Лаборатория Гемотест — федеральная медицинская компания, которая ежедневно проводит сотни тысяч медицинских исследований для пациентов в России, Киргизии, Таджикистане и Казахстане. Для регулярной и качественной проверки около полутора тысяч собственных отделений на соответствие нормам и требованиям компания уже более 2 лет использует сервис мобильного аудита CheckOffice.
Ведущий специалист по стандартам Юлия Болтачева, руководитель территории Евгений Гуров и руководитель дивизиона Антон Моногаров рассказали нам об опыте использования Checkoffice в процессе контроля соблюдения стандартов работы медицинской лаборатории.
Какие проверки мы проводим с помощью CheckOffice
Основная задача, для которой мы используем CheckOffice – это контроль соблюдения единых стандартов во всех отделениях лабораторной диагностики. Для нас очень важно всегда быть готовым к любым внешним проверкам, поэтому мы тщательно следим за соблюдением всех стандартов от оборудования и оснащения кабинетов до правильности заполнения документации.
У нас есть несколько типов проверок, большая часть из них проводится на регулярной основе. Также мы проводим и единичные проверки, которые назначаются при открытии нового лабораторного отделения:
1. Проверка проведения строительно-монтажных работ
2. Проверка оснащения лабораторного отделения товарно-материальными ценностями
3. Проверка состояния входной группы: наличие вывески, опознавательных знаков, рекламных материалов и тд.
4. Проверка соблюдения норм пожарной безопасности: наличие специальных знаков, огнетушителей и журналов и тд.
Помимо этого, на каждое лабораторное отделение мы назначаем минимум 2 проверки в квартал: ежемесячную и ежеквартальную.
Ежемесячная проверка является более подробной, в рамках нее мы проверяем чистоту входной группы и самого лабораторного отделения, ведение журналов и внешний вид сотрудников.
Ежеквартальная проверка помогает нам оценить состояние лабораторного отделения изнутри, например, отследить появление подтеков или трещин на стенах и потолке.
Существуют и разовые специализированные проверки, их мы используем не так часто. Например, у нас есть проверка маркировки расходных материалов в отделениях лабораторной диагностики.
Как мы выстроили процесс работы с проверками
Для контроля соблюдения стандартов в организации у нас создан специальный отдел, часть сотрудников которого непрерывно работает с Checkoffice на каждом этапе от назначения проверки до отслеживания динамики и устранения нарушений.
Для нас изнутри процесс работы с проверками выглядит так:
1. Назначение проверок. В начале каждого квартала мы назначаем проверки автоматически при помощи функции Массовое назначение проверок. Этот функционал позволяет оперативно создать проверки в большом количестве лабораторных отделений.
2. Проведение проверок. Затем наши сотрудники – старшие медсестры или старшие администраторы в соответствии с графиком приезжают в лабораторные отделения и проводят проверки. В своей работе они используют только мобильное приложение: отвечают на пункты чек-листа, прикладывают фотографии, комментарии и другие вложения.
3. Анализ результатов и поставка задач. Все эти данные в непрерывном режиме отслеживаются специалистами по стандартам. Мы получаем отчеты о проведенных проверках и просматриваем каждый пункт. Особое внимание обращаем на фотографии, на них мы проверяем, насколько достоверный ответ дал проверяющий. Если ответ не соответствует фотографии, мы исправляем отчет по проверке и выставляем задачу на устранение нарушения. Нарушения обычно носят индивидуальный характер, поэтому мы оставляем точечные комментарии для наших сотрудников с конкретными указаниями, что требуется исправить.
4. Работа с нарушениями. Если отклонения от норм и стандартов все-таки были выявлены, старшая медсестра должна повторно посетить лабораторное отделение, исправить нарушение и через CheckOffice предоставить нам подтверждающую фотографию. Тогда цикл работы считается завершенным. Возобновляется он с наступлением нового квартала или месяца.
Кто задействован в процессе проведения проверок
В процессе контроля за соблюдением стандартов задействовано много сотрудников на разных уровнях.
1. Руководители территорий
2. Руководители дивизионов
3. Старшие администраторы, старшие медсестры
4. Специалисты по стандартам
В крупной медицинской лаборатории процесс контроля за соблюдением стандартов имеет огромное значение. CheckOffice помог нам сделать проверки прозрачными и понятными для сотрудников всех уровней и подразделений.
Как новые сотрудники адаптируются к использованию сервиса
Мы используем CheckOffice уже более двух лет, за это время в компании появилось много новых сотрудников. Чтобы быстрее ввести коллег в курс рабочих обязанностей, отдел обучения предоставляет обучающие материалы и включает информацию про CheckOffice в курсы.
Но это не всегда является обязательным. Чаще всего сотрудники открывают мобильное приложение и сами понимают, как им пользоваться. Интуитивно понятный интерфейс и готовый чек-лист оставляют минимальный шанс на ошибку при проведении проверок и выполнении задач.
Как изменился CheckOffice за время использования
Мы начали тестировать сервис в 2021 году. С того момента в системе появилось много функций и модулей. Кроме того, коллеги из CheckOffice всегда прислушивались к нашим пожеланиям, многие из доработок сервиса были сделаны, исходя из нашего опыта использования.
Например, по нашему запросу CheckOffice разработал функционал Валидация проверок, с помощью него мы назначаем ответственного сотрудника и дополнительно просматриваем ответ на каждый пункт чек-листа, при необходимости меняем его. Эти изменения вносятся в отчет о проверке, и мы сразу можем видеть, насколько хуже или лучше стал результат.
Еще по нашему запросу в сервисе развился модуль задач. Так, CheckOffice недавно обновил сервис и добавил возможность прикладывать фото и файлы при создании задачи, прикладывать презентации PowerPoint во всем сервисе, просматривать все задачи в своей зоне ответственности и многое другое. Нам нравится, что коллеги учитывают наши пожелания, и сервис становится еще функциональнее и удобнее в работе.
«До» и «После» внедрения CheckOffice
Раньше проверки лабораторных отделений в Гемотест проводили главные медсестры. Например, в Москве всего две главных медсестры, и объехать даже за квартал более 600 отделений затруднительно. За состоянием лабораторных отделений в своей зоне ответственности следили старшие медсестры. Но увидеть полную картину по всей компании было невозможно.
Сейчас CheckOffice – основной инструмент, который позволяет проконтролировать соблюдение норм и стандартов как на уровне каждого конкретного отделения, так и в масштабе всей компании.
За 2022 год в компании было проведено более семи тысяч проверок и поставлено более тридцати тысяч задач. За время работы с системой в компании качественно выросли стандарты контроля и модель взаимодействия внутри организации, удалось автоматизировать процесс внутреннего аудита.
P. S. Выражаем большую благодарность Лаборатории Гемотест за возможность взглянуть на использование CheckOffice изнутри!
Несколько кадров со съемок кейса: