“Миссия — успеть все и не отвлечься. Топ-15 способов тайм-менеджмента чтобы оставаться в фокусе”

Планирование времени — это не только дисциплина, но и творчество. Рассказываю как я превратила творческий беспорядок из задач в организованную методику.

Тайм-менеджмент — особая наука управления временем и его распределением. Главная задача в том, чтобы использовать время эффективно, грамотно распределяя его на те задачи, которые вы запланировали. Самая распространенная ошибка состоит в неосознанном нагружении себя задачами, которые физически не могу быть выполнены в установленный срок. Часто случается так, что времени на выполнении задачи уходит больше, чем мы думали, и вследствие мы не успеваем сделать все то, что с таким энтузиазмом планировали.

Существуют много способов как организовать свое время эффективно, при этом выполняя все поставленные задачи. Рассмотрим 15 самых популярных способов в статье.

Способ был разработан Тони Шварцем — американским журналистом. Суть метода заключается в том, что вы должны выбрать наиболее трудную задачу и приступить к ее выполнению с утра. Выполнять ее нужно ровно 90 минут, после чего 30 минут отводится на отдых.

Важно, что задачи выполняются от сложного к простому, а перерыв в 30 минут — это полноценный отдых, когда вы не выполняете мелкие дела, не проверяете почту, и даже не листаете соцсети.

Метод изобрел Франческо Чирилло, а название способ получил благодаря кухонному таймеру в виде помидора, который юный Франческо использовал в качестве судьи для ответа на вопрос: “Смогу ли я по-настоящему учиться в течение 10 минут?”

Техника заключается в том, что вы составляете список задач на день от самого важного к менее важному и используете отрезки времени, которые называют “помидорами”. Один “помидор” — 30 минут: 25 минут работы и 5 минут полноценного отдыха. Каждые 30 минут работы нужно отмечать крестиком напротив задачи, которую вы выполняете, а после 4 отмеченных отрезков сделайте долгий перерыв 15-30 минут.

Не забудьте оценить результат, посчитайте сколько помидоров вам удалось “съесть” сегодня. Подумайте, если вам не хватило времени на задачу, то увеличьте количество “помидоров” для ее выполнения. Таким образом вы можете регулировать время для выполнения задач на день.

Одна из самых гибких техник потому что ее легко подстроить под себя. “Принцип девяти дел” заключается в системе 1-3-5, где 1 — это одна большая задача, на которую у вас уйдет большая часть вашего дня. Следующие 3 — это три менее сложных задач, а 5 — небольшие, но не менее важные дела.

Для выполнения самой большой задачи выбирайте время, когда ваша работоспособность наиболее высокая и приступайте к выполнению. У этого правила есть и другие вариации — его легко подстроить лично под себя и использовать такие схемы: 2+2+5, 1+2+3, 2+3+4.

Это самый простой метод, но он о ваших приоритетах. Автор концепции – Крис Бэйли, успевший попробовать множество методик тайм-менеджмента на себе. В своей книге он приходит к довольно простому, но важному выводу: «Решите заранее, какие три дела вы обязательно должны выполнить в течение дня и в течение недели, поскольку это для вас приоритетно».

Таким образом, вы фокусируетесь на своих приоритетах, и выбираете только те три задачи, которые делают вас ближе к цели.

Название техники говорит само за себя — вы визуализируете объем задач, тем самым изначально понимаете сколько сможете успеть.

Этот способ заключается в планировании дел блоками. Вы берете запланированные задачи и помещаете их в календарь, расставляя их блоками по часам. Таким образом вы отводите для каждой задачи время согласно ее сложности. Отдельный плюс этого способа в том, что благодаря блокам вы действительно понимаете сколько задач сможете выполнить за день.

Метод Дэвида Аллена строится на определенных последовательных принципах. Первое — сбор входящих: собирайте информацию и фиксируйте. Необходимо записывать задачи и идеи в блокнот или приложение, при этом записывать необходимо сразу, не откладывая на потом. Стоит помнить, что даже маленькую задачу нужно записывать, если вы не делаете ее сейчас.

Второй этап — обработка и сортировка. Информация сортируется по определенному алгоритму и раскладывается по спискам. На третьем шаге все задачи распределяют на восемь списков, где самые важные — “Проекты”, “Следующие действия”, “В ожидании”, “Календарь”.

Четвертым этапом являются обзоры. Все полученные списки необходимо ежедневно обновлять и выполнять задачи из списка “Следующие действия” и “Календарь”, а также добавлять и обновлять список “Проекты”. И последним, пятым этапом является выполнение задач.

Методологию разработал Лео Бабаута, она имеет более легкую систему выполнения нежели GTD и строится на принципах, которые мы рассмотрим ниже.

Все задачи необходимо собирать в разделе “Входящие” и сортировать их, организовывая по категориям в зависимости от их содержания. Далее необходимо составлять короткие и понятные списки задач для дальнейшего выполнения.

Если у вас есть важные дела, то их нужно планировать заранее на каждый день, а если они очень объемные, то на неделю вперед. Важно то, что такой способ планирования нужно использовать каждый день и во время выполнения фокусироваться на одном, а не на нескольких задачах. Не забывайте просматривать ваши записи, и если задача стала не актуальной — смело вычеркивайте ее из списка.

Удобная система планирования, которая подразумевает собой таблицу из трех колонок: “Надо сделать”, “Делается”, “Сделано”. Каждая из задач записывается в один из столбцов и перемещается в другой по мере выполнения.

В каждую группу канбан-доски помещают карточки с описанием задач. Таким образом, группы преобразуются в списки задач, где наглядно понятно на каком этапе выполнения находится задача. Например, сервис канбан-досок Trello помогает назначить дополнительные параметры доски, как, например, исполнитель, срок выполнения, а также оставить заметку с дополнительной информацией.

Если вам близки физические заметки, то для создания канбан-доски можно использовать маркерную доску, разделенную на столбцы и стикеры с задачами.

Каждый день мы получаем большое количество входящих писем на электронную почту. Айтекин Тэнк разработал способ, при котором папка “Входящие” всегда остается пустой.

Первое, что необходимо сделать — очистить почтовый ящик. Для этого мы должны разом архивировать скопившиеся письма. Начав с чистого листа, нужно обрабатывать входящие письма в хронологическом порядке: от самых старых к новым. Одним из принципов метода является архивация писем, ведь нет надобности хранить письма, которые получили ответ.

Если вы не можете сразу ответить на письмо, то скопируйте его в приложение-органайзер и поставьте напоминание. Другой вариант — используйте отложенную автоматическую доставку писем.

Суть метода в том, что вы должны выполнить все важные дела до того, как ваш мозг “зажарится”. То есть, пока вы сконцентрированы, вам необходимо выполнять наиболее сложные и объемные задачи, особо “неприятные”. Период наивысшей концентрации внимания приходится на промежуток с 10 до 14 часов. Наиболее легкие и простые задачи рекомендуют выполнять с 16:00 по 17:00, сюда можно отнести и рутинные задачи.

Эту концепцию разделяет метод Eat That Frog, где сначала нужно “съесть лягушку”, то есть сделать самое сложное и важное дело, чтобы оставшийся день в эмоциональном и продуктивном плане прошел под знаком плюс.

Техника “Автофокус” – предложена британским специалистом по тайм-менеджменту Марком Форстером. Суть техники – использовать интуицию, а не самопринуждение. Задача для выполнения выбирается не по приоритету, а по желанию выполнять именно эту задачу в данный промежуток времени.

Все свои задачи мы выписываем в блокнот, составляя список задач на день. Далее быстро просматриваем задачи, не принимая никаких конкретных решений, даем мозгу проанализировать наши планы. После — читаем список медленно до тех пор, пока одна из задач не “выделится”.

Читая список медленно, вы интуитивно поймете, какую задачу хотели бы выполнять сейчас. Выполняем задачу до тех пор, пока нам это нравится, а когда чувствуем, что принуждаем себя — останавливаемся и записываем задачу последней в списке — к ней мы еще вернемся. Далее мы возвращаемся к списку и ищем “выделяющуюся” задачу и начинаем ее выполнять.

Суть метода заключается в сортировке дел при помощи вопросов: “Это важно?” и “Это срочно?” Лист бумаги делится на четыре квадрата, куда мы пишем “Срочно” и “Важно”, а за ними “Не срочно” и “Не важно”.

Квадрант А – это срочные и важные дела, то есть те, невыполнение которых ставит ваше достижение цели под угрозу. Главное, чтобы здесь было наименьшее или небольшое количество дел, так как этот сектор считают “пожарным”, когда дела нужно выполнять в срочном порядке.

Квадрант В — важные, но не срочные дела. Задачам из этого квадранта нужно уделять больше всего сил и внимания, ведь от него зависит ваше достижение целей. Это важные задачи, которые необходимо сделать, но без горящих дедлайнов и паники.

Квадрант С — срочные, но не важные дела. Эти задачи не помогают достичь цели, а наоборот, изматывают и отвлекают. Важно не перепутать задачи из квадранта С с квадрантом А.

Квадрант D — не срочные и не важные дела. Это задачи, которые не несут пользы для достижения цели, но в то же время это дела, как, например, разговор по телефону, переписка в мессенджере, поиск чего-либо в интернете.

Метод Эдварда Рэя создан для тех, кто не может начать выполнять свои задачи. Система заключается в выборе одного из четырех действий:

• Do (сделать) — задачи, которые вы должны выполнить самостоятельно, их нельзя делегировать или убрать.
• Delegate (делегировать) — если у вас нет времени на задачу, перепоручите ее коллеге, ассистенту, секретарю и т.д.
• Delete (удалить) — иногда задача становится неактуальной и ненужной, в таком случае просто вычеркните ее из списка.
• Delay (отложить) — это сложные и объемные задачи, которые не должны быть выполнены срочно. В это время лучше выполнять более важные и срочные задачи, но не забудьте установить срок для выполнения отложенной задачи.

Система, которую можно использовать при необходимости узнать какое занятие занимает у вас больше времени, а на какие вы тратите меньше.

Метод строится на анализе затраченного времени: мы записываем свои занятия и их продолжительность, а потом делаем анализ на что у нас уходит время. При помощи этого метода мы можем узнать сколько времени у нас уходит на главные и второстепенные дела, как мы распределяем его между сферами жизни, и на что чаще отвлекаемся. Эта система также помогает выявить “хронофагов” – те дела, которые забирают у нас больше всего времени.

Тим утверждает, что работа не должна занимать больше времени, но ваша концентрация внимания должна быть максимальна. Таким образом, время работы должно составлять 20%, но ваш фокус должен быть на наиболее важных задачах, все остальное время можно отвести на второстепенные и рутинные задачи.

В основе системы лежат два правила: первое — правило Парето, которое говорит, что 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе — известное как закон Паркинсона, сообщает, что во время работы вы должны быть максимально сконцентрированы на ней.

Важно помнить, что такая система подходит людям с гибким графиком, представителям творческих профессий и фрилансерам, которые сами планируют время на выполнение той или иной задачи.

К этим способам управления временем, а бы хотела добавить и свой метод, который я использую для работы с крупными проектами, которые имеют множество подзадач.

Если вы как и я, пытаетесь выполнить все и сразу и стать гуру тайм-менеджмента, но вам сложно смещать фокус с одного вида деятельности на другой, то запишите в блокнот все цели для каждого из проектов, после чего разбейте их на задачи. В итоге у вас получатся несколько проектов с указанными целями и большими списками подзадач.

Если вы не знаете с чего начать, то выберите один из проектов и проанализируйте все задачи, которые вы выписали. Важно то, что при планировании задач на день вы должны выполнять задачи только по одному проекту, тем самым не смещая свой фокус на что-то другое. После, как и в способе “Автофокус”, из списка задач по проекту выберите ту, которая выделяется, с которой вы и начнете. После выполнения повторяйте данный способ выбора задач из списка дел на день.