Суть проблемы: На проектах, со сложностью внедрения уровня средний и выше, часто возникает ситуация когда даже для подготовки технического задания нужно поподробнее познакомиться с заказчиком. Это необходимо чтобы не ошибиться в оценке стоимости внедрения в целом.
Условно этот этап можно обозначить как предпроектный анализ (предпроектное исследование / обследование или другие варианты названия), далее - ППА. Давайте уточним зачем вообще он может быть нужен?
Сбор данных на этапе ППА позволяет составить перечень процессов, предварительный набор данных и виды действий, которые необходимо автоматизировать.
Эту информацию возможно получить от клиента в сжатом или подробном виде, а выполнить этот этап интегратор может как предпродажные работы (в дальнейшем опосредованно получив за него оплату в составе платежей за внедрение), или с его оплатой как за отдельную самостоятельную часть автоматизации.
Вариант ППА – кратко и бесплатно
Если вышеуказанные данные о предстоящем внедрении собирать в сокращенном варианте, то местом, в котором они будут зафиксированы может являться краткий бриф (опрос, анкета и пр.) или более объемный документ.
Этот документ может заполнить сам представитель заказчика, или после его интервьюирования аналитик (интегратор).
Такой сбор верхнеуровневых требований уместен, когда заказчик ориентируется в своих процессах и может внятно изложить перечень требований к автоматизации.
Тем не менее, отсутствие подробных данных в случае, когда в них имеется насущная необходимость, чревато негативными последствиями для обеих сторон, в том числе:
● интегратор будет вынужден завышать стоимость внедрения для перестраховки и возможности финансирования непредвиденных расходов (если он ошибется с оценкой стоимости работ);
● заказчик может отказаться от услуг этого интегратора из-за якобы не обоснованного завышения итоговой стоимости внедрения.
Поэтому для избежания этих и других последствий рекомендуется составить ППА по более детальному варианту.
Вариант ППА – подробно, но за деньги
Подготовка более подробного варианта ППА предполагает фиксацию следующей информации:
● перечень бизнес - процессов, которые планируется автоматизировать;
● группировка процессов по видам (уместна в случаях, когда количество процессов превышает десяток);
● каждый процесс должен быть описан в состоянии "как есть" и "как должно быть", с указанием этапов / стадий его прохождения;
● для каждого процесса должны быть указаны стартовое событие и его итоговый результат.
На основании зафиксированной информации составляется процессная модель в табличной и графической форме.
Также в ППА определяются приоритетные точки приложения усилий для старта проекта внедрения, а в случае необходимости и его разделения на отдельные автономные части, имеющие самостоятельную ценность для заказчика. Далее готовиться дорожная карта / поэтапный план самого внедрения.
Сравнение двух вариантов составления ППА
Таким образом преимущества и недостатки обоих описанных вариантов ППА можно изложить в следующей схеме.