Наши друзья в Финтабло работают с более чем 1000 предпринимателей и знают, как рутинная работа в таблицах может бесить и съедать время на управление бизнесом. Но считать деньги и прибыль — важно, и не все бизнесы могут позволить себе финансового директора.
Но! Решение есть: автоматизировать рутину, делегировать второстепенное, фокусироваться на важном. Рассказываем, как это сделать по шагам.
Определить, какие отчёты вам нужны
Баланс, Отчёт о прибылях и убытках, учёт себестоимости, финмодель, Отчёт о движении денег — можно попытаться вести всё сразу и зарыться в табличках. Обычно на старте нужен Отчёт о движении денег и Платёжный календарь, чтобы контролировать поток денег и не попадать в кассовые разрывы.
Можно найти рабочие шаблоны или подключить нужные отчёты в сервисе финучёта.
Один из базовых показателей — динамика остатков на счетах, чтобы увидеть показатель для своего бизнеса, достаточно подключить все счета к Финтабло
Создать регламенты, кто за что отвечает
Внедрили отчёты? А кто их заполняет? Часто собственник обучает ответственного сотрудника, а если тот идёт в отпуск или увольняется — всё ломается. Чтобы не тратить время на постоянное обучение и проверку, можно прописать детали заполнения отчёта:
- Источники информации — откуда брать данные;
- За какое время заполнять документ;
- Кто за какую часть информации ответствен;
- К какому числу заполнять отчёт.
Пример регламента по заполнению Отчёта о движении денег
Автоматизировать рутинные операции
С ростом бизнеса растёт количество операций, и уходит всё больше времени на то, чтобы их записать. На нашей практике есть случаи, когда предприниматель тратит 5 часов в неделю на учёт поступлений. Но это рутинная работа, лучше всего с ней справится машина.
Лучшее решение: разделить все операции на 10-15 статей, например, поступления от розницы, опт, зарплаты, офисные расходы. Несколько статей анализировать легче чем поток операций. В Финтабло можно задать автоправила, чтобы каждая операция сразу падает на свою статью.
Поступления и списания сразу падают на свою статью
Контролировать 2 ключевых показателя
Определите, какие 2 показателя критически важны для бизнеса, то есть, сильнее всего влияют на чистую прибыль. Для разных бизнесов будут разные показатели, например, средний чек и стоимость заявки или план по прибыли и количество клиентов.
Этот способ позволяет сфокусироваться на действительно важном, и не тратить время на учёт всего.
Назначить ответственных за другие ключевые показатели
Собственник контролирует 2 основных показателя, а за другие важные показатели отвечают сотрудники. Например, собственник следит за стоимостью заявки, и если она резко меняется, идёт к маркетологу. Маркетолог отвечает за стоимость рекламы и количество заявок и знает, почему изменилась стоимость заявки.
Научитесь экономить своё время с помощью сервиса Финтабло. Пробный бесплатный 14-дневный период -