Вебинары: как их проводить и сделать так, чтобы на них пришли

Привет! Я Кристина, Email-маркетолог в ispmanager. В ispmanager мы часто проводим вебинары, потому что это классный формат взаимодействия, который нравится и зрителям, и нам :) Часто подготовка всей технической (и не только) части падает на душу email-маркетолога. И я как раз тут чтобы помочь вам начать, будь вы email-маркетологом, владельцем собственного бизнеса, да или вообще кем угодно, кто просто задумался «а стоит ли проводить вебинар и если да, то как».

К этой статье можете относиться как к своего рода чек-листу, потому что я пошагово постаралась расписать что нужно делать и как.

Поговорим, как организовать вебинар и быть уверенным, что его посетят. Посмотрим, каким платформам стоит отдать предпочтение, и детально изучим такой полезный инструмент для работы с аудиторией, как электронная почта: ведь правильно организованная цепочка писем поможет сделать так, чтобы о вашем мероприятии не только узнали, но и не забыли.

Итак, начнем.

Главное их преимущество — дистанционность. Чтобы передать знания, не нужно физически собирать всех желающих, тратить деньги на помещение, трансфер, кофе-брейки. Поэтому материальные издержки, которые несёт организатор вебинара, существенно меньше.

Есть и другие причины проводить вебинары.

• Расширение базы потенциальных клиентов. Запись на вебинар предельно проста: нужно оставить свои имя и адрес электронной почты, иногда номер телефона. Позже эти данные можно использовать в маркетинговых целях.

• Поддержка имиджа выступающего эксперта или компании в целом. Вебинар позволяет зрителям не только задавать вопросы, но и лучше познакомиться с выступающим по теме. Так компания покажет свою компетентность, а это положительно сказывается на образе организации и вызывает симпатию.

• Формирование у клиента потребности. Человек может даже не знать, что ему нужно то, что вы предлагаете. Во время вебинара можно донести до него ценность продукта.

• Обучение клиентов. К примеру, компания разработала что-то новое, но пока не знает, как об этом рассказать клиентам. Вебинар — прекрасная возможность научить клиентов использовать новые фишки. Причём сделать это можно в интересной форме.

Помимо этих причин, есть и другие. К примеру, через вебинары можно ближе познакомиться с потенциальным клиентом, понять, чего он хочет и чего опасается. Заодно таким образом можно найти недостатки продукта. Если клиенту чего-то не хватает, у вас будет возможность выяснить это и исправить.

Это далеко не полный перечень того, чем полезны вебинары. Но даже этих аргументов более чем достаточно. Наконец, вебинары прекрасно помогают добиться цели любого бизнеса — увеличить продажи.

Первое, что нужно сделать, — определить цель. Только после этого можно понять, нужен ли вам вебинар, или лучше решить задачу другим способом.

Например, ваши клиенты жалуются, что не могут разобраться в новом интерфейсе программы. Чтобы их научить, можно провести вебинар. Но будет ли это эффективно? Вполне вероятно, что полезнее записать обычный обучающий ролик или сделать текстовую инструкцию. Ещё один вариант — доработать интерфейс…ba-dum-tsss. .

Если же ясно, что вам нужен именно вебинар, можно переходить к следующим этапам.

• Определитесь с темой вебинара. Составьте его план и подберите контент.
• Подумайте, сколько спикеров пригласить.
• Выберите платформу, где будете проводить мероприятие.
• Настройте рассылку и сообщите пользователям о вебинаре.
• Проведите репетицию и проверьте, что с технической стороны всё работает правильно.

Обычно первые и последний пункты не вызывают вопросов и проблем. А вот с настройкой уведомлений и выбором платформы всё может быть не так просто. Поговорим об этом подробнее.

Далеко не всегда нужно пользоваться специальными сервисами для вебинаров. Часто достаточно трансляции на YouTube. Но стоит сразу учесть, что платформа подойдёт не для всех задач. Иногда её функций может не хватать.

Вот на какие критерии стоит обратить внимание при выборе площадки.

• Сколько участников поддерживает платформа. Даже на дорогих платформах максимальное количество человек может быть ограничено 500. Достаточно ли вам этого? Если нет, стоит сразу искать другие варианты.
• Сколько спикеров поддерживает платформа. Если у вас много выступающих, это важно предусмотреть. Большинство сервисов предлагают поддержку до двух спикеров, но есть варианты, когда выступающих может быть и больше шести. Обратите на это внимание перед тем, как выбрать конкретную подписку.
• Может ли спикер демонстрировать зрителям свой экран. Это распространённая функция, которую предлагают почти все сервисы. Но если её нет, стоит поискать другую платформу.
• Есть ли настройка дизайна. Если вы серьёзно подходите к поддержанию имиджа компании, имеет смысл использовать фирменный стиль даже во время вебинаров. Существенным преимуществом платформы будет возможность сделать дизайн уникальным.
• Есть ли техподдержка. Если на сервисе работает техническая поддержка, то в случае проблем с платформой, вы можете рассчитывать на помощь. От форс-мажорных обстоятельств никто не застрахован, а разбираться с ними самостоятельно непросто. Лучше выбирать сервисы, которые заботятся о своих клиентах.
• Есть ли рассылка. Наличие рассылки — неактуальный пункт для компаний со своим почтовым сервисом. Всем остальным стоит учесть этот критерий. Очень удобно напрямую через платформу напоминать клиентам, которые записались на вебинар, что он скоро начнётся. Это заметно влияет на посещаемость.

Помимо этого, стоит учитывать факторы, которые имеют значение именно для вашей организации, к примеру:

• можно ли платформу интегрировать в другие продукты;
• есть ли мобильный вариант платформы;
• представлены ли другие языки;
• есть ли доступ к статистике и какие данные в неё входят.

Теперь, когда вы знаете на что обращать внимание при выборе платформы, поговорим о том, как сделать рассылку для вебинара.

Рассылка очень важна при проведении вебинаров. Бывает, что на мероприятие записалась тысяча человек, но всего лишь двести действительно приняли в нём участие. Конечно, даже при самом хорошем раскладе на вебинар не придёт столько людей, сколько записалось. И это нормально. Но от того, как вы прогреваете аудиторию, очень зависит итоговая посещаемость.

Давайте рассмотрим, как может выглядеть цепочка писем.

Письмо-приглашение. Это первое письмо, которое получает пользователь. В нём нужно указать тему и показать, какую пользу посетитель получит от вебинара. Именно на этом нужно сделать акцент. Ещё в этом письме нужно немного рассказать о спикерах. Очень важно, чтобы название мероприятия было понятным для клиентов. В письме должна быть указана дата и продолжительность мероприятия. Важно, чтобы там же была и кнопка для регистрации. Так посетителю не придётся предпринимать дополнительных усилий, чтобы зарегистрироваться.

Первым письмом вам нужно привлечь внимание, не стоит его слишком растягивать и перегружать информацией.

Второе письмо — письмо-подтверждение. В нём нужно не просто подтвердить, что человек зарегистрирован и будет участвовать в трансляции, но и рассказать всё, что вы не рассказали в первом письме. К примеру, уделить больше внимания спикерам. Необходимо снова напомнить, когда именно пройдёт мероприятие и сколько времени займёт. Можно предложить пользователю добавить вебинар в календарь или на мероприятие пригласить друга.

В третьем письме вы напоминаете, что вебинар пройдёт уже скоро. Так вы сможете удержать больше пользователей. Обычно такое письмо рекомендуют отправлять примерно за сутки до трансляции. Снова укажите дату и время проведения. Хорошим решением будет добавить обратный отсчёт, чтобы пользователь видел, сколько времени осталось до начала. Можно добавить небольшие рекомендации по подготовке, к примеру: установить программу или подготовить блокнот и ручку.

Четвёртое письмо — это тоже письмо-напоминание. Его следует отправить за час до начала трансляции. Оно должно быть максимально лаконичным и содержать только важную информацию. В письме может быть ссылка на лендинг, чтобы желающие могли подробнее со всем ознакомиться, и перечень вопросов, которые будут рассмотрены.

Пятое письмо — последнее напоминание. Его необходимо отравить за пятнадцать минут до начала трансляции. В нём должна быть ссылка на вебинар, инструкция по входу и повторное указание длительности.

После вебинара обязательно нужно отправить ещё одно письмо. В нём следует поблагодарить пользователя за то, что принял участие в трансляции. Рекомендую добавить ссылки на дополнительный материал — презентацию или запись вебинара. Людям, которые зарегистрировались на вебинар, но не посетили его, нужно отправить письмо с немного другим содержанием. Можно написать, что вы сожалеете, что пользователь не смог принять участие, и поделиться записью.

В заключительные письма можно добавить небольшой анонс других мероприятий или просьбу рассказать о своих впечатлениях.

Эта цепочка писем — примерный вариант, вы можете адаптировать её под себя. Например, если нужно рассказать больше, отправьте дополнительные письма. Или, наоборот, уменьшите число писем, чтобы не надоесть пользователю. Важно соблюсти грань между прогревом ЦА и назойливостью.

Действенный способ увеличить посещаемость — сделать небольшой подарок участникам, к примеру скидку на продукт. Обязательно упомяните призы в рассылке, если используете эту мотивацию.

Работа не заканчивается на проведении самого мероприятия. После важно отследить показатели эффективности и проанализировать их. Так вы сможете не допустить одних и тех же ошибок, и поймёте, как привлекать больше людей.

• Проследите, как посетители покидают вебинар. Когда именно это произошло? Чем могло быть вызвано? Воспользуйтесь статистикой, которую предоставляет сервис.
• Проанализируйте вопросы аудитории. Это поможет улучшить новые вебинары или даже доработать продукт, который предлагает компания.
• Посмотрите на ключевые показатели своей рассылки: open rate, click rate, CTOR, spam, unsubscribe. Так вы поймёте, нужно ли поменять количество писем или их содержание.
• Посмотрите, как вебинар повлиял на количество покупок. Делали ли посетители вебинара заказы? Получилось ли выполнить поставленную задачу? От этого во многом зависит дальнейшая стратегия.

Поделитесь своим мнением о вебинарах в комментариях. Нравится ли вам такой формат или предпочитаете другие варианты?