Каждая компания сталкивается с необходимостью организации выездных поездок в другие города. И когда заходит об этом речь, то возникает острая необходимость в компетентном человеке, который возьмет на себя ответственность за организацию выезда.
Ниже поделилась несколькими советами, которые помогут event-менеджеру успешно организовать выезд, не устроив транспортный коллапс и избежав потерь.
🔺Систематизируйте данные
Советую завести следующие вкладки: бюджет, тайминг поездки, вылет/прилет, список расселения, досуг, контакты.
Таблички помогают контролировать поездку на каждом этапе и избегать внеплановых ситуаций.
🔺Обзаведитесь рекомендациями
Обычно все пользуются сервисами наподобие tripadvisor, островок, отзывы на яндексе/google, но не забывайте, что чаще всего это могут быть накрученные рейтинги.
Самая надежная рекомендация – это люди, живущие в городах, куда вы направляетесь. Они уж точно посоветуют хорошие места, опытных гидов и т. д.
В любом случае, не стесняйтесь запрашивать у менеджеров доп. фотографии или видео, т. к. это поможет вам иметь полное представление о площадках.
🔺Спец. условия
После того, как определились с отелем/авиакомпанией/рестораном, можно отправить запрос напрямую и уточнить о спец. условиях для размещения больших групп. Поверьте, у них готовы для вас выгодные предложения 😉
🔺Подготовьте План Б
Даже если вы все идеально спланировали, никто не отменял, к примеру, задержу рейса или полную отмену. Нужно быть готовым заранее: узнать у отеля, могут ли они продлить проживание, рассмотреть запасные варианты отелей, другие варианты проведения досуга, предусмотреть трансфер, если вы приземлились в другом аэропорту и прочие неприятности.
🔺Логистика
Не все выезжают из одного города, поэтому необходимо рассмотреть разные варианты транспортировки до точки назначения: самолет, поезд, автобус и т. д.
🔺Контакт лист
Под рукой всегда должен быть список контактов подрядчиков, чтобы в случае необходимости оперативно решать все вопросы.
🔺Доп кост
Неприятно, но неизбежно. Travel – это сфера с динамичным ценообразованием, так что будьте готовы к внеплановым расходам, обзаведитесь резервным бюджетом.
❗И, конечно, не забывайте про безопасность всех участников на протяжении всей поездки.
Организация выездов нелегкая работа, но следуя несложным советам процесс может пройти максимально комфортно 🚀