В предыдущей публикации выяснили, что и офис, и удалёнка имеют свои плюсы и минусы, а эффективность команды во многом зависит от организации рабочих процессов и действий руководителя.
Сегодня подробней расскажем как и зачем внедрять SCRUM и чем это поможет бизнесу. Поможет углубиться в вопрос эксперт компании METOD в области развития культуры и инноваций внутри организации Артём Старовойтов.
Артём более семи лет занимается внедрением инструментов в «ядро» компаний и не понаслышке знает, как важно грамотно организовать работу команды: чёткое распределение задач, прозрачность процессов и лёгкий контроль прогресса – залог эффективной работы над проектом.
Как методология SCRUM позволяет оптимизировать рабочие
Что такое SCRUM-управление?
SCRUM – гибкий структурированный метод управления проектами и командной работой: задачи распределяются между участниками так, что каждый работает на общий результат. Работа ведётся спринтами – короткими периодами по неделе или две. Промежуточные результаты постоянно оцениваются, чтобы в случае необходимости скорректировать задачи прямо в процессе работы.
Во многих сферах SCRUM-управление оказывается эффективней, чем традиционная «водопадная» модель с фиксированной последовательностью выполнения задач:
- Прозрачность процесса позволяет руководителю эффективней распределять ресурсы и вносить корректировки в соответствии с текущими приоритетами, быстро реагировать на любые изменения в проекте;
- Срок работы над проектом сокращается за счёт того, что правки вносятся прямо в процессе, не дожидаясь сдачи: проект делится на спринты таким образом, чтобы быстрее получить общее представление о результате работы;
- Методика объединяет команду и даёт удобный инструмент для коммуникации и совместной работы;
- Бюджет можно согласовать на определенное количество спринтов, а не на весь проект, чтобы в случае необходимости без проблем внести корректировки;
- Подходит для сложных проектов, где важна быстрая реакция на изменения.
Если говорить простым языком, SCRUM – это про простоту, про прозрачность, про уход от неразберихи и других трудностей. Потому что в SCRUMе есть понятные простейшие процессы: понятное планирование, понятный мониторинг процессов и сверка задач, понятно как снимать обратную связь в конце определённого периода спринта, понятно как работать над ошибками. То есть это простой и понятный процесс, который повторяется от задачи к задаче, упрощает деятельность компании, облегчает и ускоряет рост продуктивности, а значит и прибыли
Методика SCRUM пришла из IT-сферы, но за последние несколько лет снискала популярность и на других направлениях: бизнес, финансы, маркетинг, консалтинг, дизайн, логистика, общепит – SCRUM актуален везде, где применяют творческий подход и коллективная работа над проектами. Такая методика организации не подойдёт для конвейерного производства, где продукт известен и понятен, но позволит значительно облегчить работу над штучными проектами: суть в том, чтобы разбить проект на короткие задачи, назначить исполнителей, зафиксировать сроки и следить за выполнением проекта. SCRUM минимизирует необходимость в бесконечных совещаниях и глобальных переделках, экономит время и делает проект понятным и для команды, и для заказчика, которого часто привлекают оценке промежуточных результатов наравне с руководителем.
Примечательно, что метод разбивки большого дела на короткие задачи рекомендуют использовать и тренеры по личной эффективности и тайм-менеджменту: таким образом проще контролировать результат действий и не отклоняться от финальной цели. Так что SCRUM, можно сказать, метод повышения эффективности для бизнеса.
Преимущества SCRUM для предпринимателей
Методика SCRUM-управления решает существенную часть недостатков работы с удалённой команды, но будет одинаково эффективной и для офиса, и для дистанционной организации труда:
- Задачи компании находятся в одном месте, они наглядно систематизированы и распределены по команде;
- Бизнес-процессы – прозрачные: задачи сотрудников доступны в любое время для всех коллег, потому сразу понятно, на какой стадии находится проект и с какой скоростью идёт работа;
- Повышается дисциплина. В SCRUM невозможно не выполнить задачу или забыть о ней: проект постоянно под контролем и выполняется в сроки;
- SCRUM экономит бесценный ресурс компании – время. Это понятный и простой инструмент контроля над подчинёнными и проектом: не нужно тратить время на организацию совещаний и планёрок – руководитель может удаленно контролировать процесс работы и вносить корректировки;
- SCRUM помогает предпринимателям в краткосрочном и долгосрочном планировании, с такой системой удобно подводить итоги, видеть конкретный результат процесса и результаты работы каждого сотрудника.
- На больших, сложных проектах с множеством функций SCRUM позволяет протестировать результат ещё до окончания работы: оценить идею, спрос, протестировать гипотезы и не потратить время и средства на разработку полноценного продукта.
Не буду утверждать, что SCRUM нужно внедрять в ста процентах случаев, но такой метод помогает руководителю научиться уважительно относиться к своему времени и времени команды: планировать только срочные задачи, которые важны на данный период, а важное и не срочное переносить на следующий отрезок времени. Становится меньше совещаний по контролю, потому что всё в прозрачном доступе в любое время. Повышается самостоятельность сотрудников, потому что есть возможность решать какие задачи взять с учётом целей и стратегии компании. По каждой задаче ведётся хронология: можно открыть любую неделю и посмотреть какие там были ошибки, сколько задач решили. Удобно снимать аналитику и оптимизировать работу в любой момент.
Как внедрить SCRUM в работу компании?
Инструмент для командной работы и выполнения задач выглядит следующим образом: команда, бэклог, спринт, Agile-доска, планирование спринта, стендап, ретроспектива.
Бэклог – список всех задач, которые нужно выполнить по проекту;
Спринт – отрезок времени от 1 до 4 недель, в котором команда выполняет определенные запланированные задачи, взятые из бэклога;
Планирование спринта – мероприятие, которое проводят в начале каждого спринта, где каждый делится своими задачами и фокусом на спринт;
Стендап – короткая ежедневная встреча, где каждый участник команды делится апдейтами – обновлениями, которые произошли за предыдущий рабочий день. В конце каждого стендапа каждый участник команды может поднять на обсуждение любой рабочий вопрос;
Ретроспектива – часовое мероприятие, которое проводится в конце спринта: команда обсуждает положительные и негативные моменты, голосует за самые важные, сразу принимает решения, как их улучшить, и записывает конкретные задачи;
Agile-доска – доска, где ведётся прогресс по актуальным задачам. Доска может дублироваться и в программе, и физически в офисе – наглядное напоминание о целях и задачах положительно скажется на мотивации и эффективности сотрудников;
Скрам-мастер – управляет проектом, координирует работу команды, фиксирует и устраняет проблемы на пути к поставленным целям;
Владелец продукта – лицо принимающее решения со стороны заказчика.
Сроки внедрения SCRUM зависят от того, как изначально выстроены процессы в компании, от её размера, от готовности коллектива принять изменения, от того, на сколько эффективно руководитель способен провести внедрение. Начинайте с небольшого проекта, на котором сможете протестировать методологию, выявить возможные сложности, определить готовность сотрудников к переменам.
Действуйте по шагам:
Соберите кросс-функциональную команду. Специалисты с разной экспертизой должны суметь совместно работать над достижением одной цели и достичь её без привлечения других экспертов. При том чем меньше в команде будет участников, тем проще будет ей управлять.
Найдите скрам-мастера. Дайте шанс энтузиастам внутри компании или пригласите эксперта со стороны, который специализируется на работе с методикой.
Назначьте владельца продукта. Важно, чтобы он имел реальные полномочия для принятия решений: если каждый шаг будет отдельно согласовываться на стороне заказчика, о скорости работы не может быть и речи.
Создайте бэклог. Не дробите задачи слишком сильно, отталкивайтесь от смыслов: соберите первоочередные задачи минимум на первые три спринта.
Определите спринты. Обычно они длятся от 1 до 4 недель.
Проводите ежедневные стендапы. Они не должны занимать больше 15 минут, хотя в первое время придется сложно: не все привыкли к коротким собраниями.
В конце каждого спринта проводите ретроспективу. Анализируйте результаты, оценивайте работу, ищите способы улучшить работу.
Установите софт для ведения SCRUM на все возможные устройства. Это поможет держать под рукой все задачи и контролировать процесс работы даже удалённо.
Для начала выбирайте бесплатный софт. TRELLO, BITRIX 24 или Яндекс.Трекер отлично подойдут для пробы метода. Когда разберётесь, переходите на платный функционал.
Следите за бэклогом. Обновляйте список задач в течение недели – так будет проще планировать каждую неделю.
Если всё делать правильно и последовательно, SCRUM внедряется за 1-2 недели на одну или несколько команд.
Учтите, что скрам-мастер выполняет ключевую функцию в соединении команды и организации работы: он следит за выполнением таймингов встреч и сроков задач, задаёт дополнительные вопросы по сложным задачам, подводит итоги недели и помогает поставить задачи на следующую. Этот человек непрерывно следит за процессом. Если скрам-мастером назначить одного из участников рабочей команды, ему неизбежно придётся жертвовать временем на выполнение других обязанностей. В целях сохранения эффективности команды, лучше назначить скрам-мастера стороннего эксперта.
Если компании тяжело разбираться во всех тонкостях организации и настройки процессов, всегда можно пригласить для внедрения SCRUM-управления внешних специалистов, которые отладят механику действий, установят нужные программы и обучат персонал вести работу по новой схеме, чтобы компания как можно скорее смогла повысить эффективность ведения проектов и улучшить показатели.
Вы абсолютно правы про бесплатный софт) Нет смысла сразу оплачивать лицензию на полгода-год. Вдруг интерфейс не понравится, функционала будет недостаточно или еще что. Когда будете выбирать, я бы советовал обратить внимание на две вещи: интуитивно-понятный интерфейс (если вы заходите в программу и не понимаете, как создать задачу, то стоит поискать другую) и полнофункциональное мобильное приложение. К счастью, сейчас есть отечественный софт, который не уступает западным аналогам.