Чтобы всё прошло гладко. Кто такие ClickUp-кураторы и где их искать

Размышляли об автоматизации, но при этом не раз задавали себе вопрос: “а кто за этим новым хозяйством будет следить?”?

В статье мы подробно описываем как должен выглядеть/дышать/пахнуть тот человек, которому вы доверите управлять новой ИТ-системой.

Выстроенной, конечно же, на базе ClickUp: )

Куратор ClickUp – это ваш сотрудник, который отвечает за работу ClickUp (в широком смысле этого слова).

Он отвечает за:

• Дизайн системы
• За то, что и как делают остальные сотрудники внутри системы
• Консультирование команды по всем вопросам работы в ClickUp

Обычно кураторы ClickUp уже имеют какой-то опыт управления проектами, общее представление о процессах агентства, а также понимание о сроках.

Независимо от используемой платформы, у вас должен быть внутренний ответственный — Clickup-куратор, Битрикс24-куратор, Trello-куратор и т. д.

Итак, если вдруг что-то из этого у вас отзывается:

• Вы работаете в агентстве и претендуете/получили/… роль куратора вашей внутренней платформы для коммуникаций и управления проектами.
• Хотите схантить или найти/вырастить среди сотрудников куратора для вашего ClickUp/Битрикс24/Trello/другой системы.

Самые успешные ClickUp-кураторы глубоко понимают клиентов и чувствуют членов команды. При этом они являются организованными и в целом структурированными личностями:

• Разбираются в roadmap’ах клиентских проектов и сроках
• Понимают как сам клиент видит свои реперные точки на проекте
• Чувствуют эмоции внутренней команды, работающей над проектом – дизайнеров, копирайтеров, разработчиков.
• Хорошо понимают ожидания обеих сторон и способы совместной работы (а также шероховатости, которое могут исходить от неправильных ожиданий)

Они связующее звено между заказчиком и командой исполнителя. И будучи этим звеном, а также оптимизируя этот процесс в ClickUp, они гарантируют надежную работу единственного полноценный источник информации в агентстве.

Хотя это и не требуется, и куратору нет необходимости проходить сертификацию, он должен хорошо разбираться в оценках и дедлайнах.

ClickUp-куратора нужен, чтобы кто-то следил за всеми нюансами коммуникаций. Поэтому этот человек по определению должен быть внимателен к деталям.

Им понадобиться чутьё на:

• Выявление причин и докапывание до правды, в случае, если что выглядит подозрительно (отсутствие обычное, присутствие необычного)
• Чёткое понимание, является ли обнаруженная проблема ошибкой системы или сотрудника

Куратор должен ясно представлять, что чувствуют клиенты:

• Какие боли они испытывают?
• Что их мотивирует?
• Что они хотят по итогу получить?

Эта информация поможет ClickUp-куратору управлять графиками, расставлять приоритеты и более гибко разруливать конфликты.

Куратор должен сопереживать и не может быть просто надсмотрщиком. Чтобы хорошо работать с внутренней командой и клиентами, у него должны быть навыки общения с людьми.

Этот критерий обязателен.

Мы слишком много раз были свидетелями неудавшихся внедрений. Владелец или директор, как правило, начинают с большим с энтузиазмом, но как только дело доходит до рутинных стычек на передовой, всё летит в тартарары.

Это роль с большим количеством монотонных и повторяющихся задач. Надо проверять, тестировать и вносить какие-то мелкие корректировки в систему практически каждый день, – такая работа подходит не всем.

ClickUp-куратор должен иметь полномочия для высказываний претензий, когда сотрудники нарушают утвержденные правила коммуникаций.

Другими словами, ClickUp-куратор должен легко переносить «тяготы и лишения службы», потому что такого рода здоровых конфликтов у него будет предостаточно.

ClickUp-куратор должен спокойно и без лишних эмоций настаивать на несоблюдении правил и руководителями компании.

По-другому команда просто не поведется на все эти новые внедрения, если менеджмент не будет сам следовать правилам.

У них должно быть общее представление о том, как происходит работа в командах над проектами компании.

• Как идёт работа на начальных стадиях проектов?
• Что мы делаем в процессе реализации каждого их типовых проектов?
• Как в компании функционируют процессы по удержанию клиентов?

Им нужно также понимать внутренние механизмы за протекающими процессами.

• Какие задействованы отделы, команды и роли?
• Как назначаются задачи?
• Как идёт управление нагрузкой?
• По какой схеме назначаются ответственные?

Ответы на эти вопросы и понимание процессов в целом даст им цельную картинку и сделает их полноценным связующим звеном.

Иногда роль ClickUp-куратора может занимать и полный рабочий день, но в большинстве случаев будет хватать 20-30% времени аккаунта или проектного менеджера. Важно, что этим человеком не должен стать уже перегруженный сотрудник, – для ежедневных, еженедельных и ежемесячных сводок требуется время.

У ClickUp-куратора должен быть аналитический склад ума. Комфортно ли он себя чувствует с электронными таблицами и множеством данных?

При том, что не нужно быть мастерами Excel, – достаточно иметь навык смотреть на данные и уметь делать выводы.

Им не нужен многолетний опыт, – важно, чтобы они быстро обучались, когда дело доходит до ИТ-систем.

• Любопытны ли они?
• Хотят ли учиться и разбираться в новом?
• Были ли замечены за проведением экспериментов?

Это огромный бонус, когда у вас есть ClickUp-куратор, который постоянно вносит рацпредложения и оптимизирует уже и так неплохо работающие инструменты и процессы.

• Есть ли у них отдельный ClickUp-аккаунт для отладки и тестирования различных функций?
• Экспериментируют ли они с платформами автоматизации?
• Изучают ли они лучшие практики и рекомендации?

Они уважают существующий процесс, но при этом бросают ему вызов, пытаясь доказать что и его можно улучшить.

После того как система будет внедрена и запущена, ClickUp-куратор сосредоточится на четырех периодических задачах — ежедневных, еженедельных, месячных и квартальных.

• Ежедневные и еженедельные задачи сосредоточены на анализе действий пользователей и занесении данных в ClickUp.
• Месячный и квартальны анализ направлена на разборе достигнутых результатах.

Все эти задачи нужны, чтобы научиться принимать более эффективные бизнес-решения на основе собранных из ClickUp.

Соблюдают ли люди правила взаимодействия, которые мы совместно сформировали и установили?

Если нет, – надо связываться с конкретными членами команды и привлечь их к ответственности.

Поддержка команды.

«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Давай может помогу вспомнить как это делать?»

Привлечение к ответственности.

«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Ты же знаешь, как это делать и просто решил сэкономить время на этом, верно? Так не пойдёт».

Тут мы в основном концентрируемся на тенденциях в планировании и управлении проектами.

• Что из тенденций повторяться и нужно ли это обсудить с кем-то ещё?
• Или: этот товарищ перегружен, и хорошо бы подумать о перераспределении нагрузки.

Ежемесячно ClickUp-куратор оценивает прибыльность по клиентам, проектам, отделам, услугам и т. д.

При этом собираются все еженедельные отчеты, фиксируются общие тематики, формируются выводы, которые дальше уходят вместе с идеями и предложениями руководству.

После чего эти данные обязательно должны быть проанализированы руководством.

• Занесение данных
• Формирование отчетности
• Анализ тенденций
• Формирование идей
• Предложения по улучшению и внесение рацпредложений
• Составление планов
• Оптимизация системы
• Расширение возможностей команды…
• Повторение

По мере того как ClickUp-куратор делает выборочные проверки, формирует сводки и отчеты, он также должен:

Управлять вовлечением пользователей

ClickUp-куратор поощряет, обучает, исправляет, а также инструктирует команду по вопросам взаимодействия с системой.

Мониторинг системы

Использование сконфигурированных представлений или информационных панелей (dashboard’ов) для:

• Понимания того, что все задачи находятся на своих местах
• Задачи создаются по шаблонам, а не хаотично/вручную.
• Специальные задачи, созданные не из шаблонов, создаются с правильными настраиваемыми полями.
• Работа привязана к бюджету и т. д.

Обслуживание системы

Во время мониторинга системы ClickUp-куратор:

• Вносит корректировки в систему, а потом информирует и обучает этому команду.
• Взаимодействует с конкретными членами команды, которые не соблюдают правила коммуникаций.

Общая база знаний

ClickUpClickUp-куратором будет человек, который лучше всех разбирается в ClickUp, понимает общую функциональность и знает, как и где получить ответы. Это будут люди, к которым другие обращаются с вопросами по работе ClickUp.

Они будут в курсе обновлений ClickUpdates, улучшений платформы и случайных изменений.

Они любопытны, заинтересованы и всегда видят, где можно улучшить систему.

Это рекламная презентация, позволяющая привлечь к вам высококвалифицированных кандидатов. Продайте свою компанию и продайте эту интересную роль.

Не забудьте включить информацию:

• Каково работать в вашем агентстве (добавьте личное видео в описание вакансии)
• Влияние, которое роль окажет на компанию в целом
• как ClickUp-куратор будет влиять на удовлетворенность сотрудников, удержание клиентов, доход и прибыль

У них должен быть существенных опыт в проектном управлении, при этом описание вакансии должно включать опыт работы с ClickUp. Лучше найти того, кто:

• Имеет опыт работы с платформой
• Принимал участие во внедрении
• Есть опыт обучения других работе с платформой

Когда уже есть группа кандидатов и вы готовы начать собеседование, лучше всего первым делом проверить их навыки и понять, как они мыслят.

Дайте такое задание: попросите задокументировать процесс, который они используют в своей реальной жизни, и пусть научат вас тому, как они это делают.

Во время этого упражнения обратите внимание на две вещи:

• Как они общаются и учат своему процессу?
• Насколько детализированной они погружаются в процесс? Учитывают ли сроки выполнения, оценки времени, зависимости и т. д.?

Каждому агентству с платформой управления проектами нужен внутренний куратор. Эти люди как клей, который крепко держит все детали конструкции вместе.