Как приучить себя вести задачи и не забивать на отчеты

Считается, что для работы нужен заряд. Желание творить, быть продуктивным и любовь к своему делу. На практике энергия заканчивается очень быстро, по причине желания успеть все и слишком большого потока информации.

• Открыть список дел, убедиться, что недоделанные вчера задачи за ночь не исчезли, расстроиться.

• Найти в том же списке задачи на сегодня. Спросить потолок, почему их так много.
• Весь день отбиваться от новых задач с пометкой - “Хьюстон, – это срочно! Пожар, потоп и наводнение”
• Попытаться расставить приоритеты. Потерпеть поражение.

Суета, выполнение задач по принципу - “Водитель не осьминог” или “В кошмарном сне я видел эту вашу многозадачность”. Как результат – отсутствие сил в конце рабочего дня, проблема вспомнить, что ты сегодня делал. И ощущение бесполезности. Хочется отправить список дел в мусорку, перестать писать отчеты и уйти в закат.

Потому что планирование так не работает. Постановка задач, которая сводится исключительно к их записи, уводит в тупик и выгорание.

В этой статье мы собрали

1. Ставь цели.

Про то, как правильно это делать, мы писали в предыдущей статье. Сейчас напомним, что цель должна быть конкретной, понятной, иметь четкий дедлайн и уровень значимости.

2. Найди свой способ записи.

Ставить задачи можно в рабочих программах, блокнотах, на стикерах и записывать их на лбу у соседа. Главное - удобный тебе формат.

Для блокнотов советуем присмотреться к системе Bullet Journal. Ведение ежедневника помогает привнести творчества в процесс самоорганизации и получить заряд вдохновения.

Среди электронных систем важно найти ту, где есть понятный интерфейс, удобный метод постановки задач и возможность настройки уведомлений.

Можем порекомендовать - Jetchat, когда продукт выйдет на тестирование. А пока подпишись на канал, чтобы не пропустить новости и получать полезные советы.

3. Выделяй время.

Заведи свой ритуал работы над задачами. Это может быть утро, пока все еще просыпаются, пьют кофе и готовятся приступить к работе. Или последние полчаса до конца рабочего дня, когда на серьезные задачи уже нет сил.

Работать с планированием можно в метро, на обеденном перерыве или сразу после совещания. Главное, чтобы это стало твоим временем тишины и покоя. Так, оно превратится из нудной обязаловки в момент, которого ждешь.

4. Выгружай мусор из головы

Задач много, а голова у тебя одна и забивать ее лишним непродуктивно. И так слишком многое приходится держать в памяти и на контроле, к концу дня мозги просто перегреваются и отказываются работать.

Поэтому “помедленнее, пожалуйста, я записываю”. Любые мелочи, даже те, которые тебе кажутся задачей на две минуты. Поверь, это еще пригодится. Подробнее в последних двух пунктах.

5. Календарь

В 11 совещание, через два дня дедлайн по проекту, а в 17 ты обещал перезвонить клиенту. И все эти цифры рябят перед глазами, даты путаются, и ты вообще не помнишь какой сегодня день недели.

Поэтому все важное – в календарь. Кружками, крестиками, цветами, системой сложных обозначений, понятной только тебе и спецназу – как угодно. Главное, чтобы ты наглядно видел ключевые моменты и мог уверенно определить время и место.

6. Сортируй мусор и задачи

Помнишь про попытку расставить приоритеты? Следи за руками, сейчас будет фокус. Техника, расставляющая по полочкам все процессы и подсказывающая, что делать.

Называется: правило 4 окон. Начинать ее применять лучше на бумаге, дальше ты будешь делать это мысленно.

Все задачи делятся на четыре типа.

• Важные, срочные

Это то, чем ты займешься прямо сейчас, потому что дедлайн уже близко, а не сделать вовремя чревато последствиями. Например, подготовить отчет и сдать его к обеду.

• Важные, но не срочные

Второй уровень внимания и энергии. Здесь нужно держать руку на пульсе, проверять прогресс и следить за дедлайном. К примеру, сделать план продаж к концу месяца. Первого числа эта задача не срочная, а к 20 числу она должна быть выполнена хотя бы на 70%.

• Не важные, срочные

В идеальном мире таких задач не существует. На практике сюда идет все, что нужно сделать “прямо сейчас”, потому что потом станет неактуальным. Например, отсканировать копии отчета. Здесь главное — не бросать на выполнение задачи все силы. Для них у тебя есть первые два пункта.

• Не срочные, не важные

Другими словами - мусор. Его полезно выписывать, чтобы не забивал голову, но не нужно делать. Даже в качестве отдыха между другими задачами, у тебя для этого третий пункт есть.

7. Обернись и посмотри, что ты натворил

Важная часть ритуала работы над задачами. Именно для этого стоит записывать вообще все. Включая, поход в магазин за скрепками. Вычеркивай то, что сделал и отмечай галочками то, что начал делать. Лучше всего ручкой и на бумаге – удивишься приливу эмоций от каждой зачеркнутой задачи.

Главное – выключи оценку, хвали за сам факт выполнения. Если задача была сложной - хвали себя дважды.

Пункты все. Давай посмотрим, как преобразится твой рабочий день.

• Открываешь список дел, прикидываешь количество времени и сил.
• Делаешь задачи в порядке важности и срочности.
• Находишь место для каждой новой задачи, а не хватаешься делать ее сразу, теряя концентрацию
• Наглядно видишь результат своей работы, чувствуешь себя героем.

На такое планирование уже не хочется забивать!

А какие методы работы с задачами применяешь ты? Делись в комментариях.