Ликвидация организации влечет ее прекращение. Но прекращается она как запись в ЕГРЮЛ. Ее имущество, активы — распродаются и за счет этого покрываются требования кредиторов. Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются. А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются. И просто так сжечь их или сунуть в шредер не получится. Их необходимо передать в архив.
Нормативное обоснование
Такая обязанность определена п. 10 ст. 23 ФЗ «Об архивном деле»:
«При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства».
Понятие «упорядочения архивных документов» содержится в ст. 3 того же закона:
упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
То есть, их нельзя просто свалить в кучу и передать в таком виде. Их нужно распределить, рассортировать, подшить в отдельные дела, составить по ним описи. Также дополнительно необходимо подготовить исторические справки, предисловия к описям. И только потом передавать документы в архив.
Какие документы остаются после ликвидации компании
Документов, на самом деле, остается много, особенно если компания реально осуществляла деятельность и просуществовала не один год.
Документы могут быть следующие:
- кадровые документы;
- договоры с контрагентами со всеми дополнениями;
- внутренняя и внешняя корреспонденция;
- статистическая, налоговая, бухгалтерская отчетность;
- бухгалтерская первичка;
- учредительные и корпоративные документы;
- прочие документы.
В случае ликвидации организации обязанности по передаче документов на хранение в архив возлагается на ликвидатора (ликвидационную комиссию).
Куда передавать документы?
В государственный архив сдать документы можно только при наличии договора и то не все, а только кадровые документы (документы по личному составу). Если госархив обладает свободными площадями и ликвидатор готов оплачивать передачу, то на хранение могут принять и бухгалтерские документы, но зачастую госархив такие документы не принимает.
Важно: Заключать договор лучше после подачи сообщения о составлении промежуточного ликвидационного баланса. Тогда становится ясно, каким путем будет ликвидирована компания (ликвидация или упрощенное банкротство), и соответственно, чьей головной болью будет передача документов в архив — ликвидатора или арбитражного управляющего.
Все, что остается, ликвидатор может по акту передать участнику ликвидируемой компании. Если компания не ликвидирована, а, к примеру, реорганизована через присоединение, документы по акту передаются компании-правопреемнику.
Итак, перед передачей документов в архив необходимо:
- заключить договор (это можно сделать только при ликвидации, заранее нельзя);
- оплатить пошлину (размер определяется договором);
- дождаться результатов приемки — госархив проверит сопроводительные документы, если что-то оформлено неверно, придется исправлять ошибки.
Оставшуюся документацию придется хранить где-то еще.
Документы временного и постоянного срока хранения, кадровые дела можно передать на внеофисное хранение в коммерческую организацию. И тут — внимание! Важно предусмотреть в договоре условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.
У «Делис Архив» собственное помещение для хранения, мы маркируем документацию при помощи штрих-кодов поэтому легко найдем любой документ, если он вам вдруг понадобится. По вашему желанию мы организуем электронный архив, которым вы сможете пользоваться самостоятельно.
Что делать с печатями
Печати нужно уничтожить, по этому поводу ликвидатор составляет соответствующий акт. Торопиться с уничтожением не стоит, лучше всего это сделать, когда из регистрирующей налоговой получен соответствующий Лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ в связи с ее ликвидацией.
Печать сложно утилизировать самому (не стоит просто ее выкидывать), поэтому лучше доверить эту работу специализированной компании.