Экономия на канцелярии, услуге курьера и печати с помощью перехода на ЭДО в Контур.Диадок. Подробнее о схеме перехода с бумажного на электронный документооборот.
В 2022 году стоимость канцелярии для печати возросла в несколько раз. Если раньше себестоимость одного напечатанного листа А4 была 1,5 р, то сейчас – 4 р. При этом объем документооборота остался прежним. В этой статье мы рассмотрим главный шаг, с помощью которого компания снизит расходы на канцелярию.
Если ли способ снизить расходы на канцелярию?
Бумажный оборот документов предусматривает отдельную графу расходов на закупку канцелярии, оборудования, печать, услуги курьеров по доставке документов, а также организацию архива для хранения бумаг. Чтобы существенно снизить расходы на документооборот, рекомендуем перейти на ЭДО. Такой вид сотрудничества с контрагентами на текущий момент развивается очень стремительно. Только с помощью Контур.Диадок за 10 лет стремительного развития пользователи обменялись более 700 миллионами документов.
Поможет ли ЭДО сэкономить бумагу?
Траты на канцелярию в офисе можно снизить до минимума. С помощью ЭДО можно отправлять, получать, согласовывать и хранить документацию. Сервис позволяет осуществлять обмен юридически значимой документацией с контрагентами компании – быстро, доступно и надежно. Подключая ЭДО от Контур.Диадок, вы снижаете траты на:
1. Бумагу и распечатки. Электронные файлы не требуют дублирования на бумаге. А это означает, что на закупку листов А4 и их распечатку вы не потратите ни копейки.
2. Услуги курьера. Если раньше вам нужно было нанимать курьера для отправки и доставки документов, то стоимость исходящих документов в Контур.Диадок будет не более 7,6 рублей в зависимости от выбранного тарифа. При этом не имеет значения удаленность расположения компании контрагента. Максимальные траты на документооборот 300 документов в месяц не превысят 1900 рублей (при условии приобретения годового тарифного плана в Контур.Диадок).
3. Содержание архива. Хранить электронные файлы в системе можно абсолютно бесплатно. Облако спокойно вмещает даже очень крупный архив документации.
По сравнению с бумажным оборотом документов, за месяц с ЭДО вы сохраните до 60 000 рублей! Разница очевидна, электронный документооборот выгоднее более, чем в 30 раз.
Переход на ЭДО осуществляется максимально легко и прозрачно. Обучать штат работе в системе не понадобится, поскольку Контур.Диадок имеет интуитивно понятный даже новичку интерфейс. Его можно интегрировать в собственную учетную систему или же открыть в полной версии. Когда вы войдете в сервис, то все ваши контрагенты высветятся в списке, каждому из них вы сможете направить приглашение о начале сотрудничества посредством ЭДО.
Использование ЭДО поможет не только снизить расходы на канцелярию и оборудование, но и автоматизирует работу со многими файлами. Кроме того, теперь вы сможете экономить пространство в офисе, выделенное под архив, и оптимизировать любые процессы по поиску нужного файла.
Как перейти на ЭДО в Контур.Диадок?
Эдо существенно экономит деньги предпринимателя, снижает затраты времени на обработку документации и гарантирует их зашифрованную передачу и надежное хранение Теперь вы сможете навсегда забыть о необходимости постоянного распечатывания, подписывания и отправления кип бумаг. А это означает, что вероятность их утраты теперь будет исключена. Специалисты сервиса Контур.Диадок подробно проконсультируют вас по вопросам полного перехода на ЭДО.
Схема перехода компании на ЭДО с бумажного документооборота
Для полного перехода на ЭДО компания должна действовать по следующей схеме:
4. Выбрать подходящего оператора ЭДО. Обязательно учтите тот факт, какое количество ваших контрагентов сотрудничает с этим оператором. Почитайте отзывы о нем на форумах, ознакомьтесь с тарифными планами. В общем, убедитесь, что выбранный вами поставщик услуг по ЭДО может гарантировать полностью безопасный обмен и хранение документации. Таким сервисом является Контур.Диадок. В случае появления каких-либо вопросов наша техническая поддержка готова незамедлительно их решить.
5. Подберите подходящее техническое решение. Контур.Диадок предлагается в виде веб-версии, модуля для УС 1С, а также решения по интеграции для различных УС.
6. Оформите КЭП, которая буде равнозначной рукописной подписи. С ее помощью в дальнейшем можно будет проверять подлинность документов в ЭДО. Если вы хотите оформить ЭЦП и для сотрудников, подайте заявку и на них.
7. Выполните переход внутри организации. Для этого назначьте уполномоченных лиц, разработайте регламент и обучите работников.
8. Подсоединитесь к ЭДО с контрагентами. Если ваши партнеры уже заключили соглашение с оператором, в таком случае они отобразятся в вашем списке. Для начала взаимодействия направьте им приглашение. Если же организация еще не подключилась к ЭДО, в таком случае пригласите ее к заключению договора с оператором.
После завершения работы по схеме вы сможете начать сотрудничество с контрагентами и госпорталами с помощью ЭДО:
9. Зайдите в персональный кабинет или загрузите выбранное решение по интеграции.
10. Сформируйте нужный документ в системе или загрузите его с ПК.
11. Найдите подходящего контрагента и отправьте ему файл.
12. Документ поступит к нему уже через пару секунд.
13. Дождитесь согласования и подписания файла.
Сервис отображает текущий статус документа на каждом этапе его согласования. Вы сможете проверить, какой подписи не хватает для завершения цепочки. После перехода на ЭДО вы получаете стабильный доступ ко всей документации – а это поможет организации сэкономить много времени. Кроме того, сэкономленные деньги на ЭДО можно будет потратить на развитие бизнеса.
Заключение
Экономия канцелярии - это очень хорошо для природы и финансов компании. Конечно, ради экономии можно прибегать к хитростям печати, но зачем? Ведь в 30 раз экономнее полностью перевести бизнес-процессы в ЭДО. Ведение документооборота существенно сократить траты на курьерские услуги, канцелярию, оборудование и печать.