Как управлять запасами при работе с маркетплейсами

Управление запасами – процесс с тонким балансом. Вам необходимо достаточное количество товаров на складе для обслуживания клиентов и увеличения доходов, но не слишком много, потому что это может привести к дефициту свободных денежных средств, растрате материалов, более высокими рисками в конкурентной борьбе и налоговыми последствиями. Менеджеры по запасам должны использовать грамотные стратегии, чтобы избежать нехватки и избытка товаров на складе.

Эта статья поможет улучшить процессы управления запасами, она будет охватывать:

• Важность управления запасами;
• Особенности процесса управления запасами;
• Методы управления запасами.

Управление складскими запасами – это процесс понимания и обработки потребностей в заказе, хранения, отслеживания и продажи материалов или товаров.

Безграмотное управление запасами быстро приводит к хаосу. Например, в 2022 году новая автоматическая система повторного заказа Walmart начала заказывать товары, которые всё ещё были в наличии. Это продолжалось до тех пор, пока единственным доступным местом для хранения сформированных излишков стали проходы между стеллажами в супермаркете. В результате работы автоматической системы вместо избавления от дефицита в цепочке поставок, розничная сеть увеличила свои запасы на 32%. Это произошло на фоне того, что люди из-за роста инфляции стали покупать заметно меньше продукции. Если бы Walmart поддерживал точный уровень запасов, он мог бы избежать подобной катастрофы.

Отличительные особенности надёжной системы управления запасами:

• Повышает эффективность отслеживания – мониторинг потока товаров от поставщика к покупателю позволяет точно знать, сколько у вас есть продукции на складе;
• Сокращает время заказа – поддержание точного уровня складских запасов позволяет своевременно реагировать на изменение спроса, без нарушения цепочек поставок, снижения качества продукции и уровня обслуживания клиентов;
• Улучшает бизнес решения – доступ к точным данным о запасах позволяет принимать грамотные решения в вопросах ценообразования, сокращения расходов и увеличения прибыли.

Процесс управления запасами начинается, когда вы заказываете товары, и заканчивается, когда вы обновляете уровень запасов продукции. На каждом этапе необходимо принимать важные решения.

Заказ товаров, необходимых для реализации, должен выполняться в оптимальное время. Для принятия решения нужны данные и понимание отрасли деятельности. Вы должны учитывать:

• Спрос на продукт – точно определить спрос на товары помогут маркетинговые прогнозы и анализ продаж. Необходимо учитывать сезонные изменения и общие экономические факторы, способные повлиять на спрос;
• Стоимость – чтобы оценить, какое количество запасов товара вы можете себе позволить, необходимо узнать стоимость продукции в точке заказа, затраты на его хранение и доставку.

При заказе нового товара стоит начать с малого. Это позволит сформировать представление о том, как сбалансировать спрос на продукт и расходы, связанные с его доставкой, хранением и продвижением. В результате можно детально проработать цикл продаж перед повторным заказом.

Хранение продукции это больше, чем создание полок на складе. Вам нужна эффективная система хранения, которая поможет содержать товары в идеальном порядке.

Во-первых, нужно отработать процесс мониторинга заказов для проверки точности доставки и сортировки продукции для надлежащего хранения. Товар должен быть занесён в базу данных, система контроля обновлена, а продукция размещена на соответствующих стеллажах.

Во-вторых, необходимо создать систему отслеживания места нахождения продукции. Лучше всего для этого подходит система складских единиц SKU и штрих-кодов UPC. Поставщик продукции создаёт универсальный код продукта UPC, а получатель – SKU. Это поможет идентифицировать каждый товар и место его нахождения на складе.

В-третьих, создайте транзитную зону на складе, в которой размещаются товары после сортировки и нанесения кодов SKU. В этой зоне все стеллажи должны быть пронумерованы, разделены на отделы. Каждый участок должен иметь свой буквенный код, а каждая полка – номер.

Когда клиент размещает заказ, необходимо убедиться, что товар есть на складе. Поможет в этом хорошее программное обеспечение для инвентаризации. Программа регулярно обновляет наличие продукции на складе и автоматически проверяет её доступность для продажи. При отправке товаров заказчику необходимо отслеживать артикулы продукции на каждом этапе – от подготовки заказа до отгрузки. Для этого необходимо:

• Извлечение товара с хранения – в этом процессе используется SKU, который помогает найти продукцию на полке. При этом стоит убедиться, что хранение организовано так, что можно без труда подойти к стеллажу и извлечь несколько единиц продукции (при необходимости). Важно следить за циркуляцией товаров – сначала отгружаются запасы из старых партий. Это необходимо, чтобы продукция не покрывалась пылью, не подвергалась риску повреждения и гниения, что часто происходит на задних частях полок;
• Упаковка продуктов и подготовка к доставке – для этого необходимо свободное пространство для работы, точный распорядок действия и надёжная система упаковки, которая позволит защитить продукцию в процессе транспортировки;
• Отправка заказа клиенту – отслеживайте ход доставки, чтобы можно было предупредить клиента о сроках отправки товаров со склада и времени прибытия к указанному покупателем месту.

Ведение точного учёта складских запасов является ключом к успеху в вашей цепочке поставок. Он гарантирует, что вы заказываете необходимое количество товаров и помогает выявлять потери, улучшая общий денежный поток. Ведите учёт того, где именно находятся товарные запасы на каждом этапе бизнес-процесса с момента их поступления на склад до места хранения, упаковки и отгрузки, а так же доставки и покупки.

Аудит – процесс физического подсчёта товара на складе, чтобы убедиться, что его количество соответствует записям в базах данных. Периодичность аудита зависит от размеров склада, количество персонала, особенностей магазина. Можно считать вручную, используя ручку и листок бумаги, но лучше использовать автоматический подсчёт с помощью сканера штрих-кодов. Это сократит время аудита и повысит его точность.

Чем больше вы работаете с циклом заказа, тем больше появляется информации, которая необходима для принятия решения. Существует три основных показателя, которые помогут оценить, когда стоит изменить порядок в процессе заказа:

• Уровень запасов – демонстрирует количество продукции на складе, позволяет принять решение о необходимости сделать повторный заказ;
• Оборот – количество товара, которое продаётся за определённый период времени. Показатель свидетельствует о том, как быстро освобождается склад;
• Время цикла – промежуток времени от момента прибытия партии продукции на склад до её реализации.

Процесс заказа можно переупорядочить следующими способами:

• Триггерные точки – установка точек, которые станут свидетельствовать о необходимости уделить внимания определённой продукции или товарной группе. Рекомендуется установить максимальный и минимальный уровень запасов на складе. Минимальное значение – отправная точка, при достижении которой выполняется повторный заказ. При этом производится пополнение до максимального уровня. Установка минимума и максимума поможет избежать дефицита или избытка продукции на складе;
• Периодическое пополнение – заказ товаров в установленное время. Например, можно ежемесячно проверять уровень складских запасов и пополнять их, если они низкие. Необходимо выдерживать установленный интервал проверки, даже если у вас закончилась продукция. Эта методика хорошо работает на больших складах;
• Избыточное пополнение – когда спрос на определённую продукцию ниже, чем обычно, можно переоценить уровень запасов и довести их до максимального уровня. Эта методика полезна для товаров повышенного спроса.

Использовать можно одну методику или комбинацию из разных способов контроля над наличием продукции на складе.

Управление складскими запасами – сложный процесс. Мы предлагаем пять проверенных методов, которые смогут сделать его максимально простым и точным.

Управление запасами JIT – метод, основанные на хранении минимального количества запасов. На складе должен находиться только тот объём продукции, который необходим в данный момент. Методика позволяет обеспечить низкий уровень запасов с минимальными денежными вложениями и, в то же время, полностью удовлетворить спрос клиентов.

Внедрение JIT позволяет избежать хранения избыточных запасов продукции, более гибко реагировать на спрос клиентов и эффективно использовать складские площади. Однако, этот метод требует точных данных и хороших отношений с поставщиками.

Чтобы использовать методику JIT необходимо:

• Хорошо знать свою клиентскую базу и модели спроса. Метод «точно и в срок» основан на глубоком понимании потребностей в запасах. Необходимо постоянно анализировать складские запасы и данные о продажах;
• Работать с надёжными и гибкими поставщиками – метод JIT требует оперативной поставки небольших партий продукции в сжатые сроки;
• Учитывать прогнозирование спроса – прогнозы помогут более точно определять объёмы пополнения складских запасов;
• Использовать программное обеспечение с искусственным интеллектом – если спрос внезапно подскочит, то запасов для удовлетворения потребностей покупателей не хватит. Избежать такой ситуации поможет программное обеспечение с искусственным интеллектом, которое сможет определить скачки спроса.

Экономичный объём заказа (EOQ) – ещё один метод управления запасами. Он снижает риск затоваривания, рассчитывая, сколько товаров вам нужно для удовлетворения спроса в определённый период времени. Метод позволяет не иметь дело с избытком продукции.

Метод EOQ позволяет минимизировать затраты на заказ и хранения. Однако формула предполагает, что спрос и затраты постоянны. Метод не учитывает сезонные повышения спроса, периодические оптовые закупки и инфляцию.

Подсчёт всех складских запасов один раз в год обеспечивает хорошую точность учёта, но требует больших усилий и не учитывает оставшуюся часть времени до конца текущего года. При подсчёте циклов рассчитываются данные по небольшим сегментам продуктов в разные дни таким образом, чтобы не прерывать свой привычный рабочий процесс. Это позволит получить актуальные данные о складских запасах и поможет отслеживать продукты с высокими рисками или большой стоимостью.

Подсчёт циклов проводится в три этапа.

1. Принятие решения о группе учитываемых продуктов.

При выборе стратегии необходимо решить, что для вас наиболее важно:

• Подсчёт циклов по применению – учитывают продукты, которые обладают наиболее высокой оборачиваемостью;
• Подсчёт на основе местоположения – фокусируют внимание на одном складе, магазине или отделе гипермаркета;
• Подсчёт на основе возможностей – проверка запасов проводится каждый раз по достижению определённых показателей, например, определенном объём продаж или сезонность;
• Подсчёт контрольной группы – выбирается одна группа товаров, которая пересчитывается несколько раз за короткий промежуток времени. Это позволяет выбрать типичные ошибки при заказах и хранении, которые потом исправляются в других группах продуктов;
• Случайный выборочный подсчёт – выполняется в случайном порядке. Позволяет установить факты кражи в определённой группе товаров или другие несоответствия.

2. Определение частоты инвентаризации

Когда и как проводить инвентаризацию – зависит от количества персонала и графика работы. Считать складские запасы можно каждое утро до открытия или каждый вечер после закрытия. Сверять количество товара можно раз в неделю или месяц. Минимальная частота инвентаризации – раз в год.

3. Документирование процесс

Наличие инструкций, приказов, других документов позволяет сотрудникам легко понять, что и когда им необходимо делать.

Анализ складских запасов АВС проводится на этапе хранения товаров. При использовании этой методики складские запасы делятся на три группы:

• Дорогие продукты (А) – занимают небольшой объём склада, но имеют высокую значимость для торгового процесса.
• Товары средней ценовой категории (В) – имеют умеренное значение, занимают средний объём при хранении.
• Недорогие товары (С) – поставляются большими объёмами, но имеют небольшое значение для торговли.

Анализ складских запасов АВС исходит из принципа Парето, который называют правилом 80/20. В соответствие с этим принципом 80% доходов формируется 20% запасов на складах, которые принадлежат к первой категории (А). Меньше всего доходов даёт третья категория товаров (С), поэтому на ней можно не сосредотачивать внимание.

Для проведения анализа складских запасов по методике АВС необходимо:

• Собрать данные о продукте. Анализируется история и прогнозы продаж, которые являются ключевыми точками АВС-анализа.
• Распределить складские запасы по группам. Распределение на три группы проводится по таким показателям, как общий объём продаж, валовая прибыль и затраты на хранение. Это помогает определить ценность продукта для торговли.
• Определить правила складских запасов. Количество товаров в группе А никогда не должно опускаться ниже определённого уровня, но это допускается для продукции в группе С. Минимумы определяются для каждой группы.
• Контролировать и переоценивать. Убедиться в правильности распределения товаров по категориям можно только со временем. По этой причине необходимо периодически анализировать данные и при необходимости вносить коррективы в распределение по группам.

Из названия методики не сложно понять, что FIFO – это практика продажи самых старых товаров в первую очередь. Благодаря этому продукция не устаревает, не портится при хранении, у неё не истекает срок годности. Метод позволяет минимизировать риск повреждения товаров на складе.

Проблема FIFO заключается в том, что метод не учитывает роста стоимости продукции или сырья, которые приобретаются взамен реализованных старых товарных запасов. Например, если вы покупаете 10 гаджетов по 100 долларов за каждый и продаёте их по 200 долларов, прибыль составляет 100 долларов с одной штуки. Но если складские запасы упадут до 3 гаджетов, а пополнить их удастся уже по цене 125 долларов за штуку, то последующие продажи заметно снизят доходы. Метод FIFO не отразит этого процесса и предприятие получит меньшую прибыль, чем прогнозировалось.

Надёжная система управления складскими запасами имеет много преимуществ. Она гарантирует, что товаров на складах будет достаточно для удовлетворения клиентского спроса. Система управления поможет контролировать расходы и предоставит данные, необходимые для принятия грамотных бизнес-решений.

Когда вы будете готовы приступить к улучшению процесса управления запасами, проверьте текущее положение дел и определите слабые места. Начните с этапа заказа и проанализируйте, как вы или ваша команда принимает решения о формировании складских запасов. После этого убедитесь, что у вас есть программное обеспечение, которое может управлять данными, необходимыми для сложного процесса управления складскими запасами. Такой программой является Adobe Commerce, которая использует искусственный интеллект и расширенные возможности обработки данных. Она помогает компания В2В и В2С максимально эффективно управлять запасами товаров, способна обрабатывать данные о складских запасах в режиме реального времени и искать алгоритмы, которые помогут ускорить время выполнения заказов.