Чек-листы идеальных Agenda и Follow-up: Подготовка, повестка и резюме встречи

Как провести встречу качественно? Вроде тривиальный вопрос, есть задача, собираем всех и решаем. Вроде…

Кому поможет статья? — Вам, если вы сталкивались с вопросами: Почему меня позвали на эту встречу? Кто знает зачем собрались? Мы тратим время впустую, к чему эта встреча? Я не помню о чем мы договорились, почему я должен это делать?

Чек-листы можете сохранить в Telegram по ссылкам: Agenda и Follow-up

Agenda, адженда, агенда повестка встречи, тема, список актуальных вопросов.

Перед встречей:
- Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече, какие компании нужно привлечь
- Попросить у других сторон их контакты, email-адреса
- Сформулировать адженду
- Создать мероприятие в календаре и пригласить всех участников

Структура текста приглашения на встречу
- Тема- Приветствие
- Введение(контекст)
- Пошаговый план встречи
- Ожидаемый результат

Follow-up, Фоллоу-ап, письмо с итогами встречи, резюме, протокол, минутки, minutes.

В конце встречи:

- Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
- Вслух подведите итоги
- Предложить добавить всем участникам проговоренные итоги
- Получите согласие всех сторон

Структура фоллоу-апа

- Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
- Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
- Что проговорили, какие решения приняли
- Следующие шаги (даты, ответственные)
- Подпись, контакты
- Опционально: возможность или необходимость всех участников подтвердить корректность фоллоуапа

Кто занимается подготовкой и подводит итоги?

- По умолчанию организатор встречи полностью берет на себя ответственность за всю встречу.
- Если организаторов или руководителей несколько, то можно заранее, либо в начале встречи, договориться кто будет готовить, вести встречу и отправлять резюме.
- Если участник должен вести протокол, это должно быть оговорено в начале встречи.

На что стоит обратить внимание:

- Отправлять встречу во время. Чем больше количество участников и/или выше их зоны ответственности, тем раньше нужно ставить встречу. Оптимальный срок для операционных встреч, определенный эмпирически — 1 недели (через 5 рабочих дней). На следующий день обычно все уже заняты, через 2 недели операционные вопросы забываются. Большие встречи, вебинары от 15 участников, ставят минимум за месяц.
- Календари. Обычно можно рассчитывать на календари участников, для поиска общих таймслотов. Если есть сомнения, либо особо важные участники для встречи, то стоит лично убедиться в их готовности участвовать.
- Доступ. Убедиться, что у всех есть доступ ко встрече, установлены нужные приложения для видеозвонков, они работают, есть доступ в офис, забронирована подходящая переговорная комната.
- Материалы. Если для подготовке ко встрече имеются полезные материалы, то стоит приложить их к повестке, обязательно указав зачем они нужны и как помогут.
- Техника. Микрофон, ноутбук, проектор, все программы — все работает и проверено заранее. Для рядовых встреч — за 5 минут до встречи, для крупных — за день.

Список этапов результативной встречи ниже:

1. Определение необходимости
2. Подготовка
3. Повестка
4. Проведение
5. Подведение итогов
6. Контроль договоренностей

В этой статье не рассматриваем:
1. Определение необходимости
4. Проведение встреч
6. Контроль договоренностей
Эти этапы во многом зависят от навыков человека, стиля управления, культуры компании, фреймворка и так далее.

Рассмотрели простые административные инструменты повышения качества встреч:
2. Подготовка ко встрече
3. Повестка (Agenda)
5. Подведение итогов (Follow-up)