Как организовать и контролировать работу облачной редакции? Опыт издания «Нет, это нормально»

Пандемия коронавируса и последовавшие за ней мировые события заставили многие компании перейти на удаленную работу. Управлять командой, раскиданной по разным странам, непросто, однако для издательницы медиа для родителей «Нет, это нормально» Юлии Тонконоговой и главреда Лены Аверьяновой это не стало шоком — рассказываем, как организовать работу облачной редакции и не облажаться.

Сначала важно уточнить, что на протяжении всего своего существования редакция НЭН работала удаленно: в ее самой первой версии числилось всего пять человек: издатель и дизайнер в Москве, главред в Петербурге и два SMM-специалиста в Казахстане и Ессентуках. Во многом поэтому в то время, когда остальные компании и редакции судорожно переводили сотрудников на удаленку и обкатывали режим работы в условиях массовых переездов, облачная редакция НЭН работала в привычном режиме.

На данный момент в издании работает 22 человека, и география сотрудников затрагивает несколько часовых поясов и много тысяч километров.

• Нанимайте людей постепенно. Это, пожалуй, самая важная рекомендация: не стремитесь набрать в команду сразу много людей. Каждого нового сотрудника необходимо предварительно провести по всей системе сдачи и выпуска материалов, научить его пользоваться всеми необходимыми инструментами и гармонично вписать его в рабочие процессы редакции. При этом появление нового сотрудника не должно нарушать темпа и графика работы проектов.

• Не скупитесь на детали в описании вакансии. Чем подробнее вы опишете все нюансы вашего рабочего процесса в тексте вакансии, тем больше шанс найти подходящего кандидата с наименьшего количества попыток.

• Сократите время стажировки. Испытательный срок в редакции НЭН сокращен до недели — все стажировки оплачиваются независимо от их исхода, а кандидат подписывает договор на передачу авторских прав на все тексты, которые он напишет в тестовый период. Понять, насколько успешно прошла стажировка, помогают объективные критерии: успешный кандидат принимает и выполняет ключевые требования редакционной политики к оформлению и структуре текстов, в процессе адаптации начинает работать быстрее, наращивает количество просмотров своих текстов. Он не просто пишет, он усваивает tone of voice издания и интересуется судьбой своих материалов: куда они уходят после публикации, как их читают, какие комментарии они собирают.

• Не бойтесь нанимать сотрудников из разных регионов и стран. Массовый переход на удаленку несколько снизил востребованность специалистов из Москвы и Петербурга. Готовность нанимать сотрудников из разных регионов помогает лучше следить за состоянием медиарынка, обрабатывать более разнообразные запросы аудитории и быстрее наращивать команду.

• Не забывайте о лояльной части аудитории. Иногда новых сотрудников можно найти и среди преданных читателей, которые активно следят за повесткой и хорошо знакомы с политикой издания.

• Делегируйте часть работы внештатным авторам. Это особенно актуально для работы небольших редакций — внештатные авторы помогают разнообразить информационную картину издания, а также могут работать над объемными и сложными материалами, не перегружая редакцию.
  
  

Важнейший аспект успешной работы облачной редакции — это непрерывная и регулярная коммуникация между всеми ее сотрудниками на всех этапах работы. Вот как это организовано в редакции «Нет, это нормально».

• Поиск и планирование. Поиск, обсуждение и планирование новых тем издания происходит непрерывно и с использованием сразу нескольких инструментов. Редакционный план мы ведем в Airtable, рабочие идеи в разработке обсуждаем на еженедельных летучках и фиксируем в Miro (это удобный инструмент для фиксации и проработки тем). Дизайн-отдел ставит нелинейные задачи в Trello, где удобно отслеживать статус каждой из них. Для созвонов используем Zoom, встречи назначем в Google-календаре, тексты храним в Google-документах.

• Рутина и текучка. У редакции есть несколько рабочих чатов (плюс отдельные чаты под каждый крупный проект) и ежедневные созвоны, на которых пишущая часть редакции обсуждает текущие вопросы и сверяет рабочие статусы запланированных текстов. Такой формат коммуникации помогает главреду, шеф-редактору и выпускающему редактору оперативно решать возникающие проблемы и держать руку на пульсе.

• Контроль и оценка. Эффективность работы каждого автора измеряется посредством его личного KPI и статистики просмотров и взаимодействий с его текстом. Внутри редакции регулярно проводятся созвоны по обсуждению работы сотрудников и поиску способов улучшить их показатели. Несмотря на разницу часовых поясов, каждый сотрудник определяет свои рабочие часы, о которых оповещает всех остальных — а также заранее сообщает в рабочем чате о своем будущем отсутствии, отгуле или отпуске.
  
  

Помимо основных рабочих инструментов и платформ, в редакции НЭН используются и другие способы повысить эффективность работы удаленной редакции.

• Регламенты и редполитика. Все ключевые моменты рабочих процессов редакции — от ценностей издания до правил написания конкретных слов — подробно прописаны (доступным языком, это важно) в файле редполитики, с которым в обязательном порядке знакомятся все сотрудники редакции. Помимо редполитики, существует еще ряд программных документов, в которых закреплены алгоритмы взаимодействия с рекламодателями, подготовки крупных проектов и прочих процессов.

• Анализ медиарынка. Сотрудники редакции следят за новыми трендами и изменениями в российских и зарубежных медиа, обмениваются ссылками на удачные (или наоборот не самые удачные), на их взгляд, материалы и обсуждают их в отдельном чате.

• Каталогизация «вечных» тем. Мы составляем и регулярно обновляем списки «вечнозеленых» тем, которые постоянно волнуют нашу аудиторию, а также списки самых популярных, хитовых и завирусившихся текстов, чтобы использовать их как пример или как вдохновение при поиске новых идей.

• Неформальное общение. Несмотря на то, что в жизни удаленной редакции редко случаются корпоративы, на которых может одновременно присутствовать хотя бы больше половины сотрудников, неформальное общение за пределами обсуждения рабочих вопросов крайне важно. Можно общаться в чатах, можно устраивать онлайн-корпоративы и встречи — все это помогает узнавать друг друга получше, справляться с выгоранием и фрустрацией от работы с чувствительными темами и улучшает коммуникацию внутри команды.
  
  

Одна из центральных проблем организации работы облачной редакции — это отсутствие постоянного прямого контакта между редактором и авторами. Несмотря на все инструменты, которые мы используем для того, чтобы сделать коммуникацию более оперативной и прозрачной, невозможность напрямую участвовать в рабочем процессе друг друга иногда сильно мешает.

Отсюда вытекает еще одна проблема — сотрудники редакции не всегда видят и понимают, чем занимаются их коллеги, из-за чего в коллективе могут возникать разногласия и непонимание.

Ну и еще одна очевидная проблема удаленной работы из разных стран мира — это то, что рабочий день может растягиваться на неограниченное количество времени, особенно у редакторов, занимающихся выпуском текстов. Решить эту проблему помогает четко составленный график работы сотрудников и дедлайнов для каждого текста, однако психологически «уйти» с работы и выключиться из процессов бывает непросто.

Благодаря удаленной работе редакция получает авторов с разнообразным бэкграундом, жизненным опытом и источниками информации, что помогает сделать тексты издания более фактурными и многогранными. А авторы, в свою очередь, получают все бонусы удаленной работы: возможность находиться в любой точке мира, совмещать работу и родительство, не мыть голову каждый день, а заодно прокачивают навыки эффективной коммуникации, планирования и самоорганизации.

Как показали последние несколько лет, умение оперативно ориентироваться в ситуации и подстраивать формат работы под изменения окружающего мира, способны значительно поддержать или даже спасти бизнес. И хотя организация эффективной работы удаленной редакции требует много усилий и контроля, наш опыт показывает, что это не только жизнеспособный, но и вполне перспективный формат.