Сущности любого отчета – контроль и прогноз. Без отрегулированной системы документации руководителю будет сложно понимать, что происходит в подразделении, на каком уровне находятся объемы продаж, что нужно корректировать.
Но контроль и прогнозирование не являются единственными функциями отчетности. Отчеты также:
1. Поставляют данные для маркетинговых исследований – уточнение портрета целевой аудитории, распределение бюджета по источникам и конкретным кампаниям;
2. Помогают мотивировать персонал – разработка KPI, системы премирования и прочих видов поощрения можно привязать к отчетам по различным показателям продаж и личной эффективности менеджеров.
У каждого руководителя отдела продаж есть пара любимых отчетов, которые он считает наиболее показательными и полезными. По данным аналитиков 4DEV, ежедневно РОП отслеживает следующие данные:
1. План факт по лидам/ сделкам/ продажам/ поступлениям в динамике.
2. По активностям в динамике (встречи, закрытые задачи в СРМ, письма, звонки).
3. Среднее время на каждом этапе по каждому менеджеру.
4. Отчет по динамике воронки каждого менеджера отдела продаж (всего по этапам/пришло/ушло сделок).
Но это общие данные в отрыве от отраслевых по рынку застройщиков. Поэтому мы опросили всех наших клиентов-пользователей CRM 4DEV, какими предустановленными в системе отчетами они пользуются наиболее часто, а потом свели с реальными показателями системы, какие отчеты помогают увидеть реальное положение дел и эффективнее распоряжаться бюджетами и ресурсами менеджеров.
Топ 9 отчетов CRM 4DEV по опросу:
1. Воронка продаж с конверсией: разбивка по каждому этапу воронки продаж по каждому менеджеру с конверсией и суммой.
2. Ежедневный отчет по отделу продаж:
🔵 Количество пропущенных звонков,
🔵 Сколько отработано онлайн-заявок,
🔵 Звонки (первичные/ вторичные, с агентствами недвижимости/ без них),
🔵 Встречи (первичные/ вторичные, с агентствами недвижимости/ без них),
🔵 Показы,
🔵 Брони (с агентствами недвижимости/ без них),
🔵 Договоры (с агентствами недвижимости/ без них),
🔵 Поступления ДС (план/ факт).
3. Динамика продаж: анализ скорости и стоимости продаж объектов по клиентам, суммам продажи/ поступлениям за месяц + за выбранный период.
4. Продажи недвижимости: суммарный анализ продаж по проектам, подписантам, договорам, объектам, количеству, общей площади, цены за м, общей сумме.
5. Прайс лист внешний: по состоянию на дату, адрес объекта, ввод в эксплуатацию, количество комнат, общая площадь в кв. м., кухня в кв. м, этаж, цена в рублях, максимальная скидка в рублях, статус.
6. Информационная база: информация по договорам – уже подписанным или находящихся на разных этапах подписания (оформление, согласование, утверждение). Можно дополнительно вывести информацию по договорам залога, о покупателе, оплатам, служебным броням.
7. Анализ продаж в разрезе объектов строительства: отчет позволяет проанализировать динамику продаж объектов, поступлений денежных средств и их источников (отчет банку по использованию эскроу-счетов), соотнести их с планом и вовремя его скорректировать.
8. Движения денежных средств: анализ поступлений ДС и их динамики по району, объекту, организации, ответственному. Этот отчет позволяет соотнести план с фактом поступлений денежных средств, оценить число просрочек и недостачи.
9. Сводный отчет продаж и броней: отчет позволяет видеть сводную информацию по продажам самого застройщика, агентств недвижимости, источникам поступлений заявок на бронирование объектов. Позволяет оценить эффективность работы как источников, так и продавцов.
И вывели топ 5 отчетов по данным аналитика 4DEV:
1. Воронка продаж с конверсией.
2. Ежедневный отчет по отделу продаж.
3. Динамика продаж в разрезе клиентов.
4. Продажи недвижимости в разрезе менеджеров.
5. Прайс-лист внешний.
Эти отчеты поставляются вместе с любой версией CRM 4DEV (на выбор Saas и коробка), при этом мы всегда готовы разработать отчет под запрос клиента.
Самое главное в разработке и применении отчета – ответить себе на два вопроса:
1. Для кого эти данные будут полезны, кроме меня?
2. Что мне даст знание этих цифр? Или «Чтобы что?»
Ведь отчеты – не просто набор цифр «в сумме», это отслеживание динамики и прогноз показателей на ее основе, а ответ на два вопроса выше помогает создать свой мини-топ, благодаря которому вся нужная информация доступна в два клика и понятна в каждом пункте.