Всем привет! Меня зовут Вероника Новицкая, я основатель Zeitnot, агентства по подбору ассистентов для предпринимателей.
Очень часто сталкиваюсь с такой ситуацией, когда в нашем агентстве мы подбираем классного личного помощника или бизнес-ассистента, а предприниматель возвращается с вопросом, что что-то не ладится. И весь секрет в том, что ДЕЛЕГИРОВАНИЕ - это ТОЖЕ НАВЫК, который нужно развивать!
СИСТЕМНОЕ ДЕЛЕГИРОВАНИЕ
- это НЕ хаотичная передача разовых задач своему помощнику,
- это чётко отработанный МЕХАНИЗМ достижения ваших целей ПОСРЕДСТВОМ АССИСТЕНТОВ разного уровня с разными скиллами.
СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД - это не быстро, это отдельная работа, путь к собственной бизнес-структуре.
Как перейти к процессу делегирования и какие обязанности нужно передать помощнику?
1. Выделите задачи с самым высоким приоритетом и степенью важности. Задачи, которые остаются в прерогативе только самого руководителя! Это то, что вы НЕ будете делегировать, то, что останется в зоне вашей ответственности.
2. Определите ряд задач, которые необходимо в самое ближайшее время делегировать подчинённым. Часто это задачи, которых накопилось достаточно много, они время- и энергозатратны. И в случае их невыполнения, ваш план по запуску нового продукта (например) провалится.
3. И наконец, перейдите к задачам, которые можно постепенно распределить в ближайшем будущем между подчинёнными, заранее подготовив их к этому, введя в курс дела.
Несмотря на такой подход, предприниматели всё равно встречают определённые барьеры на пути к передачи части дел своим помощникам. И есть несколько способов, которые сразу помогут вам облегчить и сделать работу как вас, так и вашего ассистента, более комфортной и структурированной.
ИНСТРУМЕНТЫ ДЕЛЕГИРОВАНИЯ.
1. Стоит сразу обсудить рабочее время ассистента - здесь все зависит от вашего ритма жизни (кому-то нужен помощник с 8 утра, а кому-то только с 12). Ваш ритм жизни должен совпадать.
2. Определите круг задач, которые будут поручены ассистенту и разделите их по категориям: единичные, еженедельные, ежемесячные, постоянные. Это поможет рассчитать и примерный объем работы, а соответственно, и зарплаты.
3. Обязательно обозначайте дедлайны: срочно, по мере выполнения, к концу дня, или к концу недели?
4. Как можно конкретнее формулируйте свои пожелания, особенно в первое время - именно с помощью четкого технического задания ассистент способен как можно лучше и качественнее найти нужную информацию или билеты.
5. Введите отчётность о проделанной работе. Она может быть в общем приложении для работы, где записаны все задачи (Notion, Google tasks и др.). Также рабочим вариантом может быть общий чат, где каждый будет отписываться о проделанной работе за день.
Может быть на первый взгляд кажется, что система довольно сложная, но на самом деле, она ведёт к структурированию собственной деятельности, пониманию, как много работы лежит на ваших плечах, и от каких дел реально можно избавиться с помощью делегирования.
В других постах также обсуждаем, как научить делегировать, почему делегирование - это важнейший SOFT SKILL современного предпринимателя, какие обязанности чаще всего выполняет ассистент.