5 фундаментальных советов от Microsoft как сделать удаленку эффективной (и комфортной)

Статья про гибкость, смелость, доверие и то, как помочь сотрудникам сфокусироваться на главном.

Сотрудники, которые сейчас возвращаются к офисной работе совсем не те, что уходили на удаленку в 2020.
Согласно исследованиям среди пользователей Microsoft Teams, с февраля 2020 года время еженедельных совещаний увеличилось на 252%, а само количество встреч на 153%. Полное отсутствие границ между рабочим и личным временем привело к тому, что проблема профессионального выгорания стала одной из главных для бизнеса за последние пару лет.

Ниже 5 советов для руководителей относительно того, как вернуть своих сотрудников к правильному балансу работа/жизнь и повысить продуктивность команд.

1. Новые стандарты работы

- Записывайте встречи, когда это возможно.

Поощряйте организаторов нажимать кнопку записи в верхней части каждой встречи — при условии, что участники дали на это разрешение, — чтобы все, кто не присутствует, были уверены, что смогут наверстать упущенное позже.

- Создайте понимание, что несрочные сообщения могут подождать.

Дайте понять руководителям, менеджерам и сотрудникам, что можно не проверять электронную почту и общаться в чате в нерабочее время.

- Выделите время на работу без отвлекающих факторов.

Поощряйте сотрудников выделять в календаре время для сосредоточенной работы или времени, свободного от совещаний. По возможности сообщайте о вашей доступности тоже. Добавьте примечание к своей подписи — в Outlook и Teams — со своим стандартным рабочим временем. Сообщите людям в начале письма, если сообщение не является срочным и ответа не требуется.

- Поэкспериментируйте с днями без совещаний.

Исследование MIT Sloan Management, проведенное в 2022 году, показало, что, когда компании ввели один день в неделю, свободный от совещаний, производительность выросла на 35 процентов. Два дня без совещаний в неделю показали рост производительности на 71 процент.

- Постоянно общайтесь со своей командой.

Ищите разные точки зрения. Развитие эмпатии имеет решающее значение, как и понимание того, чего хотят и в чем нуждаются ваши сотрудники.

2. Подавайте пример и четко планируйте время.

Лидерам и менеджерам особенно важно моделировать культуру, которую компания пытается развивать. Если вы пропагандируете work-life balance, то будьте добры - не пишите сообщения сотрудникам по вечерам и выходным. Выделите время на самые важные вещи, такие как сон, семья, работа, спорт и так далее и четко контролируйте распределение времени между этими категориями. Призовите своих сотрудников сделать то же самое, напомните, что здоровое распределение времени между работой и личной жизнью - это не привилегия, а обязанность каждого.

3. Предоставьте менеджерам возможность экспериментировать.

В гибких моделях работы менеджеры играют ключевую роль в согласовании потребностей отдельных сотрудников и команд с приоритетами бизнеса. Зачастую это является довольно сложной задачей, поэтому руководители должны иметь как можно больше свободы в выстраивании взаимодействия со своей командой.

4. Дайте людям возможность расставлять приоритеты.

Расстановка приоритетов — один из лучших способов, с помощью которых сотрудники могут контролировать свое рабочее время. Чтобы сотрудники верно расставляли приоритеты, они должны четко понимать бизнес цели компании и то, как именно их работа влияет на достижение этих целей. Методика OKR в помощь.

5. Создайте общие договоренности и пересматривайте их по мере необходимости.

Вы можете устанавливать цели для бизнеса в целом и для его подразделений, ключевые показатели эффективности, периодичность предоставления отчетов и использовать любые другие инструменты, которые будут обязательными для всех. Но ничто не высечено в камне, и по мере изменения условий работы эти инструменты могут быть пересмотрены для того, чтобы увеличить эффективность взаимодействия.

Что должен сделать каждый сотрудник:

1. Расставляйте приоритеты. Не обязательно ходить на все совещания, на которые вас приглашают, если у вас не останется времени, чтобы выполнить свою работу. Выделите важное и сфокусируйтесь на этом. Да-да, кому из коллег придется отказать.
2. Делайте перерывы между звонками, хотя бы 5 минут, чтобы переключиться. А еще можно ставить звонки на 10-15-20 минут вместо стандартных 30.
3. Выделяйте время на работу в режиме "не беспокоить". Не зря такая опция есть во всех корпоративных чатах. Просто попробуйте спокойно поработать час, не проверяя рабочие чаты и не читая входящие (проверка, телеграма, whatsapp и остальных приложений туда же). Звучит супер просто, но вы сначала попробуйте.
4. Выделите время на правильное завершение рабочего дня. Раньше мы естественно ментально отключались от рабочих задач по дороге домой из офиса. Когда офис и дом соединились воедино стало очень сложно переключаться, поэтому важно забить 15-30 минут в календаре, чтобы подвести итоги дня и запланировать дела на следующий. Кстати, в Teams есть приложение Viva Insights, созданное специально для этих целей.

Как всегда, все вышеперечисленное звучит логично и банально, но количество исследований на тему продуктивной работы в гибридном/удаленном формате по-прежнему говорит о том, что бизнес слабо перестраивается на новые рельсы.