Как навсегда забыть о рутинной работе с данными? Кейс по автоматизации отчетов для компании, реализующей стройматериалы

Разные компании анализируют данные для своего развития. Последовательность такая: замеряем показатели, улучшаем их на основе анализа — вместе с ними растет бизнес. Конечной целью и результатом здесь всегда является рост компании и ее ключевых показателей.

Анализировать данные необходимо, но не всегда удобно — ведь информация может находиться в разных системах учета. Чаще всего у компаний появляется необходимость использовать несколько ее источников, а некоторые показатели считать вручную. У этой проблемы есть решение — внедрение единой системы аналитики. Ее построением мы и занимаемся в Data Sfera. Поэтому тут делимся своим опытом по работе с компанией, занимающейся реализацией стройматериалов.

Клиент занимается розничной и оптовой продажей стройматериалов. Продажи осуществляются через менеджеров. Процесс работы проходит в следующей последовательности: звонок менеджера — встреча для демонстрации продукта — завершение продажи онлайн. Соответственно, компании было важно анализировать:

• Финансовую составляющую;
• Эффективность работы менеджеров;
• Базу клиентов;
• Показатели продаж в динамике (чтобы видеть точки роста).

До того как заказчик обратился к нам, он уже использовал встроенную аналитику в amoCRM и 1C, а также часть отчетов сводил в Excel. Ему нужно было постоянно переключаться между программами, подсчитывать некоторые показатели вручную и каждый день формировать отчетность. При этом отчеты в основном были без наглядной визуализации, только в табличном виде. В связи с этим сложно было делать какие-либо выводы на их основе.

На основе этих трудностей мы с компанией-клиентом сформировали конкретные запросы для внедрения системы аналитики:

• Автоматизация сбора данных в отчете, чтобы избавиться от ежедневной ручной обработки данных;
• Качественная визуализация, удобное расположение метрик и интерактивность, чтобы с первого взгляда понимать, что стоит за данными;
• Возможность быстрого управления периодами анализа и другими фильтрами;
• Распределение прав доступа для руководителя и менеджеров;
• Дополнение отчетов новыми метриками. Например, компании было важно отследить оплаты с учетом “задела”. Задел — это полученная прибыль по товару, который еще не поступил к клиенту. Однако ни одно из используемых приложений данный показатель не считало. Приходилось считать вручную.

Забегая вперед, скажем: все запросы были выполнены. Как именно?

Дашборд 1 — общие показатели.

Первая страница любого отчета традиционно включает наиболее общие показатели. Так, этот дашборд позволяет увидеть общую картину: как идут продажи, что важно для продаж, их количество, средний чек, количество клиентов и т. д. Здесь же реализовано одно из основных требований клиента — автоматически рассчитывается маржинальный задел.

Можно также сравнить некоторые показатели. Например, прибыль от различных товаров. Для этого реализованы графики и диаграммы.

Дашборд 2 — продажи по менеджерам.

Здесь размещены детальные показатели по продажам каждого из менеджеров: сделки, встречи и заказы. Вверху при необходимости можно посмотреть общие показатели.

Основная возможность отчета — сравнить работу менеджеров между собой. Критерием эффективности их работы являются продажи. Поэтому можно проранжировать менеджеров по данному столбцу и увидеть, кто работает более или менее эффективно.

Дашборд 3 — продажи по клиентам.

Данная страница позволяет увидеть, какие клиенты являются более прибыльными. Как результат — принятие решения о том, с какими клиентами стоит работать и как именно.

Для этого на дашборде присутствуют общие показатели по клиентам (их количество, повторные клиенты и финансовые показатели). А также графики для просмотра динамики — по марже и продажам, и по доле успешных сделок. И сводная таблица по всем клиентам — можно ранжировать по среднему чеку и увидеть наиболее прибыльных.

Дашборд 4 — динамика.

Каждой компании важно видеть то, как и куда она двигается. Показатели в динамике как раз и описывают этот процесс движения. Впоследствии это дает возможность понять, какие аспекты бизнеса улучшаются, а над какими необходимо работать.

На этой странице расположены метрики с динамикой по месяцам. Можно также посмотреть прогресс работы отдельных менеджеров (в процентах). А индикатор-стрелка покажет, улучшились или ухудшились показатели по менеджеру в сравнении с предыдущим месяцем.

Дашборд 5 — статистика по звонкам.

Основной способ привлечения клиентов в компании — звонки. Поэтому логичным шагом было сделать отдельную страницу для их анализа.

Можно увидеть, эффективны ли звонки в целом. Для этого необходима воронка звонков.

Вторая вариация — рассмотреть, какие из менеджеров совершают больше звонков, и сколько из этих звонков приносят эффект. Для этой цели реализована таблица по менеджерам, а также отдельная страница по выполнению плановых показателей по количеству и длительности звонков.

Перейти на нее можно при нажатии на изображение спидометра. Собственно основу данной страницы и составляют “спидометры” менеджеров. Они включают три зоны: красную, желтую и зеленую. Если менеджер совершает достаточно звонков, он находится в зеленой зоне. При среднем количестве — в желтой, при низком — в красной. Таким же образом анализируется и количество минут разговоров.

Дашборд 6 — забытые клиенты.

Компании важно не забывать, кто совершал у нее покупки. Такие люди составляют «теплую” базу клиентов. Это позволяет всегда иметь "под рукой» контакты тех, кому можно предложить продукт. С этой целью на странице можно увидеть финансовые показатели по всем клиентам.

Наряду с этим можно выбрать период отсутствия контакта с клиентом. Для этого реализован специальный фильтр.

Напоследок, остановимся на общих особенностях выстроенной нами системы аналитики.

Во-первых, стоит обратить внимание на интерактивность страниц. Вы можете выбрать определенный показатель, при нажатии которого вся информация на этом дашборде будет относиться именно к нему. Например, на 2-м, 3-м и 4-м страницах вверху расположены одни и те же общие показатели. Кажется, что в этом мало смысла — ведь все основные метрики есть на первой странице. Но дело в том, что при нажатии в таблице или на графике на конкретного менеджера или компанию, вся информация на дашборде будет про него/нее.

Во-вторых, на каждой из страниц присутствуют фильтры. По временному периоду, по менеджеру или по товару — такие, которые были бы полезны на данном конкретном дашборде.

Отметим общие результаты введения системы аналитики для клиента:

1. Вся информация под рукой и в одном месте — на ноутбуке или в мобильном приложении;
2. Дашборды автоматизированы, поэтому больше не нужно ломать голову с обработкой данных и оформлением отчетности;
   
3. Интерактивность страниц и высокий уровень визуализации дают возможность с первого взгляда понять, какие управленческие решения стоит предпринять для роста эффективности деятельности компании.