Всем привет. С вами снова я, шеф-редактор школы action-digital.school. Сегодня я хочу поговорить про злобных хронофагов. Для тех, кто не знает, это такие поглотители нашего времени. Именно они мешают доделать начатое, останавливают на полпути к цели, жужжат в ухо и нещадно отвлекают. Давайте вместе разберемся, кто они, и как с ними бороться.
Хронофаги: живые и не очень
Как ни крути, но самый дорогой в мире ресурс - это время. Именно его нам всегда так не хватает. Вспомните, как хочется еще 5 минут поспать, когда утром звенит будильник. Или когда начальник стоит над душой, требуя отчет, а вам не хватает каких-то 10-15 минут. На работе завал, дома накопились неотложные дела... Как в этой суете найти время на себя? На самом деле все просто - нужно побороть ваших хронофагов.
Хронофаги или поглотители времени — это все, что отвлекает вас от работы или любого важного занятия. Их можно условно разделить на две категории: живые и неживые. К первым относятся коллеги, которые приходят к вам посплетничать за чашкой чай, знакомые, которые отвлекают вас телефонными звонками, даже руководители, совещания с которыми могут тянуться часами. К неживым хронофагам можно отнести привычки, например, надолго зависать в соцсетях или пытаться победить злого дракона в новомодной компьютерной игре.
Как вычислить пожирателей времени
Не нужно думать, что времени на что-то важное не хватает исключительно лентяям. На самом деле это не так.
«Не откладывай на завтра то, что можешь сделать сегодня»
Чаще всего в жизни этим советом пользуются именно трудоголики. Они стремятся уместить в 24 часах тысячу разных дел, порой не без ущерба для своего здоровья, семьи и личных интересов. Но существует методика тайм-менеджмента, которая предлагает другой подход — «Никогда не делайте сегодня то, что можно без проблем сделать завтра». Давайте разберемся, как это поможет побороть наших хронофагов.
Эксперты по самоорганизации и личной эффективности утверждают, что «здесь и сейчас» нужно делать только то, что для человека наиболее критично в данный момент. А это и есть самый важный шаг в тайм-менеджменте: разобраться, куда мы тратим свое время. Чтобы это выяснить, есть простой метод — сделать «хронометраж активности».
Как работает «хронометраж активности»
Вы выделяете один день, в течение которого с раннего утра до самого позднего вечера записывать все свои действия с указанием времени:
✓ в 6.00 подъем,
✓ с 6.00 до 7.00 завтрак и сборы на работу,
✓ с 7.00 до 9.00 дорога на работу,
✓ с 9.00 до 9.30 утренний кофе с коллегами,
✓ с 9.30 до 10.30 совещание с руководителями отделов,
✓ с 10.30 до 12.15 срочные поручения от руководителя,
✓ с 12.15 до 16.00 подготовка отчета и т.д.
Такой список поможет проанализировать полезность ваших активных рабочих действий и вычислить так называемые «классические временные ловушки».
Приведу в пример ситуацию, с которой сталкивались, наверное, 90% офисных работников. Начальник поручил вам составить список потенциальных клиентов, с которыми можно заключить договоры в городе N. Вы потратили на эту задачу несколько часов, а потом оказалось, что список этот понадобится руководителю не раньше чем через 3 месяца. Фактически вы отложили срочную работу, перенесли реально важные встречи на завтра, но на практике просто потеряли время. И это только одна из возможных «классических временных ловушек».
Есть еще и психологические проблемы, которые также изо дня в день воруют ваше время. Вот лишь небольшой список:
- Неумение отказывать. Это когда вы не можете сказать «нет» руководителю или коллеге и берете на себя дополнительные задачи в ущерб своей работе.
- Телефонные звонки во время работы. Это когда ваши родные или знакомые привыкли отрывать вас от работы в удобное им время
- Назойливые коллеги. Такие люди, желая отвлечься от рутины, приходят к вам поболтать, не учитывая ваш график и уровень занятости.
- Неумение делегировать. Например, когда вы боитесь передавать часть работы своему подчиненному из-за страха, что он допустит ошибку.
Как бороться и победить пожирателей времени
Психологи предлагают простое упражнение, которое займет у вас не больше 10 минут, но поможет четко зафиксировать то, что тормозит ваше профессиональное развитие. Составьте список, и тогда вам будет легче разобраться со «стоп-делами» и начать двигаться в нужном направлении.
Упражнение «Пожиратели времени»
Чтобы выполнять упражнение было удобнее, посмотрите список наиболее распространенных «стоп-дел». Можете взять его за основу, отметить, что из них характеризует вас, и добавить дополнительные пункты.
Список «стоп-дел»:
- я не умею расставлять приоритеты в делах;
- я не планирую заранее свой день;
- я часто отвлекаюсь на телефонные звонки и коллег на работе;
- я не довожу начатое дело до конца;
- я много времени трачу на мелкую и рутинную работу.
После того, как вы составите список, выделите 3 наиболее времязатратные характеристики, и подумайте, как вы можете с ними справиться. Это значительно сократит потери вашего бесценного времени.
Какие книги по тайм-менеджменту помогут сэкономить время для важного
Как вариант, вы можете начать с того, чтобы прочитать по дороге на работу или с нее одну из этих книг. Это поможет сформировать навык управления своим временем.
«Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем». Автор Сергей Калинин. Автор рассказал, как успевать сделать все необходимое, не потратив при этом слишком много сил. В книге основные принципы тайм-менеджмента, методики индивидуальной и групповой работы для формирования навыков управления временем.
«Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией». Автор Франческо Чирилло. В книге автор подробно рассказывает, как концентрироваться на сложных задачах, бороться с прокрастинацией, систематизировать свою деятельность и укладываться в поставленные сроки без стрессов и переутомлений.
«Самодисциплина. Развитие личности». Автор Майкл Уилсон. В книге найдете руководство, как перестать жалеть об упущенном времени, взять себя в руки и начать действовать. Автор дает четкий список правил, как находить баланс между важными делами и вниманием к самому себе. Он предлагает чек-лист по дисциплине, который поможет понять, что у вас уже есть, а что стоит добавить и усовершенствовать.
«Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь». Автор Владимир Якуба. Это практическое руководство по тому, как с пользой использовать каждую минуту. В книге детально и просто рассказано, как перейти к полезным привычкам, вести себя в стрессовых ситуациях, бороться с отговорками, избавиться от «пожирателей времени», все успевать и жить с удовольствием.
«Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы». Автор Доминика Деграндис. Автор считает, что продуктивность работы можно увеличить с помощью техник визуализации. В своей книге она рассказывает, как выявить главных расхитителей времени, оптимизировать рабочий процесс и повлиять на решение начальства. Если работаете в IT-сфере или планируете ее освоить, читать обязательно.
Куда потратить время, которое вы освободили
Это самое простое, скажете вы. Теперь можно сделать то, о чем давно мечтал. Например, поспать до обеда в выходной, уйти с работы ровно в 6 и встретиться с друзьями, запланировать поход в театр или заняться саморазвитием. Кстати, если вы планируете получить новую профессию в IT, и готовы потратить на это всего несколько часов в месяц, приглашаем в школу Action Digital School. Заходите и узнавайте об условиях обучения.