Автоматизация поиска корневых проблем
В любой организации имеется свой набор проблем, решение которых окажет положительное влияние на ее дальнейшую деятельность. В теории управления все множество проблем организации называется "проблемное поле", и оно является объектом изучения для специалистов по управлению. Дело в том, что поскольку невозможно решить все проблемы одновременно, нужно выбрать приоритетные, решение которых даст наибольший результат.
В первую очередь надо решать проблемы, которые являются источником возникновения других проблем, или усиливают другие проблемы. Такие проблемы называются "корневыми ". Для того чтобы их найти, требуется структурировать проблемы и установить связи между ними. Одним из хорошо зарекомендовавших себя методов для этого является метод графов.
Граф - математический объект, который изображает отношения между сущностями. Граф состоит из вершин (объектов) и рёбер (связей).
При анализе проблемного поля кружки - это проблемы, а стрелки - зависимости между ними.
Техника анализа проблемного поля методом графов детально описана в книге профессора А.И. Пригожина "Методы развития организации".
Техника сама по себе достаточно эффективная, но предусматривает, что в процессе надо было вручную рисовать на бумаге граф и зависимости (кружки и стрелки). Поэтому я подумал, что его неплохо было бы автоматизировать для удобства использования.
В итоге мы на пару со специалистом по программированию на PHP разработали онлайн-сервис анализа проблемного поля ProblemAnalyst. Сразу скажу – он бесплатный и не требует регистрации.
Первый шаг в структуризации проблемного поля – это фиксация проблем, проще говоря – создание их списка. Процесс напоминает проведение "мозгового штурма". Вы записываете в строку проблему, которая пришла вам в голову, затем жмете кнопку "Добавить проблему" и в появившейся строке записываете следующую.
Закончив ввод проблем, нажмите кнопку "далее" и сервис построит таблицу, в которой вы сможете определить связи между проблемами.
Установление связей между проблемами. В таблице, сгенерированной сервисом, в столбцах и в строках будут находиться ранее перечисленные проблемы.
Клетки на пересечении столбцов и строк могут быть активными, а могут быть - неактивными. Неактивные клетки выделены серым цветом, в активных - по умолчанию стоит значение 0 (то есть проблемы не влияют друг на друга). Вы можете изменить значение, установив влияние проблем друг на друга. Для этого надо кликнуть по ячейке мышкой и выбрать из ниспадающего меню нужную стрелку, показывающую, что:
1. Проблема в строке влияет на возникновение (или мешает решить) проблему в столбце: ↑
2. Либо наоборот проблема в столбце влияет на возникновение (или мешает решить) проблему в строке: ←
3. Либо оставить 0, что будет означать, что проблемы не связаны между собой.
Закончив, нажимаем кнопку "Далее" и приложение автоматически построит граф проблемного поля (для данного примера - см. ниже). Его вершины - это проблемы (пронумерованные согласно порядку ввода), а стрелки указывают, как проблемы влияют друг на друга.
При этом красным цветом выделены проблемы, влияющие на возникновение большого количество проблем (больше трех). Это и есть корневые проблемы, их надо решать в первую очередь, и тогда многие другие проблемы исчезнут сами. После того как Вы построили граф - нажимаете кнопку "Далее" и получаете отчет о проблемном поле в формате PDF.
Как можно видеть, процесс анализа проблемного поля значительно упростился и стал высокопроизводительным. Убедиться в этом можно проанализировав свои проблемы прямо тут.
Рады, что слово "автоматизация" - это не только про "железо и софт", но и про бизнес.