Правила жизни бизнеса с дебиторкой

Дебиторская задолженность – долги контрагентов перед бизнесом за прошлое обслуживание - явление крайне распространенное. Фактически каждая компания в определенный период своей жизни вынуждена «ждать», пока ее клиенты или заказчики не соизволят погасить обязательства. В некоторых случаях дебиторка может достигать баснословных сумм. Рассмотрим, как бизнесу жить в ситуации, когда контрагенты медлят с погашением имеющегося долга.

С дебиторской задолженностью важно постоянно «держать руку на пульсе». Почему? Потому что просчитать, когда именно контрагенты вернут долги (и вернут ли их вообще) невозможно. Большая дебиторка означает, что вы трудились и тратили ресурсы, но еще их не окупили. В это же время вам придется закупать оборудование и материалы, а также погашать собственные долги перед работниками и контрагентами. Очевидно, что чем больше дебиторка, тем меньше у вас ресурсов в данный момент для решения проблем с актуальными обязательствами.

На практике существует несколько проверенных способов управления дебиторской задолженностью. Познакомимся с ними поближе.

Безудержно поставлять контрагентам свои ресурсы без гарантий погашения – плохая идея. Оцените свой бюджет и финансовые лимиты еще до того, как тратить средства. В ущерб своему бизнесу работать противопоказано.

Дебиторская задолженность в любом случае должна быть отражена в бухгалтерском учете. Но также стоит проводить и инвентаризацию, причем делать это нужно регулярно. Ваш бухгалтер должен постоянно проводить сверку и проверку долгов – это позволить выявить обязательства, которые можно признать безнадежными.

Тщательно проверяйте контрагентов на признаки банкротства и неплатежеспособности в целом. Если вы сотрудничали с лицом, которое в данный момент находится в банкротном производстве, то непременно заявите о своих требованиях – погасить хотя бы часть долга получится только в том случае, если вы будете зачислены в реестр кредиторов.

Четко транслируйте контрагентам свои намерения и предусмотрите в договоре условия о штрафах. Просрочка обязательств должна быть видимой угрозой для другой стороны сделки, чтобы она не осознавала себя безнаказанной.

Аккурат перед датой окончания обязательств уведомляйте своих контрагентов о необходимости заплатить долг. Хорошо работает комплексная система уведомлений – не бойтесь пользоваться почтой, SMS, звонками и другими способами информирования.

Взыскание долга – затратное мероприятие. Вам придется обращаться в суд, составлять заявление и взаимодействовать с судебными приставами. Работа ФССП и всего исполнительного производства в целом оставляет желать лучшего – нередко бизнесу приходится ожидать погашения дебиторки годами. Судебное разбирательство станет очередной статьей затрат, которые определенно стоит учитывать.

Чтобы обезопасить себя от просрочки обязательств и неплатежеспособности контрагентов, вы можете требовать предоплату. Ее размер желательно привязывать к себестоимости товаров – так вы гарантируете себе хотя бы нулевую окупаемость. Сделка не будет приносить вам убытки, что защитит ваш бизнес от появления дебиторской задолженности.

В некоторых случаях можно просить предоплату и по цене выше себестоимости – все зависит от того, как именно выстроены ваши взаимоотношения с конкретным контрагентом. Очевидно, что далеко не все будут рады требованию о предоплате – это должно вас насторожить. Дайте понять контрагенту, что вы хотите гарантировать для себя защиту от дебиторки. Результат будет всецело зависеть от успеха в переговорах.

Правило схоже с предоплатой, но здесь речь идет в первую очередь про сферу поставок товаров. Предусмотрите в договоре, что сначала контрагент платит за продукцию, и только затем вы ее отгружаете. Если забыть про такой очевидный пункт, то клиенты вполне могут начать забывать про оплату и даже спорить с вами по стоимости. Убедитесь, что сначала другая сторона сделки заплатила вам за партию товаров, и только затем выполняйте обязательства со своей стороны.

Очевидно, что данная стратегия работает далеко не всегда. Контрагент может попросту не согласиться с указанным условием. В таком случае требуйте хотя бы одновременного исполнения обязательств – как только вам заплатили, вы тут же отгружаете продукцию. Никто не уйдет обиженным.

Дебиторская задолженность – палка с двух концах. Она представляет собой очевидный убыток, так как ваш бизнес не получает необходимого возмещения. Тем не менее, вы все так же имеете право требовать погашения долга. Именно это право можно «продать». С юридической точки зрения, в коммерческой деятельности неважно, кому именно отдавать долг – важен сам факт его наличия. По этой причине вы можете отдать права требования другому лицо на возмездной основе.

Законодательство предлагает три варианта продажи дебиторки:

• цессия;
• вексель;
• факторинг.

В рамках цессии происходит возмездная уступка права требования – вы передаете другому лицу возможность истребовать долги. Указанную сделку можно оформить только постфактум – при возникновении дебиторской задолженности.

Вексель – ценная бумага, которая выпускается для возможности требовать с должника оплаты. Вы как кредитор не можете ее оформить – это право дебитора. Однако в договоре можно предусмотреть условие о выпуске векселя. Данная ценная бумага выступает своеобразной гарантией от вашего контрагента.

Факторинг – особый инструмент, благодаря которому вы можете договориться о возможности продажи долга еще до заключения основного договора. В рамках факторинга вы погашаете свой долг практически сразу же после исполнения свой части сделки, так как дебиторскую задолженность у вас выкупает третья сторона. Как правило, ей часто выступают банковские организации.

Можно также предусмотреть и страхование дебиторской задолженности. Однако имейте в виду, что такой вариант подразумевает оплату комиссии.

Важно: фактически ни один из вариантов продажи дебиторки не сможет полностью «отбить» реальный долг. По цессии, факторингу или векселю вы неминуемо продаете дебиторку в меньшем размере. Но это лучше, чем ничего.

Тщательно проверьте сделку и сопроводите ее всеми необходимыми приложениями. В первую очередь это касается передаточных актов, выписок с банковских счетов, расписок и локальной документации от контрагента. Любой вопрос должен быть отрегулирован документально, любое условие должно быть закреплено в договоре. Избегайте недомолвок и скрытых договоренностей. Стремитесь к четкому, открытому и ясному регламенту сотрудничества.

О проверке контрагентов мы уже упоминали, но данная процедура важна и сама по себе. Чтобы убедиться в надежности контрагента и его платежеспособности, пользуйтесь следующими сервисами:

• Официальный сайт ФНС. На ресурсе можно узнать статус налогоплательщика.
• Федеральный реестр сведений о банкротстве. На данной площадке можно узнать об актуальных банкротных производствах в отношении контрагента.
• Картотека арбитражных дел. Она позволит вам узнать про актуальные судебные разбирательства, в которых участвует контрагент.

Все указанные ресурсы официальны и предоставляются государством. Для проверки потребуются минимальные данные о другой стороне сделки – как правило, это ИНН, наименование и ОГРН.

Ваша компания должна контролировать собственную дебиторскую задолженность. Это выражается не только в качественном бухгалтерском учете и проверке контрагентов, но и в квалификации вашего персонала. Каждый сотрудник, который взаимодействует с контрагентами, должен обладать достаточной компетенцией для ведения переговоров и выявления потенциальных проблем.

Работа с дебиторкой включает в себя несколько этапов, и на каждой стадии ваши работники должны уметь пользоваться техникой переговоров и различными стратегиями влияния на должников. Имеет смысл заранее обучить персонал (в первую очередь – менеджеров) позиционировать отсрочку платежей. У сотрудников должно быть ясное понимание того, что любые уступки контрагенту – это удар по бюджету бизнеса. Если отсрочки обязательств не избежать, то нужно довести идею, что чем меньше послаблений, тем лучше для вас.

В плане мотивации важно помнить простое правило: что выгодно компании, должно быть выгодно и для сотрудников. Имеет смысл вводить специальную систему поощрений по типу начисления процентов от сделки для менеджеров, если договор закрылся без дебиторской задолженности.

Чтобы совместить интересы персонала с интересами бизнеса, руководствуйтесь следующими принципами:

• невыгодные для бизнеса решения невыгодны и для сотрудников;
• работников следует стимулировать по определенным и ясным правилам, чтобы каждый понимал их;
• мотивацию лучше всего связывать со сроками – чем быстрее, тем лучше.

Ваш персонал должен осознавать, что он находится в одной лодке с бизнесом. Только в таком случае работа с дебиторской задолженностью будет эффективной, а не висеть «мертвым грузом» у вас на бухгалтерском учете.

Современные CRM и ERP-системы дают богатый функционал по работе с дебиторкой. Вы можете возложить большое количество задач на автоматизированные сервисы, которые помогут вам управлять дебиторской задолженностью. Кроме того, системы облегчают работу как бухгалтеров, так и менеджеров. Благодаря автоматизации вы сможете:

• упростить бизнес-процессы и сделать их более прозрачными;
• снизить нагрузку на персонал;
• рассылать автоматические уведомления контрагентам;
• наглядно представлять себе дебиторскую задолженность;
• составлять отчеты и реестры, необходимые для работы с дебиторкой.

Таким образом, автоматизация –инструмент для работы с дебиторской задолженностью, который избавляет от многих традиционных «головных болей» бизнеса. Современные системы достаточно развиты, чтобы взять на себя львиную долю рутинных операций.

Все указанные правила следует использовать в комплексе. Финансовая дисциплина, тщательный анализ контрагентов, высокая культура переговоров и использование автоматизированных систем – в совокупности данные решения облегчат жизнь вашего бизнеса и упростят его работу с дебиторской задолженностью.