Что нужно отразить в учетной политике при электронном документообороте?

В современном мире все больше организаций и предпринимателей делают свой выбор в пользу электронного документооборота. Передовые технологии позволяют существенно снизить расходы и ускорить процесс подписания документов. В статье расскажем, какие изменения нужно внести в учетную политику при переходе на ЭДО.

Отражение документов в бухгалтерском учете сопровождается ведением первичной и иной документации. Если компания ведет делопроизводство на бумажных носителях, неизбежны частые переоформления некорректных или испорченных документов, затраты времени и денежных средств на отправку документов курьером, риски утери оригинальных документов. По перечисленным причинам электронный документооборот стремительно вытесняет бумажный.

Основные преимущества ЭДО, которые положительно влияют на работу бухгалтерской службы организации:

• Быстрая подготовка и поиск документов. Поиск необходимых документов занимает незначительное количество времени, все необходимые файлы в упорядоченном виде хранятся на компьютере сотрудника.

• Оперативный обмен документами с контрагентами. Документы на бумаге нередко доставляются с опозданием, в непригодном виде, а то и вовсе теряются. При передаче электронных документов описанные трудности исключены.

• Минимизированы расхождения с контрагентами. Если в закрытом налоговом периоде допущены грубые ошибки, можно оперативно обмениваться исправительными/ корректировочными документами.

• Быстрое утверждение первичных документов. Оперативное подписание документов и оформление договоров позволяет повысить деловую репутацию компании и привлечь новых партнеров.

• Своевременная сдача отчетности. Организации не придется направлять в ИФНС пояснительные письма и выплачивать штрафы.

Есть вопросы по налогам в вашей компании? Нужна защита от ФНС? Нужно провести инициативный налоговый аудит, Due Diligence, подобрать, протестировать или обучить бухгалтера? Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим экспертом и подпишитесь на мой Telegram-канал "О налогах и налоговых рисках".

Если руководством компании было принято решение о переходе на электронный документооборот, следует придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Выбрать способ обмена документами: напрямую с контрагентом (посредством заключения соглашения) или через оператора ЭДО. Последний вариант в большей мере гарантирует безопасность, конфиденциальность и надежность в бизнес-процессах.

2. Выбрать систему ЭДО. Следует брать во внимание такие критерии, как функциональность, надежность, отзывы о качестве обслуживания, а также стоимость самого продукта.

3. Оформить электронную подпись. Электронные документы будут утверждены после проставления квалифицированной ЭП, идентичной по юридической силе собственноручной.

4. Оформить приказ о назначении ответственных лиц. После прохождения соответствующего обучения, сотрудники будут иметь доступ к системе ЭДО, а также к КЭП.

5. Уведомить контрагентов о подключении к системе, обсудить дальнейшее сотрудничество в рамках ЭДО.

Есть вопросы по налогам в вашей компании? Нужна защита от ФНС? Нужно провести инициативный налоговый аудит, Due Diligence, подобрать, протестировать или обучить бухгалтера? Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим экспертом и подпишитесь на мой Telegram-канал "О налогах и налоговых рисках".

Для того чтобы документально закрепить применение системы ЭДО рекомендуется выделить дополнительный раздел в учетной политике организации или индивидуального предпринимателя. Несмотря на наличие положения об ЭДО, где будут даны определения терминов и порядок работы, в учетной политике необходимо закрепить следующую информацию:

• Способ обмена по ЭДО. При работе через посредника рекомендуется добавить следующую формулировку: «Обмен электронными документами с контрагентами производится через третью организацию — оператора электронного документооборота»;
• Перечень документов, передаваемых в электронном виде. Примерный список выглядит так: договоры (с дополнительными соглашениями к ним), счета на оплату, товарные накладные, счета-фактуры (УПД), акты выполненных работ, служебные записки.
• Вид подписи для утверждения документов. ФЗ № 63-ФЗ от 06.04.2011 предусмотрены три разновидности: простая электронная подпись, усиленная электронная подпись (может быть квалифицированной и неквалифицированной).
• Список ответственных лиц, имеющих доступ к системе ЭДО и КЭП. Помимо генерального директора и главного бухгалтера в него могут быть включены сотрудники бухгалтерии, отвечающие за документооборот с партнерами и сверку данных.
• Сроки и условия хранения электронных документов. Местом хранения может быть локальный архив, облачное хранилище, а также хранилище системы ЭДО.
• Способ предоставления документа в ИФНС в зависимости от его категории. По желанию руководства компании документ может быть представлен по требованию налоговой службы в бумажном или электронном виде, если иное не предусмотрено законом.
• Обязанность соблюдения положения по ЭДО всеми обособленными подразделениями и филиалами компании.

Спасибо, что прочитали наш материал. Надеемся, информация была для вас полезной.

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях, узнали ли вы для себя что-то новое из вышеописанного.

Есть вопросы по налогам в вашей компании? Нужна защита от ФНС? Нужно провести инициативный налоговый аудит, Due Diligence, подобрать, протестировать или обучить бухгалтера?

Профессионально окажем консалтинговые услуги по вопросам снижения налоговой нагрузки в рамках законодательства,проведем инициативный налоговый аудит или сопроводим налоговую проверку «под ключ».

• С 2017 года провели 600+ консультаций по налогообложению.
• Законно сэкономили 5,2+ млрд рублей на налогах для бизнеса.
• Снизили налоговую нагрузку в 20 раз на часовой консультации.
• Провели 350+ проектов по налоговому аудиту и Due Diligence.
• Предотвратили налоговых рисков на 29,7+ млрд рублей.
• Провели тестирование профзнаний 5000+ бухгалтеров.

Или обучим ваших сотрудников на одной из наших программ.