Экономия на спичках, на документах перерасход

Деятельность любой организации сопровождается огромным количеством бумажных документов. По статистике, ежегодно их объем увеличивается в среднем на 30%. Ежегодные опросы показывают, что только 10% юридических лиц используют свое законное право на отбор и уничтожение документов сопровождающих их деятельность, и лишь 3% из них делают это ежегодно, на постоянной основе – то есть эти 3% что-то знают. О том почему не рационально хранить старые документы и как организовать весь процесс правильно, рассказываем дальше.

• не знают, что документы можно уничтожать;
• считают, что что-то может пригодиться в будущем;
• боятся нарушить закон (не знают сроки хранения, как правильно сделать);
• боятся уничтожить нужные документы;
• никто из сотрудников не хочет брать на себя ответственность.

Уничтожение старых документов несёт в себе огромную выгоду для любой организации:

• отказ от аренды лишних помещений, складов, квартир, гаражей (сокращение затрат);
• нет документа - нет дела (и это не шутка);
• снижение риска получения различных предписаний от проверок, в том числе МЧС;
• соответствие требованиям 152-ФЗ о “Персональных данных” (уничтожить документы с временными сроками хранения, если цели обработки персональных данных достигнуты).

• До 80% типов архивных документов организации имеют срок хранения до 5 лет и могут быть уничтожены.
• Отбор на уничтожение не обязывает привлекать внешние архивные компании для обработки документов, все необходимые действия можно выполнить своими силами.
• Срок хранения любых документов организации определяется Перечнем утвержденным Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 и зарегистрированным в Минюсте РФ.
• Срок хранения документов и статью по Перечню имеет почти каждый тип документов.
• Понятия “Срок хранения документа” и “Срок исковой давности” - разные по сути. Срок хранения документа - срок в течение которого нужно обеспечить сохранность документа. Срок исковой давности - срок, в течение которого контролирующие органы имеют право запросить документ. Обычно срок хранения больше срока исковой давности.
• Архивными правилами РФ установлено, что перед отбором бумаг на уничтожение, необходимо отобрать и сохранить документы с долговременными и постоянными сроками хранения.
• Форма акта о выделении дел на уничтожение установлена Правилами Росархива утвержденных Приказ от 02.03.2020 N 24 и зарегистрированным в Минюсте РФ.
• Срок хранения оконченных документов начинается с 1 января следующего года.

Организация может не создавать внутреннюю экспертную комиссию — это ее право. Обычно, комиссия создается для проведения отбора документов как на бумажных, так и электронных носителях подлежащих хранению или потерявших свою актуальность. Состав утверждается приказом руководителя организации, а ее цели, задачи, права и ответственность фиксируются в положении об экспертной комиссии.

В состав экспертов включают специалистов, способных оценить практическое значение и сроки хранения документов по следующим направлениям деятельности: в отношении финансовых и бухгалтерских документов - главный бухгалтер, по документам связанных с персоналом – специалист отдела кадров, договорные и судебные дела – юристы, технические документы – инженеры и т.д.

Все решения комиссии фиксируются и оформляются протоколами. Вне зависимости от принятых решений ее членов, в конечном счете руководитель организации будет нести ответственность за сохранность документов, а вот переложить юридическую ответственность на экспертов группы вряд получится. Судебная практика не содержит прецедентов, но по общей практике суды почти всегда встают на сторону работников, признавая недопустимым перекладывание административной ответственности с организации на ее сотрудников.

Вот, ради чего все это и что вам нужно! Сроки хранения основных видов документов организации:

• Входящая и исходящая корреспонденция - 5 лет;
• Копии различных документов - ДМН (но, не менее года);
• Договоры по хозяйственной деятельности и акты к ним - 5 лет (при отсутствии споров и разбирательств);
• Счета-фактуры - 5 лет;
• Первичные бухгалтерские документы - 5 лет;
• Учетные регистры - 5 лет;
• Товарно-транспортные накладные - 5 лет;
• Документы по учету основных средств - 5 лет;
• Документы по складскому учету - 5 лет;
• Табели учета рабочего времени (не вредное производство) - 5 лет.

Важно: внимательно отнеситесь к сохранности бухгалтерских документов, подтверждающих убыток вашей организации за прошлые периоды. Их можно уничтожать только после списания всех убытков.

Если обстоятельства вынуждают произвести отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения до проведения предварительной архивной обработки, в целях обеспечения сохранности важных документов, рекомендуем в обязательном порядке отобрать и сохранить следующие виды:

• Оригиналы и все копии приказов по личному составу;
• Лицевые счета, расчетные, платежные ведомости по заработной плате;
• Табели учета рабочего времени при вредных условиях труда;
• Трудовые договоры, контракты;
• Договоры подряда с работниками и акты выполненных работ к ним;
• Личные карточки форма - Т-2 на уволенных работников.

Форма акта о выделении дел на уничтожение с истекшими сроками хранения, определена Правилами Росархива и едина для всех юридических лиц РФ. В нем не нужно описывать отдельной строкой каждое дело или документ. На каждый тип однотипных дел/документов создается единый заголовок, указываются обобщенные временные периоды всех дел, включенных в него, их срок хранения и статья по перечню, общее количество. Например: если вы хотите уничтожить 1000 папок с банковскими выписками, акт будет состоять всего из одной строки.

В среднем, почти в любой организации акт состоит от 20 до 50 строк (заголовков дел) разных типов дел.

Конечно, вы можете максимально подробно детализировать заголовки, включать каждое дело отдельной строкой в акт, а возможно и документы — это не запрещено, но мы не рекомендуем. Наша практика показывает, чем заголовки более обобщенные, тем лучше!

В конце акта указывается общее количество томов/дел в него включенных, а также дата и метод их физического уничтожения. После утверждения акта руководителем организации, документы можно уничтожать, что должно быть подтверждено еще одним актом. Согласовывать акт с госархивом или иным госорганом коммерческие организации не должны.

Конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения не закреплены в российском законодательстве, но наиболее оптимальным по доступности является уничтожение документов на промышленном шредере.

Суть подобного способа заключается в измельчении бумаги до мелкой фракций, без какой-либо предварительной подготовки (не требуется изымать металл, файлы, папки). Данный способ экономичен по стоимости, соответствует требованиям экологических стандартов РФ, а измельченная бумага будет подвергнута вторичной переработке. Само измельчение может осуществляться в вашем присутствии, а процесс фиксироваться на видео. Грузить и перевозить документы собственными силами не придется, все сделает архивная компания.

По факту уничтожения документов должен быть подготовлен акт о физическом уничтожении документов. В нем фиксируется дата, время, способ уничтожения и общий вес измельченной бумаги. А вот передавать документы для измельчения на базы вторсырья не всегда безопасно. Зачастую они не измельчают документы должным образом (документы не теряют информативность), а до процесса измельчения продолжительное время могут находиться в общем для всех доступе.