Управление SEO-проектами в ClickUp. 8 советов по оптимизации рабочего процесса

Как внедренцы ClickUp, мы часто сталкиваемся с оптимизацией рабочих процессов при реализации SEO-проектов маркетинговых агентств. И будем рады поделиться своими наблюдениями, которые могут заинтересовать менеджеров SEO-проектов и маркетинговые команды в плане оптимизации части своего производства.

Как правило, управление SEO-проектами включает в себя планирование, блок коммуникаций и выполнение всех технических требований поисковой оптимизации.

Далее речь пойдет о создании оптимального рабочего процесса для управления каждым этапом SEO-кампании, – начиная от разработки стратегии и до представления результатов клиенту.

Как и на другие маркетинговые активности, успех SEO-кампании зависит от выстроенной структуры и применения принципов управления проектами, правда, лишь немногие компании имеют в штате выделенного менеджера проекта по SEO.

Вместо этого обязанности менеджера проекта обычно распределяются между членами уже загруженных членов SEO-команды, что в конечном итоге может приводить к выгоранию и снижению производительности.

Кроме того, SEO-менеджеры нередко играют роль стратега, техника и одновременно менеджера в одном лице.

Мы сотрудничаем с широким кругом людей: клиентами, авторами контента, инженерами, специалистами по поисковому маркетингу и менеджерами по работе с клиентами. Без менеджера SEO-проекта заниматься всеми этими коммуникациями пришлось бы вам.

Возможность межфункционального общения и управления несколькими SEO-проектами на разных этапах очень важно само по себе. Без этой управленческой роли задачи теряются, команды разбегаются, а кампании выходят за рамки первоначального бюджета.

Скажем прямо – управление SEO-проектами явно недооценивают.

В мире SEO у нас есть инструменты для исследования ключевых слов, анализа контента, отслеживания позиций, аналитики и многого другого. Мы также часто используем электронные таблицы. И хотя эти инструменты никуда не денутся, они не идеальны для управления SEO-проектами.

В электронных таблицах отсутствуют важные ключевые функции, такие как отслеживание времени, автоматизация и взаимосвязь между задачами. Кроме того, визуализации отчетов сложны и негибки. Пробовали ли вы создать временную шкалу проекта или

Диаграмма Ганта в Excel? – задача не из приятных.

Последнее, что нам нужно, — это ещё одна программа в нашем техническом стеке. Тем не менее современные инструменты для проектов созданы, и с их помощью можно решить многие из описанных проблем, объединяя при этом работу в одном месте. Количество совещаний увеличилось на 69,7%, а люди чувствуют себя более изолированными от своих коллег, поэтому самое время обновить свои способы и инструменты для управления работой.

✨ Программное обеспечение для управления проектами ✨

ПО для управления проектами, от простых списков дел до сложных и гибких рабочих процессов, предоставляет все функции, необходимые для организации задач SEO, совместной работы с командой и отслеживания кампаний.

Эти инструменты также помогут при найме сотрудников. Разрабатывайте шаблоны задач onboarding’а новый клиентов, легко визуализируйте стандартные процедуры и создайте простой и понятный канал для общения с молодыми сотрудниками. Таким образом, вы сможете сосредоточиться на более важных задачах по созданию идеальной команды SEO.

Существуют сотни инструментов управления проектами, но какой из них подходит именно вам? Верный ответ — это классическая фраза, с которой вы знакомы: «всё зависит от обстоятельств».

• SEO-агентства, получают максимум от ПО, которое позволяют настраивать иерархию проектов.
• Команды, тесно сотрудничающие с разработчиками, смогут найти инструменты для гибкой настройки конкретно вашего рабочего процесса.
• Консультанту по SEO, работающему неполный рабочий день, может понадобиться простое ПО для управления задачами, – просто, чтобы организовать свою работу.
• Большим командам, в свою очередь, нужны решения корпоративного уровня для удовлетворения требований к хранению и безопасности.

Но прежде всего члены SEO-команды полагаются на кросс-функциональную работу.

Наш совет — найти платформу управления проектами, которая лучше всего подходит не только вам, но и другим командам, с которыми вы взаимодействуете. Без всеобщей приверженности новые инструменты создадут новые препятствия и сведут на нет все свои эксплуатационные преимущества.

Теперь о хорошем. Вот наши главные советы агентствам и командам, управляющим рабочим процессом с помощью ПО для управления проектами.

Одна из первых вещей, которую мы обычно делаем, приступая к SEO нового веб-сайта, — это создание каталога. Это электронная таблица, в которой каждая страница сайта разбита на подпапки. Обычно мы импортируем эти данные из таких инструментов, как Ahrefs или Screaming Frog (оттуда достаются все необходимые атрибуты: URL, заголовок страницы, внутренние ссылки и т. д.)

В этом есть множество преимуществ, например распознавание контента, о котором вы просто не знали. Таким образом мы не только улучшаем видимость для SEO-команды, но и помогаем другим членам маркетинговой команды получить электронную таблицу со всем контентом в одном месте.

Но откуда мы знаем, что дальше происходит с этим контентом?

Создание базы данных контента в инструменте управления проектами дает множество преимуществ. Он обеспечивает прозрачность работы, показывает исторические обновления и обеспечивает быстрый доступ к каждой странице. Когда вы начнете использовать автоматизацию и связи задач для стандартизации процессов, появится возможность находить всё новые способы оптимизации рабочего процесса, что в конечном итоге поможет всей организации, а не только SEO-команде.

Чтобы создать центральное место для всей истории контента и атрибутов, в ClickUp мы используем комбинацию представления в виде таблицы и настраиваемых полей. Каждый раз, когда происходит обновление статьи, связанная с ней задача отражает это изменение.

Вот список атрибутов, которые можно использовать в качестве настраиваемых полей базы данных контента:

Начинать проект может показаться сложным, но если вы уже создали каталог сайта в электронной таблице, можно использовать функцию импорта CSV из большинства платформ управления проектами.

Повторяющиеся задачи — распространенная, но недооцененная функция ПО для управления проектами. Они позволяют автоматически воссоздавать или повторно открывать задачи после того, как они были завершены или прошли определенную дату. Задачи по SEO разнообразны, но есть много повторяющихся действий, которые можно упростить, запустив повторяющуюся задачу. Они могут улучшить отчетность, предотвратить дублирование и, самое главное, сэкономить время. Несколько примеров повторяющихся SEO-задач:

• Отчетность и анализа данных
• Технические аудиты
• Митинги команд
• Аудит новых и потерянных ссылок
• Персональные задачи

Одно из наших любимых повторяющихся заданий — еженедельное обсуждение ресурсов. Каждому члену команды SEO поручено найти соответствующий ресурс с несколькими ключевыми элементами. Это может быть что угодно — статья в блоге, электронная книга, новый инструмент, предстоящий вебинар и т. д.

Мы, конечно, потребляем более одного ресурса в неделю, но это помогает нам выбрать наиболее эффективный старт для диалога. Быть в курсе последних событий в области SEO имеет важное значение для выживания, и эта задача помогает нам поддерживать постоянный тонус в плане обучения и стратегии.

Установка простых статусов задач, таких как «новая», «выполняется» и «выполнено», — отличная отправная точка для управления проектами во многих отделах. Но для SEO-команд наличие простых вариантов статуса кажется ограничивающим и неясным, тем более что большая часть нашей работы требует уникального процесса. Мы могли бы оптимизировать целевую страницу, управлять ссылочной кампанией или проводить исследование ключевых слов, но каждая задача включает в себя совершенно разные рабочие процессы.

Например, представьте кампанию по созданию ссылок, которая указана как «Выполняется». Что это значит? Вы в настоящее время просматриваете URL-адреса для этой кампании? Ищите контакты? Или может быть занимаетесь чем-то ещё?

Использование настраиваемых полей улучшает понимание и видимость того, что конкретно происходит с задачей. Это также упрощает фильтрацию, расстановку приоритетов и использование автоматизации в вашей работе!

Многие инструменты управления проектами предлагают функцию пользовательского статуса. Если нет, отличной альтернативой является использование настраиваемых полей для отслеживания того, в каком «статусе» находится задача.

Ниже примеры таких статусов, которые часто используются при управлении SEO-проектами

Создание центров контента – это популярная SEO-стратегия, позволяющая повысить авторитетность поиска по тематическим кластерам. Для нас часто полезно исследовать и визуально наносить на карту наши центры, чтобы видеть их кластерную организацию.

Есть несколько замечательных SEO-инструментов, таких, как Screaming Frog, которые позволяют создавать архитектуру сайта и визуализацию сканирования. К сожалению, они по-прежнему не помогают визуализировать запланированный контент и его связь с существующими страницами.

Mindmap-даиграммы (ментальные интеллект-карты) или виртуальные доски — отличное решение этой проблемы. Можно обращаться с каждым узлом как со страницей контента, а соединение с узлом — как с внутренней ссылкой. Существует множество инструментов для составления ментальных карт, которые помогут в создании таких визуализаций.

С помощью ClickUp Whiteboards (аналог Miro внутри Clickup) можно не только создавать интеллект-карты, но и привязывать каждый узел к задаче, в которой находится страница. Создайте двустороннее соединение между вашей базой данных контента и кластерами, чтобы одним щелчком мыши всегда можно было увидеть, какое место занимает каждая страница в вашей тематической экосистеме.

Поговорим подробнее об автоматизации. От отслеживания рейтинга ключевых слов до технического аудита стратеги используют множество инструментов автоматизации для SEO.

Но используете ли вы автоматизацию в рабочем процессе вашего проекта?

Если у вас есть стандартизированные процессы, пусть автоматизация задач будет помощником, который держит ваши SEO-проекты под контролем.

Взгляните на свой рабочий процесс и спросите себя:

• Есть ли повторяющиеся шаги в рабочем SEO-процессе?
• Корректируете ли вы в ручную сроки выполнения при наличии просрочек?
• Есть ли задачи, которые каждый раз назначаются одним и тем же людям?
• Оставляете ли комментарии и напоминания о последующих действиях?

Вот некоторые примеры, как руководители проектов могут автоматизировать задачи:

Это не только оптимизирует ручную работу, но также сокращает время, ограничивает риски и даже может улучшить расстановку приоритетов.

1. Внутренняя перелинковка:

Важность внутренних ссылок не является секретом. Надо связать существующий и новый контент, но сделать это нужно до публикации. Если вы создаёте тонну статей, это задача может быть просто забыта. Используйте автоматизацию, чтобы правильно рассчитать время для этого шага.

2. Приоритет линкбилдинга:

Когда мы определяем, что контент задерживается на основе авторитета ссылки, мы можем установить его приоритет.

Что это значит?

Это означает, что любой из наших партнеров по совместным маркетинговым ссылкам, у которых есть доступ к нашему списку задач, будет видеть его обновление в режиме реального времени.

3. Аудит контента:

Эта настройка объединяет две автоматизации вместе. В SEO важно проводить частый аудит, запускать тесты и обновлять контент. Иногда это происходит из-за падения производительности или вы просто планируете зачистку всего сайта. Мы не предлагаем отказаться от всех этих телодвижений и полагаться исключительно на описанную выше автоматизацию, но подобная методика может быть универсальным средством для поддержания связи с производительностью вашего контента.

Конечно, не весь контент одинаково хорош.

Для вечнозеленых статей вам может не потребоваться аудит по установленному графику. Вы можете добавить настраиваемое поле или пометить эту задачу как «вечнозеленую» и создать правило, предотвращающее срабатывание автоматизации.

Таким образом вы можете создавать собственные правила для всех типов контента.

Возможно, ваша компания уже использует программное обеспечение CRM для продаж, поддержки, работы с клиентами и т. д. Но как насчет вашей маркетинговой команды?

Формула повышения авторитета SEO постоянно развивается. Становится все труднее, и требуется больше творчества. Нельзя отрицать очевидные преимущества расширения присутствия вашего бренда по всем каналам и влияние, которое это может оказать на поисковую выдачу Google.

SEO-специалисты подходят к этому росту с учетом социальных, PR и контент-менеджеров.

Один из лучших способов начать совершенствоваться в этой области в команде — создать базу данных для всех ваших совместных маркетинговых отношений!

Ключевые отношения для вашей базы данных совместного маркетинга

База данных совместного маркетинга — это центральный узел для всех важных людей и брендов, с которыми вы сотрудничаете. Это может быть кто угодно, от авторов гостевых постов до партнеров вебинара.

Приглашенные участники

По мере того как Google продолжает совершенствовать свои возможности в области признания и награждения экспертов в области поиска, мы видим, что все больше и больше маркетинговых команд подходят к созданию контента с учетом E-A-T. Когда вы начинаете создавать сеть приглашенных участников и лидеров мнений, появляются возможности для создания авторитетного контента. Вот несколько примеров:

• Цитаты авторов
• Гостевые посты
• Участники исследования данных
• Отзыв о содержании
• Тематические исследования
• Подкаст и сотрудничество в социальных сетях
• Вебинары

Линкбилдинг

Существует множество традиционных кампаний по созданию ссылок, которые все еще прекрасно работают. Если вы занимаетесь линкбилдингом, вам будет полезно поддерживать постоянные связи. Независимо от того, управляете ли вы масштабными информационными кампаниями, работаете со службой линкбилдинга или просто сотрудничаете с сопоставимыми брендами, сделайте отчет об этих усилиях в своем инструменте управления проектами!

Социальные инфлюенсеры

В зависимости от брендов, с которыми вы работаете, отношения с инфлюенсерами в социальных сетях могут быть маркетинговым механизмом социального доказательства. Существуют ли различные способы сотрудничества с этими активистами? Имеют ли другие члены команды доступ к этим контактам, чтобы предлагать возможности контента? Добавьте их в свой маркетинговую CRM.

Клиенты

Надеюсь, у вашей компании уже есть база клиентов. Ваши самые довольные и успешные клиенты и заказчики станут вашими самыми преданными сторонниками. Ищете ключевого участника, который поможет с инициативой контент-маркетинга? Не пренебрегайте этой сетью.

Как настроить свой список совместного маркетинга

В зависимости от команды и областей деятельности, скорее всего не понадобится CRM-инструмент с полным набором фич для этой базы данных. Программное обеспечение для управления проектами с табличным представлением и настраиваемыми полями предлагает простой способ организовать маркетинговые контакты и сделать их доступными для всей команды.

В зависимости от размера вашей компании можно сделать это проще и организовать информацию в электронной таблице — и вы всегда сможете импортировать свою таблицу в инструмент управления проектами позднее.

В качестве альтернативы, если вы не возражаете против добавления еще одного сервиса в свой технический стек, можно использовать такой инструмент, как Buzzstream, который будет служить сквозной платформой для ваших усилий по установлению ссылок. Однако, если вся ваша маркетинговая команда не использует платформу, вы упустите преимущества совместной работы и наглядность.

Независимо от того, управляете ли вы клиентами сами или отдаете работу на аутсорсинг, ПО для управления проектами может установить безопасную связь с людьми за пределами вашей организации. Существует бесконечное количество способов использовать гостевые функции и общие представления для ваших SEO-кампаний.

Вот два ключевых варианта использования для объединения внешних пользователей и ваших проектов.

Покажите работу по SEO-проекту своему заказчику

SEO — один из самых неосязаемых компонентов стратегии цифрового маркетинга. Несмотря на то, что клиенты могут понимать ценность SEO, это все равно помогает им получить четкое представление о том, что происходит.

Если вам посчастливилось иметь выделенных менеджеров SEO-проектов, возможно, у вас уже есть хорошая система, чтобы держать клиентов в курсе событий. Но, опыт показывает, что даже если вы тратите достаточно времени на информирования клиентов, плотный график и конфликтующие часовые пояса зачастую мешают поддерживать такую связь постоянно.

ПО для управления проектами может помочь сделать часть этой работы за вас. Предоставляя своим клиентам доступ к графикам проектов или конкретным представлениям задач, они могут в любое время взглянуть на текущие задачи и прогресс в целом.

Главное, чтобы это было просто. Если ваши клиенты уже имеют доступ ко всему или перегружены уведомлениями в своей электронной почте, эти дополнительные точки контакта принесут больше вреда, чем пользы.

Немногие из ваших клиентов захотят углубляться в отдельные задачи, чтобы увидеть мельчайшие детали. Вместо этого предоставьте им общий обзор того, что происходит, используя представление, доступное по URL-адресу. Это даст им душевное спокойствие, – осознание того, что они могут легко и просто увидеть, над чем сейчас идёт работа.

Для более крупных или вовлеченных клиентов рассмотрите возможность добавления их в качестве гостей в свое рабочее пространство. Но все же ограничьте и настройте их вид.

А еще лучше создайте прозрачную среду для выполнения задач с самого начала проекта и после него. Это добавляет дополнительный уровень доверия с самого начала и позволяет вам уделять больше времени достижению целей вашего клиента.

Управляйте аутсорсингом

Некоторые из лучших кампаний являются результатом работы внутренних и внешних маркетологов. Эти команды не были бы такими успешными без инструментов управления SEO-проектами и совместной работы. Независимо от того, работаете ли вы с внешними авторами контента или агентством по созданию ссылок, возможность общаться на той же платформе, что и ваша внутренняя команда, избавляет от множества головных болей.

Подобно работе с клиентами, вы можете создать среду для совместной работы с возможностью выбора проектов. Таким образом, вы по-прежнему будете пользоваться всеми лучшими функциями программного обеспечения для управления проектами без ущерба для конфиденциальной информации компании.

Лучшие представления проекта для совместной работы

Помимо основных списков дел, вот некоторые из лучших визуализаций проектов, которыми можно поделиться с людьми за пределами вашей организации.

Диаграммы Ганта: отлично подходят для кампаний или проектов на временной шкале. Клиенты и подрядчики могут использовать диаграммы Ганта, чтобы легко увидеть, продвигаются ли текущие инициативы и соответствуют ли они ожиданиям.

Канбан-доски: вид доски великолепен из-за своей простоты и популярности. Видеть задачи в очереди, в процессе выполнения и выполненные — это часто все, что может понадобиться клиенту. Это быстро обеспечивает уверенность в том, что работа продвигается без необходимости постоянно погружаться в отдельные задачи.

Панели мониторинга: для более сложных кампаний функция панели мониторинга может помочь объединить задачи и данные из разных проектов в единое представление. С помощью таких инструментов, как ClickUp, вы даже можете встраивать такие вещи, как отчеты и электронные таблицы Google Data Studio, в одну и ту же панель инструментов!

Документы: От планов стратегии SEO до свежего контента команды проводят много времени в Документах. Ваши клиенты или аутсорсинговая команда лучше знакомы с общими документами, что делает их очевидным кандидатом для совместной работы. Независимо от того, используете ли вы отдельное программное обеспечение, такое как Google Docs, или ваше программное обеспечение для управления проектами имеет собственные Документы, вы наверняка будете полагаться на этот полезный инструмент.

В мире, который день ото дня становится все более удаленным и асинхронным, выбор способа общения может быть сложной задачей. Команды часто должны научиться эффективно общаться по электронной почте, в личных сообщениях, в комментариях к задачам, на виртуальных встречах, в записи экрана, и этот список можно продолжить.

С тем, как много межфункционального общения происходит в управлении SEO-проектами, мы сталкиваемся с этой проблемой каждый день. Независимо от того, общаетесь ли вы с клиентами или членами команды, выбор наилучшей формы общения в нужное время может предотвратить ненужные разочарования и промахи.

Что тут можно улучшить?

1. Установите правила для всей компании

Имейте внутреннюю коммуникационную стратегию, которая может быть реализована в вашей организации. Это помогает всем быть на одной волне и упрощает адаптацию новых членов команды.

2. Создайте документы «Как со мной работать»

Какими бы полезными ни были руководящие принципы организации, мы не роботы. У каждого есть предпочтения в отношении того, как они работают и общаются. Создание руководства о том, как работать с вами, может быть чрезвычайно полезным, особенно для менеджеров.

3. Используйте ПО для управления проектами

Используйте инструменты управления проектами со встроенными коммуникационными функциями. Они упрощают работу с вашей командой без необходимости переключаться между приложениями. ClickUp, например, имеет встроенные задачи, чат, электронную почту, запись экрана и более 1000 интеграций.

Наша любимая функция коммуникации для управления SEO-проектами

Нам нравятся инструменты для записи экрана.

SEO часто… неправильно понимают. Наша способность формулировать образовательную обратную связь с руководителями или клиентами — это навык, который мы улучшаем с течением времени. Тем не менее на многие простые вопросы нет простых ответов, а иногда они просто неправильные вопросы с самого начала!

В таких ситуациях может помочь запись экрана. Это золотая середина между отправкой горы текста и созвоном.

Вот несколько ключевых вариантов использования:

• Обратная связь с командой или другими отделами
• Просмотр данных с клиентами
• Обратная связь с менеджерами и руководителями
• Создание инструкций

Существует множество бесплатных инструментов для записи экрана, которые помогут вам в этом (в случае, если ПО для управления проектами не имеет этой функции).

С помощью Clip by ClickUp вы можете начать запись прямо в задаче или с панели инструментов, не загружая другое расширение для Chrome. Вы также можете создать ссылку для прямой отправки видео.

Дополнительный совет: при показе видео укажите длину видео или маркированное краткое изложение того, что вы освещаете. Это настраивает на ожидания, и получатель это оценит.

Надеюсь, эти советы по управлению SEO-проектами помогут вам сэкономить время. Воспользуйтесь преимуществами настраиваемого программного обеспечения для управления проектами и создайте процессы, наиболее подходящие для вашей команды. Самое главное – продолжайте оптимизировать рабочий процесс так же, как вы это делаете в SEO-кампании.