Любой бизнес, даже самый маленький, требует тщательного бухгалтерского сопровождения. Это ведение полноценного учета деятельности, включая цикл операций по бухгалтерскому и налоговому учету.
Вести можно несколькими способами, например, набрать штат бухгалтеров, передать на аутсорс. Когда предприниматель хочет иметь собственное представление о состоянии текущих дел, правильно планировать свой бизнес, при этом не тратить на это много времени, прибегает к услугам онлайн-бухгалтерии.
Что такое онлайн-бухгалтерия?
Это бухгалтерская облачная программа без привязки к стационарному компьютеру. Вся информация хранится на специальном сервере. Набор инструментов платный, при заключении договора с провайдером оговариваются условия, на которых аренда платформы будет осуществляться. Это может быть своеобразный аутсорс. Или у предпринимателя есть навыки ведения бухгалтерии, он самостоятельно ведет выделенный ему личный кабинет.
Если производство растет, вполне возможно взять в штат одного бухгалтера, который будет вести работу на платформе, вводить простые операции по расходам, поступлениям, работникам. Программа сама формирует отчетность в СФР, налоговую в соответствии с утвержденными формами, может напоминать о сроках и органе, куда требуется предоставление отчетов. Руководитель имеет доступ, может ежедневно отслеживать движение своих финансовых средств и активов.
Онлайн-бухгалтерия бывает двух видов:
· использующие продвинутые бухгалтерские онлайн-сервисы;
· специальные банковские программы с привязкой к расчетному счету организации.
Хотя финансовая сфера – это то, чем бизнес не готов делиться, не готов передавать стороннему сервис-провайдеру, популярность и востребованность облачных программ ведения бухгалтерии малого предпринимательства набирает обороты.
Кому подходит онлайн-бухгалтерия?
Ограничений для применения этих сервисов нет. Но большим серьезным компаниям будет сложно работать без полноценного собственного штата бухгалтеров, где каждый отвечает за какой-то отдельный вид работ.
Онлайн-бухгалтерия подходит представителям малого бизнеса, с небольшим оборотом средств, с небольшим штатом наемных работников. Удобнее всего тем, кто не держит онлайн-кассу, для индивидуальных предпринимателей, кто выплачивает налоги только за себя, с упрощенной системой налогообложения 6%.
Какие плюсы есть в онлайн-бухгалтерии?
Облачные IT- программы привлекательны своей мобильностью. Первый плюс – не надо покупать специальные программы. Второй, отсюда вытекающий, не нужен системный администратор или свой техник-программист для установки и обслуживания программы.
К основным преимуществам относятся:
· Простой удобный интерфейс, практически не требующий специальной курсовой подготовки. По функционалу современные программы не уступают нанятому бухгалтеру. Многие провайдеры предоставляют тестовый доступ для знакомства с системой. Показал представитель провайдера, что есть, как работать, как что формировать, далее предприниматель работает самостоятельно, при необходимости обращается к арендатору за советами или разъяснениями. Во многих сервисах работает экспертная служба. Техническая поддержка есть у всех. Стоимость онлайн-программ ниже, чем покупать полноценную бухгалтерскую программу, или нанимать бухгалтера.
· Компания, предоставляющая услуги, сама следит за изменениями в законодательстве. Можно быть уверенным, что сервис отчеты в утратившей силу форме не сформирует, не надо тратить силы на проверку актуальности.
· У большинства провайдеров есть мобильная версия программ, то есть предприниматель может зайти со своим логином и паролем со смартфона, планшета, айфона в любой точке мира. Единственное условие – доступ к сети Интернет.
· Войти в систему сможет любой работник, кому ИП разрешит, выдаст логин и пароль. Кто-то, например, вносит данные по расходам, кто-то по материальным активам. Поступления средств от продаж, если расчетный счет один, можно интегрировать в систему, тогда данные автоматически будут поступать в онлайн-бухгалтерию.
· Можно быть уверенным, что не пропустишь срок сдачи того или иного отчета в разные инстанции, не попадешь под штрафные санкции. Автоматически формируются нужные отчеты на основании введенных данных. Есть функция автоматической проверки корректности отчетов.Как выбрать онлайн-бухгалтерию?
При выборе онлайн-сервиса можно пообщаться с теми, кто использует их хотя бы некоторое время, послушать отзывы, оценить интерфейс, посмотреть возможности. Чем шире круг возможностей, тем привлекательнее сервис. Это могут быть:
· автоматическое формирование отчетов, напоминание о сроках и их отправка в государственные органы;
· автоматический расчет налогов и взносов;
· подготовка счетов, актов, платежных поручений, доверенностей и другой документации;
· наличие мобильной версии;
· возможность одновременной работы в системе нескольких человек;
· работа в офлайн (у некоторых программ есть такая функция работы без доступа к сети Интернет, при этом при появлении подключения к сети все занесенные данные сохраняются);
· возможность электронного документооборота с партнерами;
· возможность выгружать все данные на стационарный компьютер, при необходимости интегрировать их в другую программу.
Чем болье функций, тем выше цена. Но обычно провайдеры предлагают на выбор несколько тарифов, можно выбрать только самое необходимое.
Самыми востребованными считаются онлайн-бухгалтерии банков, в которых открыт расчетный счет. Часто они бывают бесплатными, ног так же могут формировать отчетность, держать под контролем движение финансовых средств.
Из современных онлайн-сервисов можно выделить «1С:Фреш», «Эльба», «Мое дело», «Контур.Бухгалтерия», «Небо», «СБИС», «Фингуру» и другие.
Как вести бухгалтерию в онлайн?
На сайте провайдера достаточно выбрать программу, тариф, оставить заявку на выбранный IT-продукт. После подписания договора, предпринимателю предоставляется логин и пароль для входа в систему.
Обычно сервисы настроены так, что при занесения в систему ИНН вся остальная информация подтягивается из налоговой, СФР. Если есть интеграция с расчетным счетом в банке, то данные попадают в систему автоматически.
На основе внесенных данных система формирует отчетность. Лента операций помогает подтверждать их, чтобы не оставалось неучтенных операций, корректно рассчитать налоги и взносы. Но если в систему неправильно внесены данные, то отчеты тоже сформируются с ошибками. Распечатывать и подписывать нет необходимости, если есть функция отправки в государственные органы, на сервисе они автоматически подписываются электронной подписью. Получить ее можно там же, на платформе, причем бесплатно.
На чем можно сэкономить на онлайн-бухгалтерии?
Прежде всего сэкономить можно на заработной плате бухгалтерам и системному администратору. Не тратятся средства на приобретение лицензии, специальных дорогостоящих программ и их обслуживание. Не нужно покупать сверхсовременные компьютеры, достаточно любого ноутбука или одного компьютера с выходом в интернет. При желании можно пользоваться мобильной версией.
Кроме экономии средств, это экономия времени. Потребуется в среднем минут 15 в месяц, один день на оформление годовой декларации и оплату взносов и налогов.
Какую форму ведения бухгалтерии выбрать, решает каждый самостоятельно. Но онлайн-сервисы доказали свою практичность, надежность, и поэтому так востребованы на рынке бухгалтерских услуг малым предпринимательством.