Зачем компании идут на то, чтобы заниматься внедрением бизнес-приложений, таких как CRM, ERP, системы документооборота, проектное управление и пр. К какому эффекту это может привести? Почему выгодно заниматься автоматизацией, несмотря на сложности и риски, которые возникают. Ведь внедрение ИТ-систем это не только покупка системы и затраты, но и изменения в регламентах, процессах, корпоративной культуре и прочих вещах. Чтобы ввязываться в изменения нужно четко понимать какие преимущества получит организация.
Почему это необходимо?
Как иногда бывает. Появляется новый цифровой инструмент, его начинают рекламировать и активно предлагать. Неопытный руководитель может поддаться на импульс и необдуманно начать внедрять, то что расхваливают. В этой ситуации стоило бы остановиться, увидеть картину целиком, понять какие есть возможности, что нужно именно в текущей ситуации, и уже потом решать какой именно инструмент внедрять.
Суть в том, что необходимо считать затраты на автоматизацию. Руководитель должен внедрять систему, только если затраты и риски внедрения дадут позитивный эффект, который их перекроет. Почему, например, CRM так популярна как система? Да потому, что результат ее использования заметен и очевиден, и в подавляющем большинстве случаев дает реальное улучшение работы, которое заметно “невооруженным взглядом”. А для других инструментов такой эффект может быть заметен, не очевиден, а может даже и не получен. Выгоды надо считать: планировать и замерять результат.
Показатели
Как и всегда в бизнесе, необходимо основываться на показателях. Какие из них будут улучшены? Перед внедрением требуется анализ и расчет какие показатели покажут позитивную динамику, как это отразится на финансовых показателях. Сравнить затраты и результаты, и принять правильное решение.
Реальные показатели выгод зависит от конкретной системы, проекта, текущей ситуации, процессов на которые они влияют. Далее приведены наиболее общие выводы, которые должны быть конкретизированы в конкретных ситуациях.
Финансовые показатели делят на три категории:
- Повышение выручки
- Снижение затрат
- Снижение рисков неблагоприятных событий
Выгоды от автоматизации можно разделить на стратегические и операционные.
Операционные выгоды связаны с повышением эффективности процессов и в снижении рисков неблагоприятных событий. Другими словами, что можно улучшить для конкретных сотрудников, что называется, “здесь и сейчас”.
Повышение эффективности процессов
- повышение продуктивности сотрудников (выручка)
- сокращение сроков исполнения процессов (выручка, затраты)
- снижение количества ошибок, исключение потерь (сделок, уменьшение объема брака) (затраты, риски)
- снижение простоя (оборудования, персонала, снижение остатков на складах и пр.) (затраты)
- повышение качества обслуживания (выручка, затраты)
Снижение рисков
- кража информации (риски)
- потеря контроля (при увольнении сотрудника, при неправомерных действиях и пр.) (риски)
Внедрение систем автоматизации обязано вести к повышению эффективности процессов, что положительно сказывается на выручке и затратах. Чем выше продуктивность процесса, тем больше может быть продано - товаров и услуг, тем меньше затраты на трудовые ресурсы на единицу продукции (продукта, проекта, услуги и пр.), тем ниже простой оборудования, персонала, ниже объем остатков на складах. Снижение количества ошибок снизит простой, потери сделок, брак и тд., что снизит затраты, позволит избежать рисков, повысит удовлетворенность клиентов, повысит вероятность повторных продаж.
Системы автоматизации за счет цифровизации снижают риски воровства информации и неправомерных действий со стороны злоумышленников, как внутри организации так и извне.
Стратегические выгоды показывают, что может быть улучшено в целом для компании в долгосрочной перспективе, агрегируют операционные выгоды для собственников и руководителей:
- сокращение времени вывода продуктов на рынок
- прозрачность ведения бизнеса
- возможность масштабирования, снижение рисков при масштабировании
- рост капитализации бизнеса
То есть компания становится более прозрачна в управлении, что дает больше возможности для более точных управленческих решений. Это снижает сложность по по масштабированию бизнеса, что положительно сказывается на рыночной стоимости компании, привлекательности для инвестиций и ликвидности активов.
Выводы
Отлаженные бизнес-процессы на предприятии - это гарантия эффективности и высокого качества продукции. Они позволяют минимизировать затраты времени и ресурсов, оптимизировать рабочие процессы, повысить производительность, снизить риски воровства и неправомерных действий. Благодаря хорошо налаженным бизнес-процессам, компания может оперативно реагировать на изменения внешней среды и успешно конкурировать на рынке. Отлаженные процессы способствуют снижению вероятности ошибок и повышению уровня удовлетворенности клиентов. Постоянное улучшение и оптимизация процессов являются неотъемлемой частью успешного развития предприятия.
Внедрение систем автоматизации позволяют обеспечить устойчивость бизнес-процессов, сделать их прозрачными, стабильными, что в конечном итоге ведет к росту капитализации бизнеса.
Телеграм канал