Сравнение затрат на бумажный и электронный документооборот. Легкий подсчет экономии финансов с помощью встроенного калькулятора. Выгодный ЭДО с Контур.Диадок.
Чтобы сравнить траты на электронный или бумажный документооборот, воспользуйтесь встроенным на официальном сайте калькулятором. Для этого впишите в специально отведенную графу количество документов, которое ваша компания будет отправлять ежемесячно, выберите величину затрат, которая у вас выходит обычно при бумажном документообороте. Сервис Контур.Диадок автоматически подберет подходящий тариф в вашем случае и рассчитает экономию, которая будет при переходе с бумажного документооборота на ЭДО.
С Контур.Диадок вы сможете сэкономить до 54 тысяч рублей за год!
В среднем компания тратит за год на печать и доставку документов около 80 тысяч рублей. Годовой тариф в Контур.Диадоке стоит всего 24400 рублей (стоимость указана без учета интеграции в учетную систему пользователя). Он включает 4000 исходящих документов и бесплатное получение входящих.
Сравниваем два вида документооборота
Критерии сравнения:
Бумажный ДО
Электронный ДО
Скорость доставки
Медленная доставка.
Среднестатистическое время доставки почтой или курьером – от 2 дней до 1 недели. Если отсылать документы ежемесячно, то за год на ожидание, когда они будут доставлены адресатам, уйдет от 24 до 84 дней. Это время вы могли бы потратить на развитие собственного бизнеса.
Быстрая доставка.
Среднее время доставки документов через Контур.Диадок составляет всего несколько секунд. Документы моментально поступят к контрагентам независимо от выбранного ими региона адресата. После подписания они вернутся в считанные секунды. Быстрая доставка файлов – самое главное и неоспоримое преимущество ЭДО.
Работа сотрудников
Длительная работа с документами.
Перед отправкой контрагенту файл проходит ряд стадий: печать на принтере, подпись и печать руководителя, согласование внутри организации. Если в цепочке согласования отсутствует «звено», процесс затянется. Иногда сбор всех подписей на документах занимает несколько недель, а работники компании проходят сотни метров по коридорам офисов для их сбора.
Быстрая работа с документами.
Подписание документации в ЭДО всей цепочкой лиц может занять всего несколько минут. Работники получают сообщения о новых файлах, которые необходимо подписать, а с помощью массовой функции можно существенно ускорить процесс. Кроме того, для входящих файлов можно выполнить настройку сортировки по сотрудникам и подразделениям.
Наличие ошибок
Документ придется посылать заново.
Если в файле неправильно указали реквизиты, отсутствует какая-то подпись или печать, то его придется направить заново. Для этого придется попросить контрагента указать на ошибки, а потом отправить почтой или курьером уже исправленный вариант.
Сервис сообщит об ошибках в процессе создания документа.
Все документы, которые пользователь формирует в Контур.Диадоке, перед окончательной отправкой проходят специальный контроль на соответствие утвержденному формату. Если файл был оформлен некорректно, в таком случае его система не пропустит к отправке.
Величина архива
Под архив придется выделить отдельное помещение или этаж
В соответствии с действующим законодательством, документацию нужно хранить в течение 5 лет. За это время можно насобирать бумагу на захламление целого этажа. Для хранения файлов по требованиям закона, необходимо отделить под архив целое помещение и назначить уполномоченных работников.
Документы хранятся в облачном хранилище
Всю документацию пользователей Контур.Диадок сохраняет в режиме онлайн в специальном облаке. Она размещается на хорошо защищенных серверах компании совершенно бесплатно. Для повышения безопасности каждый документ имеет несколько копий на разных компьютерах.