Развитие и рост бизнеса – одна из главных целей любого предпринимателя. Для небольших компаний, особенно относящихся к сегменту микро и малого бизнеса, рост выражается, прежде всего, в увеличении количества клиентов. При благоприятных условиях (и в зависимости от конкретного рынка), рост может происходить крайне быстрыми темпами. Проблема в том, что одновременно возрастает и объем текущей работы. Как показывает практика, далеко не каждый предприниматель оказывается способным быстро адаптироваться к таким изменениям: выстроить необходимые бизнес-процессы и сформировать эффективную команду.
Сотрудники — многостаночники
В компании со штатом до десяти человек каждый сотрудник, в том числе и сам руководитель вынужденно выполняет по нескольку обязанностей. Так, директор может быть немного HR-специалистом, клиентским менеджером, менеджером по продажам и даже офис-менеджером. Маркетолог – заниматься настройкой контекстной рекламы, рисовать логотипы в дизайнерской программе и писать статьи для СМИ, а бухгалтер, помимо основных задач – собирать и обрабатывать первичные документы, оформлять заявки от клиентов, общаться с ними по различным вопросам (например, при возникновении дебиторской задолженности и т. п.) . Ситуация, в принципе, совершенно нормальная для малого бизнеса, который пока не может позволить себе иметь большой штат сотрудников. Но при росте она может стать критичной, поскольку персонал, включая руководителя, в какой-то момент окажется перегружен второстепенными рутинными задачами и не сможет эффективно выполнять основные функции, важные для дальнейшего развития компании.
Из этой ситуации есть два выхода. Можно разделять функции сотрудников и нанимать дополнительный персонал для выполнения стандартных рутинных операций. Можно использовать аутсорсинг. Сегодня предприниматели совершенно спокойно отдают многие задачи на полный или частичный аутсорс, в том числе бухгалтерское, юридическое, маркетинговое, рекламное сопровождение и другие. Можно сочетать оба подхода. Однако на нашем рынке мы заметили одну интересную и системно возникающую особенность: достигая определенного порога роста, компании так и не расширяют штат, но одновременно отказываются от аутсорсинга, даже если он уже подключен и нормально работает. В голове предпринимателей возникает третий, абсолютно ошибочный вариант решения проблемы – замена одних сотрудников на других, но более опытных и, соответственно, дорогостоящих. Им кажется, что такой сотрудник, как палочка-выручалочка, в одиночку вытянет всю необходимую работу.
Неправильная организация персонала – тормоз для роста бизнеса
Возьмем, к примеру, процесс организации бухгалтерского учета. В небольшой компании бухгалтер обычно бывает в единственном числе и может заниматься всем – расчетом налогов и зарплаты сотрудников, отправкой отчетности в контролирующие органы, сбором оригиналов актов и счетов от клиентов, сканированием и вводом первичных документов в учетную программу, коммуникацией с банками, ФНС и т. д. Когда количество клиентов и контрагентов увеличивается, растут объемы платежей, процессы бухгалтерского и налогового учета значительно усложняются. Рано или поздно бухгалтер просто перестает справляться с работой – его времени хватает максимум на сбор финансовых данных и первичных документов. Соответственно, случается несвоевременная уплата (или переплата) налогов и/или сдача бухгалтерской отчетности (либо отчетность сдается с ошибками) , а, следовательно, возникают претензии со стороны ФНС, начисление пеней, штрафов и блокировка расчетного счета с еще более неприятными последствиями.
В этом случае директор или владелец компании просто начинает искать более дорогого бухгалтера, полагая, что такой профессионал придет и закроет все проблемы. Если же бухгалтерию ведет внешний партнер и ситуация с учетом совершенно нормальная, руководитель растущего бизнеса почему-то считает, что усилий бухгалтерского аутсорсинга скоро окажется недостаточно и что за бухгалтерией нужно установить строжайший контроль, поэтому все равно начинает поиск опытнейшего специалиста – главного бухгалтера в штат. Но здесь-то и кроется ловушка. Высокооплачиваемого бухгалтера невозможно заставить выполнять рутинную работу – он просто не будет этим заниматься, так как его целью является помощь в развитии бизнеса своего нанимателя: выстраивание необходимых бизнес-процессов, решение вопросов с легальным сокращением налоговой базы, консультирование и помощь при налоговых проверках, анализ договоров и т. д. А если специалист все же согласится перекладывать бумажки, то не сможет заниматься стратегическими задачами и круг замкнется.
Что делать?
1. Не спешите заменять эффективный аутсорсинг штатными сотрудниками. Если вы и партнер успешно прошли обязательный период притирки, он погрузился в вашу специфику, хорошо выполняет свои функции и претензий по качеству работы нет, значит имеет место уже налаженный бизнес процесс (а это – несомненное преимущество, увеличивающее конкурентоспособность компании) . Также вы не будете нести расходы на дополнительных сотрудников, которым нужно платить зарплату, оплачивать подоходный налог, страховые взносы на обязательное социальное, медицинское и пенсионное страхование и др. Опытный аутсорсер (как в области бухгалтерии, так и любой другой) может выполнять не только рутинную работу, но и выступать экспертом, помогая развивать бизнес клиента: выстраивать бизнес-процессы, устранять возможные риски, проводить обучение, давать аналитику руководству для принятия верных решений.
2. Если с аутсорсингом по каким-то причинам не складывается, то при росте бизнеса нанимайте на рутинные простые операции (сбор документов, сканирование и т. п.) недорогой персонал, развязывая руки основному составу специалистов. Такого персонала на рынке труда всегда много – в том числе студентов, желающих подработать. Эффективность компании вырастет, а бюджет будет расходоваться разумно. Для сравнения, в крупных компаниях применяется еще более продвинутые организационные подходы. Например, бухгалтерская служба выделяется в отдельную структуру, и специалисты занимаются только прямыми обязанностями. Работу, связанную с подбором, сканированием и сортировкой документов ведет менее квалифицированный и легко заменяемый персонал на местах, имеющий соответствующий уровень оплаты труда. Для важных процессов, от которых зависит развитие вашей деятельности, ищите и нанимайте хороших специалистов под конкретные задачи, которые они смогут выполнять лучше