Как организовать концерт

Начинающие музыканты задаются вопросом, как организовывать свой первый концерт. Подходить к этому вопросу нужно осознанно и заблаговременно.

С чего начать? Сколько денег, времени и людских ресурсов уйдет на организацию? Что нужно приобрести, с кем договориться, куда бежать с арендой, рекламой и т.д. – эти вопросы возникают первыми, когда приходит мысль о выступлении на публике.

Давайте разберем, с чего всё-таки начать.

Бюджет

Для начала нужно определиться с бюджетом. Подумайте, какую сумму вы готовы потратить и на какие позиции. Аренда зала, персонала площадки (гардеробщики, охрана, хостес, клининг), ведущего (если он планируется). Бюджет на организацию начинается от 50 тыс. руб. в региональном городе и может достигать десятков миллионов.

Площадка

Следующий важный момент — это выбор площадки и даты концерта. Что нужно сделать на этом этапе:

• Узнать условия площадки (наполняемость, среднюю стоимость билетов, условия аренды) Узнать, что из технического оборудования уже есть на площадке, чаще всего это сцена и акустическая система. Обычно аренда с пятницы по воскресенье и в праздничные дни значительно выше, но вероятность набрать полный зал зрителей больше. Иногда площадка арендуется не на сутки, а по часам. В таком случае учтите время на монтаж и демонтаж технического оборудования, декораций и пр.
• Удостовериться в соблюдении правил пожарной безопасности на площадке, наличии исправных систем кондиционирования и достаточного количества уборных комнат.
• Определить условия входа зрителей (платный или свободный, вход по списку и его длину, охрана и хостес на входе, face control и т.д.). Помните, если мероприятие 18+, обязательно учтите работу людей, проверяющих документы. Кол-во персонала должно быть достаточным, чтобы не скапливались большие очереди.
• Узнать особенности продажи билетов (скидки, промокоды, кассы, сайт, электронные агрегаторы).
• Условия расчета аренды (до концерта или после, в какой форме). Некоторые площадки берут фиксированную стоимость за аренду зала, которая зависит от дня недели и времени концерта. Но если ваша группа уже достаточно популярна, и вы уверены в большом количестве гостей, можно рассмотреть другой вариант сотрудничества - вместо фиксированной стоимости аренды, делить выручку с проданных билетов и бара в процентном соотношении с площадкой. Например, 70 на 30, где 30 забирает площадка.

Для привлечения внимания можно использовать яркие спец. эффекты, такие как: дым, лазеры, огонь, конфетти, анимацию на светодиодных экранах и декорирование площадки в концепции мероприятия. Но не забудьте уточнить у площадки, можно ли использовать у них спец эффекты и какие именно.

Не забудьте составить предельно детальный план расходов. В него необходимо включить сумму, предназначенную для покрытия непредвиденных затрат. Это может быть поломка вашего оборудования, возмещение площадке средств за порчу их имущества.

PR

Продвигайте свой материал на тот город, где планируется проведение концерта.Таким образом за несколько месяцев можно привлечь внимание к событию бОльшую часть вашей аудитории. Самый бюджетный способ сделать это - продвигаться через посты из своего сообщества на точную целевую аудиторию. Это должны быть люди, которые посещают концерты похожих артистов, проходящие в вашем городе. Когда люди будут знакомы с вашей музыкой они более охотно придут на концерт. Таргетированную рекламу в сообществах можно настроить самостоятельно. Для этого не обязательно учиться годами на рекламиста. Например, во «ВКонтакте» есть специальный онлайн-помощник с пошаговой инструкцией по настройке рекламы. Достаточно внимательно ознакомиться со статьёй и придерживаться рекомендаций.

Не стоит забывать о мессенджере Telegram, иногда его недооценивают. Во, первых TG пользуется широкий круг пользователей, особенно молодежь. Во-вторых, есть множество способов коммуникации с аудиторией:

• Создайте канал, если еще не сделали этого. Развивайте его, показывайте свое творчество, рассказывайте о хороших и плохих новостях группы, будьте «живыми и настоящими». Публикуйте анонсы мероприятий. Покажите аудитории по какой причине они должны оставаться в сообществе, подогревайте интерес интерактивами, розыгрышами, закрытой информацией. Лайфхак, чтобы всё было под контролем: делайте план публикаций, пользуйтесь функцией отложенной записи.

• Реклама в тематических сообществах. Наберите в поиске названия музыкальных коллективов, чья аудитория близка к вашей. Напишите администраторам с предложением о сотрудничестве, разместите рекламу своего концерта. Важно подготовить такой текст, который не будет рекламировать вас «прямо в лоб». Пусть это будет рекомендация от сообщества или необычный цепляющий факт о вашей музыкальной группе. В сообщении обязательно должна быть информация для покупки билетов.

Также попросите концертную площадку сделать анонс вашего концерта на сайте и в социальных сетях.

Чтобы привлечь больше внимания к событию, можно пригласить селебрити в качестве гостей или выступающих. Учтите, что для них потребуется ВИП-гримерная с охраной.

День Х

Один из важных этапов организации концерта представляет собой процесс настройки звукового и светового оборудования, другого оборудования, а также саундчек за несколько часов до начала мероприятия.

На площадке обязательно должен быть менеджер, который будет контролировать все процессы. Решит вопрос начиная с внезапного отключения электричества, заканчивая контролем уборки в случае разбитой посуды.

Не забудьте про питание всех людей, работающих на площадке. Из расчета одно горячее питание минимум каждые 4 часа и достаточное количество воды.

Во время концерта наконец можно расслабиться, потому что выступление уже во многом зависит от публики, звукорежиссера и вашей готовности.

Выступление пошло не по плану? Не страшно! Не теряйтесь и не переживайте. Если у какого-то участника группы возникли проблемы, дайте ему время на устранение неполадок, отвлеките публику: сыграйте что-то, пошутите, пообщайтесь с залом.

Организовать концерт самостоятельно – выполнимая задача, даже при условии, что подобного опыта ранее не было. В начале не стоит гнаться за большим масштабом и большим гонораром. Для начала стоит поработать с небольшими площадками и получить необходимый опыт.