Вы, вероятно, с любовью вспомните свою старую коллекцию дисков и плеер (если вы достаточно взрослый).
Но эти вещи остаются там, где им и место — в 90-х, — потому что сегодня есть более эффективный и приятный способ.
Что ж, наконец-то пришло время бумажным чек-листам последовать их примеру и стать цифровыми.
Вот несколько примеров того, для чего используются чек-листы:
Проверки качества
Аудит здоровья и безопасности
Отчеты об инцидентах
Открытие и закрытие смен объектов
Отчеты о несоответствии
Входящие / исходящие проверки
Тайный покупатель
Что общего у всех этих процедур?
Прежде всего, все они жизненно важны для бесперебойной работы, поддержания высокого качества заведений, продукции и обеспечения безопасности сотрудников и клиентов.
А во-вторых, они в основном все еще делаются на бумаге…
Согласно нашему глобальному опросу сотрудников на рабочем месте за 2021 год, 73% сотрудников, работающих с клиентами, в таких отраслях, как розничная торговля, гостиничный бизнес, производство и логистика, по-прежнему используют бумажные формы для выполнения повседневных задач.
Отрасли, подобные приведенным выше, работают по чек-листам, которые сотрудники используют каждый день.
Продолжающееся использование бумажных чек-листов на рабочем месте может привести к серьезным последствиям, даже если в данный момент все выглядит нормально.
Оцифровка чек-листов может существенно повлиять на эффективность, рабочую нагрузку сотрудников, подверженность рискам на организационном уровне, а также, что немало важно на ваш бюджет.
Вот 5 причин, почему вам следует переключиться и преобразовать чек-листы с бумажных в цифровые.
1) Цифровые чек-листы делают сотрудников более продуктивными
На проставление галочек, сбор данных и ввод данных вручную тратится время, которое можно было бы потратить на то, что действительно приводит к результатам. Для сотрудников магазинов и ресторанов это может заключаться в том, чтобы проводить больше времени с клиентами. Для сотрудников производства и логистики это может означать более быстрое выполнение задач и повышение показателей их производительности.
Если вы используете приложение для чек-листов, сотрудники могут заполнять их на телефоне или планшете.
2) Цифровые чек-листы более точны и их легче контролировать.
Запись данных вручную, а затем ввод их вручную в Excel или другую систему чрезвычайно подвержены человеческому фактору: ошибки в записях, время поджимает, а иногда мы не можем разобрать собственный почерк. С оцифрованным чек-листом сбор и ввод данных выполняется только один раз.
Изменение одного вопроса в бумажном контрольном списке влечет за собой распечатку новых копий и распространение их по всем рабочим местам. А затем наступает самое сложное — убедиться, что все используют новую версию вместо старой. Благодаря цифровым чек-листам внесение изменений, контроль версий становятся проще.
3) Цифровые чек-листы обеспечивают подотчетность
В конце концов, вы хотите иметь возможность видеть, какие чек-листы были заполнены, когда они были заполнены и кем они были заполнены на случай, если начнется аудит или вашему бизнесу потребуется продемонстрировать соблюдение нормативных требований. Цифровые чек-листы обеспечивают полный контрольный журнал, который вы можете найти в мгновение ока.
С помощью цифровых чек-листов узнать, кто их заполнил, можно одним щелчком мыши, выводя pdf отчет. Вы сможете немедленно принять меры по устранению ошибки. Ошибки случаются всегда, но с подотчетностью, встроенной в цифровые чек-листы, вы сможете быстрее найти корень проблемы и исправить ее, а это самое главное.
Признание и поощрение сотрудников стало проще. Диджитализированные чек-листы делают сотрудников ответственными — будь то их звездные показатели производительности или ошибки, которые необходимо исправить.
4) Цифровые чек-листы стоят меньше, чем бумажные чек-листы.
Больше никаких расходов на печать. Не только плата за печать и чернильные картриджи становятся дорогими, но и ремонт принтеров, когда они ломаются, что, кажется, происходит в любое время, когда вы действительно хотите их использовать.
Больше никаких затрат на хранение бумаги. Чек-листы должны идти в архив, после того как они завершены. Покупка шкафов для документов и даже места для хранения и архивирования чек-листов очень затратное дело.
Больше никаких экологических затрат. Забавно, как предприятия перед печатью электронного письма включают строку о том, что думают о деревьях, а затем используют стопки бумажных чек-листов на складах и в магазинах. Цифровые чек-листы более экологичны.
Мы провели опрос среди наших клиентов и получили следующие данные:
Только посмотрите какую выручку в год теряли наши клиенты, до перехода на сервис электронных чек-листов.
5) Освободите свое время на развитие бизнеса.
Теперь только представьте сколько свободного времени у вас появится, если вы не будете постоянно уделять его на операционный контроль и сможете управлять процессами удаленно.
Какой можно сделать вывод?
Оцифрованные чек-листы упрощают жизнь сотрудников, сокращают потерю выручки из-за невыполненных стандартов, освобождают время руководителя, снижают риски и дают организациям представление о тех областях бизнеса, которые в противном случае были бы им недоступны.
Пришло время выбросить бумажные чек-листы туда, где им и место — в мусорную корзину.
Оцифруйте все свои чек-листы, процессы и формы с помощью Service Inspector, либо подберите готовые решения и получайте аналитику в реальном времени о том, что происходит на местах!
Посмотреть решение здесь: Service Inspector