В компании несколько логистов, которые с утра до вечера (иногда больше) обзванивали водителей, чтобы найти перевозчика для заявки. Теперь это делает бот. Круто? Классно!
Привет, я Егор Мелехин, люблю находить процессы, которые можно быстро автоматизировать и сильно сэкономить деньги, время и нервы исполнителей работы.
Заказчик
Логистическая компания, занимается автоперевозками на машинах малой грузоподъёмности (газельки и аналоги), без своего автопарка.
Привлекает заявки клиентов на перевозку, находит водителя со своей машиной, контролирует исполнение и ведет документооборот. Живет на разнице между ценой для клиента, ценой для водителя и сопутствующими расходами.
Процесс до автоматизации
Логист: получил заявку от отдела продаж - открыл список постоянных исполнителей и начал звонить сверху вниз до тех пор, пока кто-то не скажет "да, сделаю" - за пару дней до поездки подтверждает готовность исполнителя - в день поездки контактирует с водителем о том, где он и всё ли хорошо - контролирует процесс поездки - контролирует сдачу документов водителем в офис компании.
Реализация
Ядром автоматизации стал телеграм-бот, интегрированный с гугл таблицей, где хранится информация о заявках с текущими статусами и базой данных водителей.
Процесс после автоматизации
На логистах остались задачи, требующие оперативного вмешательства в случаях, если рассылка ботом заявки водителям не позволила найти исполнителя, если водитель не подтверждает и не отмечает статусы исполнения заявки в боте и общение во время поездки.
Остальное бот делает сам:
- Рассылает новые заявки водителям
- Подтверждает намерение и готовность водителя исполнить заявку
- Просит водителя обновлять статусы вроде "на месте", "загрузился", "в пути", "сломался", "выгрузился", "сдал документы", "расчет произведен" и ведет учет времени нахождения водителя на каждом из этапов
- Некоторые статусы запускают отдельный бизнес-процесс (например, "сломался" - значит надо связаться с водителем и уточнить необходимое время на ремонт и потребность в замене машины)
- Регистрирует новых водителей и логистов, запрашивает необходимые документы и анкетирует, вносит информацию в базу данных
- Отдает богатую статистику администратору (собственнику)
Эффект от внедрения
Экономия:
1) ~250 рабочих часов ежемесячно
2) ~200 тыс. руб. ежемесячно
3) Неисчислимое количество ресурсов нервной системы всех участников рабочего процесса
Сложности внедрения
Поначалу было всестороннее сопротивление: водители относились скептически, логисты боялись потерять рабочие места, собственник опасался сбоев.
Была проведена серьезная разъяснительная работа и показаны преимущества всем сторонам.
Дополнительной сложностью стала необходимость обучения работе с ботом водителей.
Ещё стало понятно, что система подталкивает к дальнейшему масштабированию, ведь экономический эффект будет только увеличиваться при большем масштабе системы. Это новая головная боль для собственника, но решать её скорее приятно.
Контакты
Если вам интересно поработать над автоматизацией рутинных задач в вашем бизнесе и вы не можете позволить выдергивать своих людей с клиентских проектов - пишите в телеграм, пообщаемся и найдем точки соприкосновения.