Руководители и сотрудники ежедневно говорят о рутинных делах, текущих задачах, проектах, разбирают ошибки и тушат пожары. Не всегда получается сделать это глубоко, обсудить перспективы и глобальные цели. Поэтому мы ввели встречи One-to-one — общение руководителя и работника наедине.
«Антуаны» помогли снизить текучку и сблизить сотрудников. Мария Николаева, специалист по внутренним коммуникациям CRM-group, расскажет про семь задач, которые решают встречи.
Что такое встречи One-to-one
На встречах One-to-one («один на один») участники обсуждают то, что волнует сотрудника: ситуации на проектах, отношения с коллегами, изменения в работе, зарплату и пр.
Отличие обычного разговора от антуана — сознательный подход. Вы не просто разговариваете, а формируете новый уровень взаимопонимания. У обычной беседы нет цели, у встреч One-to-one — есть. Руководитель задаёт цель и темы, подводит итоги разговора.
Каждая команда проводит антуаны так, как ей удобно. Мы вывели несколько важных моментов, чтобы добиться наибольшего эффекта от встреч.
- Обсуждаем всё, что важно сотруднику. Отвлечённые темы, обратная связь, изменения в компании, развитие и ближайшие планы.
- Предварительно составляем список вопросов. Например: «Что ты делал на этой неделе по проекту Х?», «Какие задачи были интереснее?» и так далее.
- Стараемся получать от сотрудника развернутые ответы, поэтому спрашиваем подробнее: «Расскажи мне побольше о…», «Почему ты так считаешь?».
- Выбираем удобный формат — офлайн или онлайн, как часто и сколько по времени — и стараемся следовать ему постоянно. Важно встречаться регулярно, например, раз в две недели.
- Заканчиваем встречу с позитивом: человек должен уходить с антуана в приподнятом настроении. Если есть негатив, обсуждаем, как всё починить.
Почему мы используем антуаны
Мы больше не представляем работу без встреч One-to-one. Ниже расскажем подробнее, чем этот формат нам полезен.
1. Оцениваем реальную загрузку сотрудников
Предсказать загрузку со стопроцентной вероятностью сложно, особенно в агентском бизнесе. Даже при чётком планировании невозможно совершенно точно угадать, когда придёт новый проект или уйдёт старый, сколько будет задач и насколько они «подъёмны» для каждого конкретного сотрудника.
Руководитель проводит антуаны и понимает: одни сотрудники перегружены, другие свободны. Нужно сбалансировать рабочие часы.
Например, сотрудник жалуется на усталость и постоянные горящие задачи. Разговариваете, смотрите загрузку — часы, типы задач — и понимаете, что 60% времени уходит на помощь коллегам. Делегируете часть стажёру, разгружаете человека.
2. Предотвращаем выгорание
Согласно исследованию Accenture за 2021 год, 70% руководителей-маркетологов считают, что их сотрудники выгорели из-за напряжённой обстановки. Однако это не единственная причина выгорания. Чаще люди психологически устают из-за высокой нагрузки, надоевшей рутины и личных проблем.
Синдром самозванца усугубляет ситуацию ещё больше: человек не осознаёт свою профессиональную компетентность и боится, что его «раскроют».
Анализировать состояние работников проще регулярно: вы лучше узнаете человека и выявите несвойственную усталость или раздражение. Предложите выход из ситуации: новый проект, отпуск, другую должность. В нашей компании, например, выгоревшие авторы могут поменять направление: переключиться на редактуру, управление проектами или уйти вообще в другую сферу, если есть навыки и желание.
3. Быстро получаем обратную связь
В маркетинговых компаниях и IT-компаниях используют Performance Review, чтобы оценивать специалистов. Каждая компания проводит его по-разному: мы раз в год собираем обратную связь по работе с сотрудниками, а потом встречаемся онлайн. Обсуждаем зоны роста, даём рекомендации.
Иногда нужно дать обратную связь быстро: починить что-то на горящем проекте, уладить конфликт и так далее. Performance Review для этого не подходит: быстрее и комфортнее созвониться One-to-one.
Мне кажется, встречи один на один должны проводить в каждой компании, где есть как минимум 20 сотрудников. Они помогают команде понять свою роль в компании и почувствовать, что работа каждого действительно важна. Мне эти встречи дают возможность открыто поговорить со своим тимлидом и получить от него обратную связь.
4. Строим доверительные отношения
Чтобы наладить отношения с командой, руководитель должен хорошо знать сотрудников. Регулярные опросы по работе в «Google Формах» и приветственные рукопожатия не гарантируют ничего.
Встречи One-to-one помогут узнать сотрудника лучше:
- его склад характера;
- тип мышления;
- предпочтения;
- то, что мотивирует и напрягает.
Когда сотрудник и руководитель доверяют друг другу, они не оспаривают мнения и хорошо воспринимают советы. Поставили задачу — сделали — достигли целей компании.
Мы с тимлидом „антуанимся“ где-то раз в две недели, обсуждаем рабочие процессы, вопросы и развитие. Это возможность получить фидбэк по своим проектам, поговорить о том, как их можно улучшить, ну или поныть о проектах, которые не нравятся. Вообще очень классно иметь возможность обсудить разные вещи рабочие, это позволяет быстро решать проблемы, если они появляются, и эффективнее развиваться!
5. Развиваем сотрудников
Рекомендуем обсуждать на встречах One-to-one итоги работы, достижения и цели. По результатам антуанов руководитель может поднять зарплату сотруднику, дать ему новые амбициозные задачи или помочь выйти из тупика в работе.
Мы больше не составляем однотипные ИПР: обсуждаем на встречах One-to-one, что интересно человеку и что нужно команде. Одна сотрудница так стала редактором блога. На созвоне мы определили дальнейший вектор развития для неё: описать услуги контент-маркетинга. Ей это интересно, потому что это новый шаг: осмыслить всё, что мы делали. Для команды — возможность отладить процесс и иметь инструкцию, по которой сможем учить других редакторов.
Другая сотрудница занялась аналитикой блога. На созвоне мы выяснили, что ей нравится работать с данными и собирать таблицы. В итоге задача, которая откладывалась пару месяцев, ушла в работу. Спустя две недели эта сотрудница уже собрала вручную таблицу с аналитикой сайта за полгода. Параллельно она менеджерит задачу для команды аналитиков: ребята собирают для нас автоматизированную версию того самого отчёта.
6. Мотивируем и вовлекаем в работу
Руководители на антуанах делятся своим видением, говорят о новостях, могут подбодрить человека и развеять его сомнения. Наши сотрудники выходят со встреч с руководителем позитивными, вовлечёнными и мотивированными.
Обычно антуаны меня очень заряжают энергией и мотивацией. Помогают выявить проблемные места, со стороны взглянуть на свою работу в последнее время, излить душу и поплакать на плече тимлида. Похвастаться успехами, если они есть, послушать, где я молодец, а где нужно поднажать.
7. Поддерживаем здоровые взаимоотношения в команде
Проблемы в команде приводят к недочётам в работе: конфликтам, сорванным срокам, плохим отзывам от клиентов. На антуанах руководители узнают, как люди относятся друг к другу, могут предотвратить или разрешить конфликт. Результат хорошего антуана — сотрудник, который понимает свою важность.
Мы гордимся тёплыми и доверительными отношениями в компании. Каждый чувствует себя частью команды: берёт ответственность за свои действия, доверяет коллегам и стремится улучшить результаты. С таким подходом мы спокойны в любые кризисы. Если у вас есть вопросы по антуанам, пишите в комментарии, обсудим.
Полезно, спасибо!