Такой формат помогает человеку учиться и расти, а не убегать от трудностей.

Как это работает в жизни: ваш коллега написал недостаточно качественный текст и отдал его вам накануне дедлайна. Ваше напряжение ожидаемо выросло до предела.

• Пример плохой обратной связи: вы прямо скажете, что всё ужасно, не вовремя и вам самому нужно всё исправлять. Вы в данном случае говорите с позиции «родителя», а ваш коллега — «ребенок», у которого скорее всего опустятся руки. И он будет недоумевать, почему вы думаете о нем так плохо.
• Пример хорошей негативной связи: вы благодарите за полученный текст и говорите, что хотите его прокомментировать. Затем просто проходитесь по списку и подсказываете альтернативы: либо даете примеры, либо направление, в котором нужно подумать.
  

Заранее предупредите коллегу, что хотите с ним обсудить конкретную ситуацию или его работу на проекте. Негативную обратную связь нужно давать в ходе личной беседы. Можно сообщить, что вас беспокоит определенный момент, поэтому вам важно его проговорить, и для этого вы назначаете время и дату.

Если вы просто скажете «нужен разговор, давай встретимся», вы вызовите в собеседнике бурю эмоций ещё до встречи. Поэтому — только конкретика и корректность.

Например, вам важно, чтобы качество продукта было на высоком уровне: ваш коллега не справляется, вы даете негативную обратную связь, где хотите донести, как важно держать планку и какими конкретно действиями этого можно достигнуть.

В процессе беседы не переходите на личности и не нападайте, потому что вы, вероятнее всего, получите реакцию «бей или беги».

Очень важно не сразу сваливать на человека все ваши тезисы, а подать их структурно: начать разговор с того, что в коучинге называется «слова-ледоколы», то есть с обсуждения более отвлечённых тем про дела в жизни и на проекте.

После того, как вы всё сказали, важно спросить у вашей собеседника, что он думает. У него могут быть свои аргументы, которые дополнят вашу картинку мира. А ещё будет хорошо, если вы предложите поискать решение ситуации вместе. Если ваш коллега спрашивает совета у других членов команды, то он сам получает новый опыт и растет.

✅ Два способа дать негативную обратную связь:

• Метод «трех П»: проблема, причина, поддержка. Вы озвучиваете сложность, предполагаете, что стало причиной, и в конце поддерживаете человека. Последнее не значит, что вы решаете проблему за человека: вы можете просто сказать ему что-то хорошее и подбодрить.
• Метод ненасильственного общения. Вы делитесь своим наблюдением о том, что произошло, своими чувствами относительно этого наблюдения с позиции «Я» (желательно его объяснить), и везде всё конкретизируем. В конце, если возможно, предложить способ решения проблемы или задать направляющий вопрос, возможно, вы вместе найдете выход из ситуации, что очень здорово для вас обоих и помогает совместному развитию.Как это может выглядеть на реальном примере: «Вася, я заметил, что макеты, которые ты сделал, очень похожи на работу студии N. Посмотри, пожалуйста, скрины. Меня беспокоит, что у компании могут возникнуть проблемы, и нас обвинят в плагиате. Скажи пожалуйста, ты использовал что-то из проектов студии N как референс? Как думаешь, что мы можем предпринять, чтобы обезопасить себя на всякий случай?»

Мы обсудили, как лучше давать конструктивную обратную связь, которая не только не демотивирует другого человека, но и вдохновляет расти и развиваться. Давайте выделим общие полезные инструменты для обоих типов фидбека:

✅ Всегда делитесь своими наблюдениями о конкретных действиях собеседника,

✅ Всегда держите в голове цель вашей речи, какую бы обратную связь вы не давали,

✅ Никогда не переходите на личности и оценивайте только поступки человека в рамках его рабочей роли,

✅ Когда даете негативную обратную связь, обязательно после вашего монолога спросите у человека, что он думает, и внимательно выслушайте его аргументы,

✅ Позитивную обратную связь давайте публично, а негативную — лично,

✅ Не используйте фразу «Нам нужно серьёзно поговорить» и всегда говорите, что конкретно хотите обсудить на личной встрече.

Мы будем рады, если в комментариях вы поделитесь своими примерами инструментов, которые помогают вам давать обратную связь вашим коллегам.

#softskills #культура #hr #команда #обратная_связь #корпоративнаякультура #коммуникация #команда #nerveai #remote #remotework #remoteteam