Мир меняется стремительно. Часто инновации приходится внедрять в деятельность компании не по собственному желанию, а под давлением обстоятельств. Ещё несколько лет назад работа на удалёнке казалась чем-то не для всех, но пандемия вынудила осваиваться в онлайн пространстве даже самых закоренелых ретроградов. После спада эпидемии у многих руководителей закономерно возникает вопрос: оставлять сотрудников на удалёнке или загонять обратно в офис? Как грамотно организовать процессы? Разберёмся в тонкостях офисной и удалённой работы.
Офисные против удалённых
Сразу оговоримся, что победителей в этой битве не будет: и та и другая формы организации несовершенны и имеют свои плюсы и минусы, которые могут стать серьёзным препятствием перед эффективной работой. Рассмотрим плюсы каждой организационной формы.
Плюсы удалении:
Удобство и экономия для сотрудников. Когда нет необходимости ездить в офис, тратиться на новый аутфит и питаться бизнес-ланчами, работники, экономят и время, и средства. Работать в комфортной домашней обстановке безусловно приятно, а тоска по офисной кофе-машине уступает перед возможностью работать на диване в уютных тапочках.
Многие сотрудники вздохнули с облегчением, лишившись удовольствия ежедневных полуторачасовых заездов до офиса, и готовы работать с утроенной силой, лишь бы не возвращаться к столичным пробкам и принудительной социализации в переполненном общественном транспорте. Опять же, отдохнувшие и выспавшиеся подчинённы с меньшей вероятностью будут косячить по невнимательности.
Возможность расширить HR географию. Талантами Россия полнится, но часто сосредоточены они в городах-миллионниках. Для небольшой региональной организации может стать проблемой укомплектовать офис всеми необходимыми квалифицированными специалистами: не многие готовы лишиться прелестей развитой инфраструктуры ради интересного проекта. Удалёнка решает эту проблему: собрать классную команду сможет и столичная контора, и региональный стартап.
Эпидемиологическая безопасность. Даже безотносительно потенциально опасных заболеваний вроде коронавируса, подцепить заразу в офисе легче лёгкого: в метро накашляли на одного, а через неделю на больничный слёг весь штат в полном составе.
Когда команда работает на удалёнке, риск потерять большую часть производственных мощностей за раз стремится к нулю: из дома, при необходимости, экстренный вопрос можно решить и с больным горлом, да и шанс, что сотрудники заболеют хором, довольно низок.
Накладки с работой офиса. Помимо вирусов, удалённая работа убережёт от таких досадных происшествий, как остановка работы из-за отключения электричества, проблем с провайдером услуг связи, аварийных ситуаций и так далее. Такие происшествия случаются не часто, зато способны обрушить работу компании глобально.
В случае с удалёнкой, подобные проблемы всех сразу точно не коснутся, потому срочные задачи можно будет делегировать коллеге и не провалить сроки.
Конечно, остаётся риск накладок с работой сервера, но от них и в офисе никто не застрахован.
Экономия на аренде. Чем меньше офис, тем дешевле он обойдётся. Согласитесь, содержать большой штат сотрудников в престижном районе – накладно. Улучшить качество аренды за счёт сокращения работников, которые присутствуют в офисе на постоянной основе, возможность пусть небольшой, но репутационной победы: гораздо приятней пригласить важного клиента в классный небольшой офис недалеко от метро, чем в непримечательный муравейник.
Сюда же можно отнести экономию и на других офисных расходах, вроде уборки, охраны, закупок и так далее.
Меньше конфликтов. Когда сотрудники не делят друг с другом офисный быт, можно избежать многих столкновений и разногласий из-за банальной разницы менталитета: немытые чашки, недобрые взгляды, амурные вздохи – офисное время, к сожалению, тратится на уйму не связанных с рабочими вопросами переживаний.
Руководителю не придётся разбираться в социальных играх подчинённых, если они не будут пересекаться физически.
Организация командировок и отпусков. Когда удалённая работа отлажена как швейцарские часы, командировка или отпуск ключевого сотрудника не станет великой потерей для коллектива.
История о том, что руководитель не брал отпуск вот уже несколько лет, потому что без него всё развалится, из разряда тех, от которых у топов всех мастей сжимается сердце. Многие боятся «бросить» офис и отказывают себе в отдыхе.
Организуйте удалённую работу и спасайте сотрудников от форс-мажоров хоть из Сан-Франциско.
Плюсы офисной работы:
Уверенность во взаимопонимании. То, чем не может похвастаться удалёнка – возможность лично убедиться, что подчинённые верно поняли задачу, а не пошли каким-то альтернативным путём.
В офисе руководителю проще проверить работу в процессе, а подчинённым задать уточняющие вопросы по ходу работы. Многим не ловко лишний раз в переписке беспокоить начальство по пустякам, которые в последствии оказываются не такими уж незначительными. При личном контакте проблемы с неверной трактовкой задачи выявляются быстрее и решаются проще, чем на удалёнке.
Управление мотивацией. Когда коллектив находится в постоянном контакте, мотивировать команду намного проще: начиная с заразительного энтузиазма начальника и заканчивая той самой кофемашиной и печеньками за корпоративный счёт – всё в офисе настраивает на продуктивность и решение задач во славу общей цели.
В офисе проще поддерживать корпоративную культуру, сохранять рабочее настроение, закреплять корпоративные ценности. Тогда как на удалёнке легко потерять ориентиры и погрязнуть в прокрастинации.
Опять же, не все сотрудники предпочитают дресс-коду домашние тапочки: для многих отсутствие необходимости «наряжаться» и общаться с коллегами живьём за время пандемии стали причиной депрессивных эпизодов. Отсутствие физического разделения дома и работы негативно влияет на психику: человеку сложней переключаться между задачами. Как говорится, «счастливый человек – тот, кто утром с радостью идёт на работу, а вечером с радостью возвращается домой».
Сосредоточенность на задаче. Даже самые мотивированные сотрудники растеряют продуктивность, если не смогут организовать домашний офис – не все имеют возможность оградиться от родственников, детей и домашних животных: с началом пандемии по сети гуляла уйма забавных видео про детей и котиков, которые врываются в эфир во время дистанционного совещания. Впрочем, работать с сидящими на голове котами и домочадцами может оказаться не так уж и весело: немало сотрудников предпочитают работать в офисе именно из-за таких обстоятельств.
Сюда же отнесём ситуацию, когда сотрудник на удалёнке берёт дополнительные проекты на аутсорс и основная (ваша) задача может оказаться не в приоритете. В офисе пресечь такую самодеятельность не составит труда, тогда как на удалёнке проконтролировать подобные инициативы сотрудников просто невозможно.
Обмен опытом. Ещё один плюс офисной организации труда в том, что менее квалифицированный сотрудник имеет возможность перенимать опыт коллег не отходя от рабочего места. К сожалению, онлайн-созвоны и zoom-летучки не дают такого эффекта, как старое доброе совещание в переговорке. И это не говоря уже о таких повседневных вещах, как спросить совета у коллеги или руководителя. На удалёнке не часто заморачиваются общими чатами и горизонтальной коммуникацией.
Все сотрудники доступны в рабочее время. Частая история на удалёнке, когда появляется срочная задача, а нужный специалист куда-то отошёл: увы, далеко не все готовы высиживать рабочий день перед монитором, если можно незаметно для начальства отправиться по своим делам.
В офисе же есть чёткое представление кто сегодня на месте и кого можно задействовать для решения «горящих» задач. Опять же, чтобы уйти пораньше или отойти «на часок», придётся поставить в известность руководителя, что с точки зрения начальства большой плюс. К «тихушникам» же можно применить дисциплинарное взыскание, чтобы остальным не повадно было. И отговорки в духе «у меня сломался интернет» в офисе точно не сработают.
В чём особенности организации офисной и удалённой работы для руководителя?
Несмотря на все различия, успех работы и в офисе, и на удалёнке в основном зависит от руководства. Перед руководителем и в том и в другом случае стоят одни и те же задачи, которые решать, в силу организационных особенностей, приходится разными средствами.
Общий доступ к информации. Когда команда базируется в офисе, задачи проще визуализировать: часто детали проекта размещают на доске с общим планом работ, где отмечают список задач и прогресс по их выполнению.
При удалённой работе важно выстроить онлайн-систему, в которой можно вести проект: обеспечить доступ всем сотрудникам к необходимым материалам и отслеживать ход работы. Для этого можно использовать облачное хранилище или специальный менеджер задач.
Целеполагание и разъяснение задач. В офисе задачи обычно распределяют на общем собрании. Позже можно систематизировать всё на доске: по ходу работы сотрудники смогут отмечать на ней статус задачи. Срочные изменения проекта тоже несложно обсудить в любой момент.
Удалённо помогут разобраться с постановкой задач созвоны, чаты и общий архив документов. Чтобы задачи не дублировались, нужно назначить задания для каждого сотрудника в общем плане и поставить напоминания в календаре.
Проверить единое понимание задачи. В офисе легче поговорить с сотрудником, чтобы проверить правильно ли он понял задачу, и тут же исправить, если возникло недопонимание.
Удалённо сложнее отследить ошибку, потому важно чётко формулировать задания и уточнять подробности и спорные моменты «на берегу». Желательно в переписке или на созвоне попросить сотрудника пересказать своими словами, как он понял задачу, чтобы сразу разрешить нестыковки.
Контролировать сроки и ход работы. При личном присутствии проще контролировать сроки и качество работы: всегда можно напомнить подчинённому о задаче, проверить результат, дать обратную связь.
Удалённо сложнее: нужно не только обозначить дедлайны, но и регулярно отслеживать прогресс. Для этого можно просить ежедневный отчёт о проделанной работе и проверять смену статусов по задачам.
Развивать и мотивировать сотрудников. В офисе удобно проводить встречи, лекции и воркшопы, обмениваться опытом и обучать новичков. Руководитель в любой момент может оценить продуктивность каждого сотрудника и скорректировать нагрузку.
В офисе проще заметить, если упал уровень мотивации, узнать причину и своевременно принять меры, а также создать условия для дополнительной мотивации команды.
Удалённо коллектив общается только в сети и по рабочим вопросам. Чтобы развиваться, обмениваться опытом и держать мотивацию на уровне, нужно искать альтернативы: ходить на конференции или организовывать выездные тренинги для команды.
Что в итоге?
Предпочтёт компания офис или удалёнку, руководителю отвечать за организацию и эффективность рабочих процессов: в обоих случаях придётся контролировать ход работы, качество её выполнения и соответствие техническому заданию. И в обоих случаях организацию процессов упростят специальные организационные методики и программное обеспечение.
Избежать неразберихи, дублирования задач и потери эффективности поможет внедрение SCRUM-системы: методики управления проектами, которая помогает организовать работу внутри команды и обеспечить прозрачность выполнения задач на всех этапах и при любой форме организации.
Что из себя представляет SCRUM, зачем он нужен и как его внедрить, расскажем в следующей публикации.
Но прочитать о нем можно уже сейчас в разделе услуги на сайте METOD.ONLINE