Как я нанимал дизайнеров. Сначала неправильно, а потом правильно

Проделав огромную многочасовую работу я упустил кучу кандидатов, оставил о себе плохое впечатление и не получил предсказуемого результата. А потом нанимал ещё одного, но сделал всё правильно. Расскажу обе истории.

Наша небольшая студия DELO.studio началась с партнёрства друзей, и какое-то время на этой дружеской тяге всё и росло, просто подтягивали знакомых дизайнеров, платили стипендии, обучали. А потом схема развалилась, потому при работе с друзьями есть свои сложности (совсем не такие, как об этом принято думать). Друзья-дизайнеры кончились, так что я решил искать наемных. И кажется совершил все ошибки, которые только есть. Почитайте, чтобы не делать также.

Выбрал самую популярную группу с вакансиями для дизайнеров на facebook и оплатил там пост. За 4 000 рублей получил 290 откликов. Я не ожидал так много.

Я не продумал что будет дальше. Просто указал свой рабочий email, который стало ежедневно заваливать десятками портфолио. И я просто создал несколько папок, типа «Плохое портфолио», «Хорошее портфолио», «Первый отсев» и т.д..

Оказалось, что в веб-интерфейсе Яндекса нельзя давать массовый ответ или выгрузить все email из папки или по тэгу. Короче вообще ничего нельзя. Это было для меня сюрпризом. Вместо массового ответа я часами копировал и вставлял тексты писем с отказами. А ящик всё раздувался от откликов.

Первая ошибка — пользоваться стандартным почтовым клиентом.

С самого начала я решил быть максимально вежливым и приятным работодателям. Когда меня просили, я давал обратную связь, и часто развернутую. Видимо текст вежливого отказа как-то незаметно призывал к этому, потому что запросов таких было много. Наверное штук 30 портфолио я я бесплатно отрецензировал.

Вторая ошибка — тратить слишком много времени на общение.

Как бы это некрасиво не звучало, но для слабого дизайнера я ценность представляю, а он для меня нет. И это нормально, так жизнь устроена. Надо было не гнуть из себя альтруиста и вежливо отказывать. Я начала это делать, но поздно.

У меня не было никакого дедлайна. В тексте вакансии я не написал когда ждать ответа, и у меня не было никакого ответного автоматического письма. В итоге дизайнеры присылали своё портфолио и неделями ничего не получали. А мы всё ждали и ждали, когда придёт побольше портфолио. Отсеивали и отсылали десятки отказов. Парадоксально получается — слабым мы уделяли много времени, а сильных игнорировали.

Третья ошибка — не назначать чёткий и строгий дедлайн.

Четвертая ошибка — не давать понятную обратную связь.

Всё перепуталось в конце. Месяц спустя после публикации я окончательно запутался в своих папках, отказах, сортировках. Получилась пара неловких моментов, когда я сначала отказывал дизайнеру, а потом он каким-то образом попадал в следующий этап и получал письма, которые противоречат друг другу. В конце не осталось ничего другого, кроме как обнулиться.

Я взял последние 40 и пару самых сильных из ранее отмеченных портфолио и решил работать только с ними, игнорируя всё что было до этого. Провёл с партнёром пару сессий-отсевов и осталось только 5 дизайнеров. Им мы скинули тестовое задание. Только двое его сделали. Вот так имея такой огромный входящий поток по сути мы остались с выбором из двух людей.

Забегая наперёд, всё вышло хорошо. Дизайнер оказался хорошим, обучаемым джуниором и мы с ней сейчас работаем. Но это случилось скорее вопреки моим действиям, а не благодаря. Можно сказать — просто повезло.

Остальным я даже не ответил и получил потом пару недовольных сообщений. Думаю фактически недовольных и расстроенных было сильно больше. Если вдруг кто-то из откликнувшихся читает это, то знайте, мне стыдно. Было стыдно, теперь уже нет, потому что это опыт сильно помог понять, как всё устроить правильно.

Я всё починил. Первым делом в этот раз я сел не писать текст вакансии, а в Miro составил сценарий. Сначала максимально простой.

Стало ясно, что мне нужна канбан доска, по которой я буду перемещать карточки дизайнеров, а им будут отправляться автоматические письма. Логично попробовать это сделать в CRM.

• Попробовал Tilda CRM, оказалось мало функций для этого.
• Попробовал Trello, автоматизации через дополнения, платная функция. Хочу бесплатно, подумал я.
• Попробовал Bitrix24. Всё отлично!

Это маленькая необязательная часть, полная боли и ненависти. Если вы и так знаете, что из себя представляет Битрикс24, можете смело пропустить.

Обрадовался, что всё в одном и ещё и бесплатно. Сел писать «Роботов» (так битрикс называет автоматизации), чтоб письма автоматом отправлялись и сразу в них тексты писем. Очень радовался, какой классный инструмент всё в одном попался.

Примерно через 4 часа работы при попытке сохранить Битрикс сообщил мне что-то вроде «Многовато роботов. Это уже платная версия. Купи, чтобы сохранить». Я очень испугался за проделанную работу и побежал покупать, но оказалось можно активировать бесплатную pro версию на 30 дней. Активировал. Вернулся на вкладку с драгоценными письмам. Кнопка сохранить снова выдала ошибку.

Перезагрузка удалила все мои данные, кроме трех первых самых маленьких писем. Теперь я люто ненавижу битрикс. Как можно было сделать такой сценарий? Я как дизайнер интерфейсов не верил, что до этого может дойти. Из 4-х часов, результат 3-х был потерян.

В итоге я не нашел нужного мне инструмента всё в одном, и с чётким ощущением, что я изобретаю велосипед, стал делать автоматизацию вручную, как бы странно это не звучало.

Вот такая получилась цепочка:

1. Пост с вакансией ссылается на форму в Тильде
2. Тильда отправляет данные в Google таблицу / Либо я вношу сам какие-то изменения в таблицу
3. Zapier читает таблицу и создает (или обновляет) контакт в Mailchimp

Тильда, Google таблицы, Zapier, Mailchimp. И всего набора я плачу только за Тильду, но мы и без этого за неё платим, и вообще это наш главный инструмент. Так что можно сказать всё бесплатно.

Не связал напрямую Тильду и Мэйлчимп, потому что в гугле сделал колонки для оценки портфолио, и когда смотрю портфолио и оцениваю не выходя из гугла, Zapier эту оценку считывает и автоматически присваивает в Mailchimp тэги этим контактам, а автоматизация при назначении тэга отсылает заранее приготовленное письмо.

Когда я попробовал создать самую простую цепочку и убедился, что всё работает, составил полный план со всеми действиями в Miro. Вот кусок этого плана. Целый не буду прикреплять, потому что он слишком горизонтальный.

Всё систематизировано, всё собирается в одном месте. Мне чётко видно кого я оценил, кого нет. Мне не нужно писать личные письма, в первом письме я предупреждаю, что до последнего этапа общение одностороннее. Я читаю всё, вы читаете мои заготовки.

После каждого действия дизайнера, отправка заявки или тестового, всегда в ответ тут же приходит письмо, в котором сказано когда и чего дальше ждать. Мне не нужно ждать все портфолио, чтобы оценить и дать обратную связь, соискатели получают отклик быстро, повышается вовлеченность.

Но остается у меня смутное чувство, что должен быть узкоспециализированный сервис для найма дизайнеров, где всё это реализовано в одном месте, и я просто не нашел его. Есть же? Подскажите, а?