Уведомления, которые надо заполнять при обработке персональных данных, составляют по новым формам. Роскомнадзор обновил бланки (приказ от 28.10.2022 № 180).
Три формы уведомлений, которые надо заполнять при обработке персональных данных:
-о намерении осуществлять обработку персональных данных;
-о внесении изменений в ранее поданное уведомление;
-о прекращении обработки персональных данных.
Первые два уведомления отличаются от прежних форм тем, что теперь для каждой категории физлиц нужно отдельно:
-писать цели обработки информации;
-перечислять, какие персональные данные обрабатываете;
-уточнять, на основании какого нормативного акта обрабатываете данные именно этой категории физлиц;
-указывать, что будете делать с полученными данными и как собираетесь их обрабатывать — электронно или на бумаге.
Например, компания работает с персональными данными работников и клиентов. Сначала в первых двух уведомлениях будете указывать цели, перечень перс. данных, категорию физлиц, правовые основания и способы обработки только по работникам. Затем — то же самое по клиентам компании и другим категориям физлиц.
Самые распространенные категории физлиц, с которыми работают организации, — сотрудники, клиенты, соискатели, родственники работников и посетители компании.
Если вы никогда не отправляли в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять обработку перс. данных, сделайте это сейчас. Даже если занимаетесь обработкой персональных данных уже очень давно. Когда в работе с перс. данными что-то поменяется, заполните второе уведомление — о внесении изменений. К примеру, это надо сделать, если ранее предупреждали Роскомнадзор, что обрабатываете данные сотрудников, а потом стали работать с клиентами.
С уведомлением о прекращении обработки персональных данных все просто: в нем нужно указать только причину и дату, когда прекратили обрабатывать перс. данные.