Документы в безопасности – бизнес в порядке. Как обеспечить правильное хранение бумаг? Обязательно ли покупать сейф? Что в нем хранить и от каких опасностей он может спасти? Рассказывает руководитель направления «Сейфы» компании “Промет” Максим Евстропьев.
Нужен ли сейф?
Да. По закону личные дела, трудовые книжки, бланки строгой отчетности, печати и штампы должны храниться в организации. К примеру, хранение бланков строгой отчетности регулируется Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (ред. от 15.04.2014) "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники". По нему бланки нужно хранить в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. Причем, по окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.
То же самое касается и бухгалтерской документации – в ФЗ "О бухгалтерском учете" четко прописаны сроки хранения для каждого документа, есть упоминание про сейфы, архивы и шкафы, но без конкретики – ни классов устойчивости к взлому, ни защиты от пожара. По сути, каждый собственник бизнеса сам выбирает степень угрозы и необходимый уровень защиты.
Давайте разберемся, на что ориентироваться, выбирая сейф для нужд бизнеса.
Как выбрать сейф?
Бухгалтерские шкафы и офисные сейфы. Для хранения документов в офисе, где на протяжении рабочего дня находятся сотрудники, а на ночью функционирует сигнализация и присутствует охрана, будет вполне достаточно металлического бухгалтерского шкафа, либо офисного сейфа.
От подготовленного взломщика они, конечно, не защитят, но прекрасно обезопасят от недобросовестных сотрудников или «случайных гостей», вскрыть такое хранилище незаметно – крайне сложно. Такие шкафы и сейфы весят немного и имеют размеры, позволяющие легко встраивать в корпусную мебель, ниши или размещать под офисными столами.
Устойчивые к взлому сейфы. Если мы говорим о документах, значимых суммах наличности и других ценностях, на которые могут покушаться профессиональные грабители, необходимо присмотреться к устойчивым к взлому сейфам, сертифицированным по системе ГОСТ Р. Классы присваиваются в зависимости от времени сопротивления к взлому, с использованием определенных инструментов. Чем выше класс взломостойкости, тем больше времени понадобится злоумышленнику, чтобы вскрыть сейф.
Огнестойкие сейфы и картотеки. Еще один риск для корпоративного имущества, который важно учесть – возгорание. Даже если в вашем офисе стоит современная система оповещения о пожаре, тем не менее, для прибытия пожарного расчета требуется время, на которое защищать ценное будет сейф. Огнестойкие сейфы отлично подойдут для офисов с хорошей охраной, так как противостоять опытным взломщикам и серьезным инструментам они не могут. Выбирая огнестойкий сейф, обратите внимание на наличие сертификата ГОСТ Р 57384-2017. Он подтверждает, что в течение заявленного в сертификате времени, содержимое сейфа будет в безопасности от огня и жара.
Огневзломостойкие сейфы. Выбрать от чего – от огня или вора, защищать имущество фирмы в первую очередь сложно, поэтому на рынке сейфов есть решение, сочетающее в себе и защиту от огня, и устойчивость к взлому. Технически, разработать сейф, который защитит от того и другого – очень непростая задача, так как взломостойкость и огнестойкость достигается противоположными решениями. Тем не менее, огневзломостойкий сейф будет универсальным решением, для хранения документов в офисе.
Для бизнеса, работающего с наличностью, можно посоветовать депозитные сейфы. Они помогают ограничить доступ к деньгам, как злоумышленникам, так и обслуживающему персоналу. Деньги или документы закладываются в сейф через лоток, а открыть сейф и извлечь содержимое может только администратор/инкассатор. Антифишинговое устройство не позволяет достать содержимое сейфа через лоток, а дверь сейфа защищена надежным замком.
Выбирая сейф, необходимо обратить внимание и на замок. Сейфовые замки бывают ключевые, кодово-механические, электронные. Все сейфовые замки сертифицируются, имеют высокий уровень секретности, конструктивно защищены от выбивания и высверливания. Выбирая замок, стоит ориентироваться на удобство – ключевые замки безусловно выигрывают ценой, но если к сейфу должны иметь доступ несколько сотрудников, предпочтение стоит отдать электронным замкам, которые открываются с помощью кода.
Подводя итоги, можно сформулировать алгоритм по выбору сейфа. Итак, прежде чем купить сейф, предпринимателю нужно:
1. Определить, от чего сейф должен защищать в первую очередь – от взлома, пожара или от того и другого.
2. Оценить примерную сумму хранения и на основании этого выбрать класс защиты.
3. Проверить наличие сертификатов, подтверждающих заявленные характеристики сейфа.
4. Правильно установить. Сейфы весом менее 1 тонны в обязательном порядке крепятся к полу и стене анкерными болтами.