Антикоррупционные механизмы и комплаенс-контроль в сфере закупочной деятельности привлекают все больше внимания и это не случайно. Давайте рассмотрим: почему это так? Для этого выделим 5 ключевых вопросов, на которые стоит обратить внимание в первую очередь.
Во-первых, в фокусе внимания должны быть антикоррупционные стандарты закупочной деятельности при выборе поставщиков, включая раскрытие цепочки собственников, бенефициаров и контрагентов.
Во-вторых, важно обеспечить, чтобы осуществление комплаенс контроля происходило последовательно на предварительном, текущем и последующем этапах закупок. На предварительном этапе важно оценить репутацию поставщика, связь с сотрудниками, определить категорию поставщика, объем закупок, процесс одобрения, тогда как на текущем и последующем этапах внимание концентрируется на негативных отзывах, процессе одобрения платежей, мониторинге объема закупок и других вопросах.
Почему так важны комплаенс процедуры в целях развития добросовестной конкуренции, обеспечения гласности и прозрачности закупки и предотвращения коррупции? Сейчас выделим наиболее существенные моменты:
· при проведении тендера должно быть минимум 3 предложения;
· условия и результаты тендера публикуются, используются электронные площадки и декларации поставщиков о соблюдении всех норм.
В-третьих, ограничительные меры в отношении внешних контрагентов, включая ограничения в отношении сотрудников. О каких ограничениях идет речь? Таких ограничений существует несколько, например, установление ограничений по сроку деятельности поставщика, по уставному капиталу, по финансовой отчетности; получение подтверждений от поставщика; получение подтверждений от сотрудников; внесение в список компаний, с которыми запрещено взаимодействовать и др.
В-четвертых, централизация или децентрализация корпоративных закупок: выгоды и риски. Что здесь имеется в виду? В фокусе внимания находятся, прежде всего: объем закупок, скидки и отсрочка оплаты, неспособность поставщика выполнить обязательства, процедура одобрения нового поставщика, вопросы конкуренции.
В-пятых, необходимо учитывать антимонопольное законодательство, антикоррупционные стандарты о закупках и лучшие практики осуществления комплаенс контроля.
На основе многочисленных кейсов своих клиентов, мы подготовили для вас гайд: «Как минимизировать коррупционные риски?»
Внедрение комплаенс-культуры в организации нередко рассматривается как эффективный метод минимизации коррупционных рисков. И это подтверждено практикой. Хорошие практики из опыта внедрения, действительно, подтверждают этот тезис. Но почему это так? Как на практике можно минимизировать коррупционные риски? Что такое корпоративная комплаенс-культура и почему это важно именно сейчас? Что такое поведенческая модель работников?
Под поведенческой моделью поведения работников мы понимаем исполнение обязательных норм, определенных законодательством или внутренними документами компании. Как сделать так, чтобы комплаенс не давил, а создавал необходимую и определенную среду для исполнения этих норм?
Создание и развитие корпоративной комплаенс-культуры в компании – это по существу комплексный подход, разработанный в соответствии со спецификой бизнеса и процессов компании.
Формирование определенной среды будет способствовать снижению коррупционных рисков. Это достигается пошагово за счет:
· создания правил для всех справедливых и одинаковых, скоординированных действий заинтересованных участников процесса
· создания необходимой инфраструктуры (автоматизация процессов комплаенс, социальная сеть, комплаенс-портал, независимая горячая линия)
· развития и мотивации работников
· мониторинга и контроля за процессом cоздания и, что особенно важно – совершенствования комплаенс-культуры.
В целях минимизации коррупционных рисков необходимо обращать внимание на такие факты, как:
· несоблюдение любой политики компании
· умышленное нарушение законодательства
· непрофессиональное поведение
· неустранение проблемы, которая может вызвать значительный ущерб для компании
· злоупотребление полномочиями, дискриминация, конфликты интересов.
В рамках одной статьи невозможно с детализацией рассказать, как пошагово успешно пройти этот путь, но в рамках консультации и с учетом проведения диагностического аудита – вполне возможно. Для снижения коррупционных рисков важное значение имеют обучение, проведение личных встреч с работниками, проведение комплаенс-сессий и др. Не будет преувеличением сказать – ключевое значение.
Для многих предприятий вопрос о противодействии коррупции является актуальным, а для некоторых предприятий – необходимо выполнение определенных шагов в целях внедрения системы менеджмента противодействия коррупции (СМПК) в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 37001 и подготовки к проведению сертификации по стандарту ISO 37001.
Подготовка к проведению сертификации по ISO 37001 предполагает выявление факторов, влияющих на возникновение коррупционных рисков в конкретной компании, составление «дорожной карты». Как эту работу организовать? Прежде всего необходимо определить цель сертификации, площадку, область сертификации (определение бизнес-процессов на основе оценки рисков), количество сотрудников (топ-менеджмент и сотрудники в выделенных бизнес-процессах).
Далее необходимо заключить договор с выбранным органом по сертификации (таких органов несколько, необходимо подойти ответственно к этому выбору).
В рамках подготовки к проведению сертификации по ISO 37001, проводится, как правило:
- предварительный аудит с выездом на площадку предприятия-заказчика. В рамках этого предварительного аудита проводится анализ документов и состояния предприятия;
- обучение персонала по требованиям стандарта (это может быть одно обучающее занятие или серия таких обучающих занятий).
Во время проведения сертификационного аудита нередко востребованной оказывается такая услуга как сопровождение сертификационного аудита со стороны предприятия-заказчика. Эксперт по проекту внедрения присутствует на аудите и в случае необходимости оказывает поддержку предприятию-заказчику, в том числе в устранении несоответствий.
Важно обратить внимание на то, что привлечение опытных консультантов на самом начальном этапе позволит сэкономить время и деньги, получить больше преимуществ от внедрения СМПК. К числу таких преимуществ относятся:
- интеграция с другими стандартами, включая стандарты ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001 и др.;
- доказательная база наличия принятых мер по предотвращению коррупции, что особенно важно при расследовании преступлений (применение стандарта позволяет сформировать систему мер по предотвращению коррупции);
- повышение конкурентоспособности предприятия (применение стандарта позволяет сформировать культуру противодействия взяточничеству);
- укрепление доверия партнеров (сертификация по международному стандарту ISO 37001 позволяет руководству, инвесторам, деловым партнерам, персоналу и другим заинтересованным сторонам убедиться в том, что предприятие максимально предприняло возможные меры для предотвращения взяточничества).
Реализация мероприятий по антикоррупционному обучению работников компании – также, одна из наиболее актуальных задач.
Для крупных компаний, имеющих разветвленную структуру, обучение работников, осуществляющих функции в сфере предупреждения и противодействия коррупции, предполагает создание централизованной системы обучения.
Для кого предназначена централизованная система антикоррупционного обучения и как она формируется?
Опираясь на хорошие практики из опыта внедрения таких систем обучения, выделим несколько целевых групп:
- топ-менеджеры, руководители структурных подразделений;
- ответственные работники за организацию работы по противодействию коррупции;
- работники, чьи должности связаны с коррупционными рисками;
- другие руководители и специалисты.
Выделим также основные элементы этой системы:
- образовательная организация;
- программа обучения, включающая в том числе такие темы, как «Организационно-правовые основы противодействия коррупции», «Предотвращение и урегулирование конфликта интересов» (при ее подготовке важное значение имеет взаимодействие с представителями бизнес-сообщества и государственными органами);
- целевая аудитория (количество работников, прошедших обучение);
- дистанционные курсы обучения работников в области противодействия коррупции;
- критерии оценки эффективности и анализ восприятия проведенного обучения.
Централизованная система антикоррупционного обучения может быть эффективно дополнена за счет реализации дополнительных мероприятий по обучению в сфере противодействия коррупции, например: презентация антикоррупционной политики, антикоррупционная агитация: проведение школ передового опыта, а также участие в совещаниях, «Днях безопасности», иных мероприятиях, проводимых в дочерних обществах, а также издание полиграфической продукции (брошюры, памятки, плакаты, буклеты) с целью доведения до работников установленных антикоррупционных ограничений, запретов и обязанностей. Хорошей практикой является продвижение антикоррупционной тематики в средствах массовой информации.
ООО Профконсалт ИСМ. Д.И. Раевский, К.Н. Темникова